FR führt automatisierte und Self-Service-Prozesse in Workday® ein, was zu erheblichen organisatorischen Effizienzsteigerungen führt.

WalkMe ermöglicht es Fairfield Residential, das volle Potenzial von Workday® auszuschöpfen und ihre Mitarbeiter mit minimalen Unterbrechungen in die Plattform einzuführen, unabhängig von ihren digitalen Kenntnissen. Nach der Einführung sind HR-Prozesse einfacher zugänglich, werden genauer abgeschlossen und führen zu weniger Supportanrufen.

Die Implementierung von Workday® als einheitliche HR-Lösung für Fairfield Residential, eine große Organisation mit einer vielfältigen Belegschaft, war ein wichtiger Meilenstein bei der Schaffung organisatorischer Effizienz – und eine gewaltige Aufgabe. WalkMe sorgte für eine effiziente, erfolgreiche und störungsfreie Einführung.

Das hohe Maß an Benutzerinteraktion mit WalkMe führte zu erheblichen Einsparungen bei Support- und Verwaltungskosten:

• 69 % aller Mitarbeiter, die mit WalkMe in Kontakt kamen, interagierten damit
• 95 % der Mitarbeiter, die WalkMe nutzten, nutzten es mehr als einmal
• 1.080 Stunden und 27.000 $ an Verwaltungszeit eingespart

Fairfield Residential startete eine ehrgeizige Initiative zur digitalen Transformation, um 12 unterschiedliche HR-Systeme durch ein einziges zu ersetzen, um die organisatorische Effizienz zu steigern. Workday® wurde als Plattform für alle HR-Prozesse ausgewählt, von der Einstellung und Entlassung bis hin zu Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen. Die Implementierung des neuen Systems stellte eine einschüchternde Herausforderung dar: Wie können Hunderte von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Rollen und Standorten im ganzen Land geschult und die Supportlast für eine bereits überlastete Personalabteilung reduziert werden?

WalkMe löste diese Herausforderungen, indem es Fairfield ermöglichte, seinen Mitarbeitern eine intuitive Benutzererfahrung zu bieten, sowohl bei der Migration zu Workday® als auch an jedem Tag danach, was zu einer hohen Akzeptanz der Plattform führte. Die In-System-Schulung von WalkMe bot den Mitarbeitern von Fairfield eine schrittweise Self-Service-Anleitung durch die neue Benutzeroberfläche und die aktualisierten Prozesse. Wichtig ist, dass WalkMe die Eigenständigkeit der Mitarbeiter erhöhte: Durch die Automatisierung einer Reihe von Prozessen, wie z. B. der Zeiterfassung, konnten alle Mitglieder der vielfältigen Belegschaft von Fairfield die gleiche HR-Plattform optimal nutzen, unabhängig von ihren digitalen Kenntnissen, was zu einer Reduzierung der Anzahl der HR-bezogenen Supportanrufe führte.

Die Belegschaft von Fairfield Residential wuchs innerhalb kurzer Zeit erheblich, was zu einer großen und diversifizierten Belegschaft und einem Dutzend unzusammenhängender HR-Systeme führte. „Wir haben erkannt, wie veraltet unser Flickenteppich von Systemen war“, sagt Kim Knight, SVP of Human Resources für Fairfield. „Wir brauchten eine Möglichkeit, unsere 12 unterschiedlichen HR-Systeme zu konsolidieren.“

Sie entschieden sich für Workday®, eine On-Demand-Plattform für Humankapital und Finanzmanagement, als System für alle HR-Daten, Prozesse, Gehaltsabrechnung, Bewerberverfolgung, Onboarding und Offboarding. „Es würde eine riesige Veränderung werden“, sagt Kim. „Und meine größte Sorge war: Wie werden wir alle schulen?“

Die Schulung war eine besondere Herausforderung angesichts der vielfältigen Belegschaft, zu der Immobilienverwaltungs- und Berufstätige im Außendienst sowie alle Ebenen der Büroangestellten gehörten. Verteilt auf 250 Standorte in den USA waren einige Mitarbeiter Angestellte, einige stundenweise; einige technisch versiert, andere weniger. Erschwerend kam hinzu, dass einige Mitarbeiter nachts und am Wochenende arbeiteten, wenn die HR-Mitarbeiter nicht zur Verfügung standen, um Fragen zu beantworten oder auf Herausforderungen zu reagieren.

Die Belegschaft von Fairfield Residential ist oft in Bewegung, da Immobilien gebaut, erworben oder verkauft werden. Hunderte von Mitarbeitern können in einem bestimmten Jahr dem Unternehmen beitreten, daher benötigten Kim und ihr Team eine skalierbare Schulungslösung, die bereit wäre, neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und es ihnen zu ermöglichen, sofort loszulegen. „Wir haben einen ständigen Zustrom neuer Leute, und so würden wir ständig Leute schulen, wenn wir keine Art von In-System-Anleitung hätten.“

Vor der Einführung von Workday® führte jeder Prozess außerhalb des Stempelns einer Stempelkarte mit ziemlicher Sicherheit zu einem Support-Ticket, begleitet von einem direkten Anruf bei der Personalabteilung. Workday® würde die Supportlast verringern – aber nur, wenn jeder die Plattform voll ausschöpfen könnte.

WalkMe bot die perfekte Lösung für die Herausforderungen von Fairfield und erwies sich als entscheidend für eine erfolgreiche Einführung von Workday®. Kim leitet die Implementierung von WalkMe in der gesamten Workday® HCM Suite von Fairfield – einschließlich Module für Performance, erweiterte Vergütung und Gehaltsabrechnung.

Fairfield erstellte Smart Walk-Thrus, ballonbasierte Anleitungen, die genau dann erscheinen, wenn ein Mitarbeiter Hilfe benötigt, um die Mitarbeiter durch die neue Benutzeroberfläche zu führen. SmartTips erhöhten die Eigenständigkeit der Mitarbeiter weiter, was zu einer allgemeinen Reduzierung der Support-Tickets führte. „Echtzeit-Hilfe im System zu haben, so dass man nicht woanders hingehen muss, um herauszufinden, wie man etwas macht, das ist der größte Vorteil – besonders bei Mitarbeitern, die am Wochenende arbeiten“, sagt Kim.

Wie bei jedem HR-System erkannte Kim die Schwierigkeit, Benutzer dazu zu bringen, Aufgaben in einem anderen System zu erledigen, weshalb sie beschlossen, WalkMe zu verwenden, um Benutzer an dem Ort anzusprechen, an dem sie die meiste Zeit verbringen – ihrem Posteingang –, um die Prozessakzeptanz zu fördern. Beim Versenden einer E-Mail betteten sie einen Permalink ein – einen Link, der automatisch einen relevanten Smart Walk-Thru startet, wenn er angeklickt wird –, so dass die Mitarbeiter nahtlos zu Workday® umgeleitet wurden und die Anleitung für den entsprechenden Prozess initiiert wurde, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass der Benutzer sich engagiert und ihn abschließt.

Während WalkMe maßgeblich dazu beigetragen hat, ein nahtloses Einführungserlebnis zu schaffen, spielt es eine ebenso wichtige Rolle bei der Förderung einer echten, kontinuierlichen Akzeptanz der Plattform, indem es alltägliche und gelegentliche Prozesse einfach, leicht und sogar automatisiert macht. Eine der am häufigsten genutzten Lösungen von Fairfield ist ein automatisierter Smart Walk-Thru, der mit dem Ziel erstellt wurde, die Zeiterfassung mühelos zu gestalten. Es wurde eine Ein- und Ausstempeltaste erstellt, so dass beim Anklicken automatisch eine Reihe von Schritten ausgeführt werden. „Das war fantastisch“, sagt Kim. „Alle unsere stundenweise beschäftigten Mitarbeiter, auch wenn sie technisch nicht super versiert sind, können einfach reinkommen und auf den Button klicken.“ Andere Funktionen, einschließlich Berichtsvorbereitung und -druck, wurden ebenfalls automatisiert, was zu enormen Zeiteinsparungen bei sich wiederholenden Aufgaben führt.

Der Ersatz der HR-Systeme von Fairfield war ein einjähriger Prozess, von dem Kim sagt, dass er ohne WalkMe nicht möglich gewesen wäre. Obwohl Workday® die Kerninfrastruktur und -funktionalität bereitstellte, die das Unternehmen benötigte, stellte WalkMe sicher, dass die Mitarbeiter Workday® tatsächlich richtig und vollständig nutzten.

WalkMe machte es einfach, Prozessänderungen oder -aktualisierungen effektiv zu kommunizieren, unter anderem. „Wir verwenden WalkMe, um Änderungen innerhalb unseres Workday®-Systems zu verwalten“, sagt Kim. „Wir verwenden die Pop-ups, um verschiedene Recruiting-Aktionen und -Programme, Empfehlungsprogramme usw. hervorzuheben.“

Die Einführung von Smart Walk-Thrus hat die Anzahl der How-to-Anrufe reduziert, die das HR-Team erhält. Kim erläutert: „Und selbst wenn wir einen Anruf mit ‚Wie mache ich das?‘ erhalten, können wir sie einfach anweisen, einen Smart Walk-Thru zu starten. Diese kurze Interaktion ersetzt ein 10-minütiges Telefongespräch mit einem Gehaltsabrechnungsspezialisten.“ Innerhalb eines Jahres hat Kims Team dank Smart Walk-Thrus 1.080 Stunden und 27.000 $ an Verwaltungszeit eingespart.

Die Automatisierung hat nicht nur die Effizienz verbessert, sondern auch die Genauigkeit erhöht, indem sichergestellt wird, dass alle Teile eines komplexen Prozesses korrekt befolgt werden. Wichtig ist, dass ein Mangel an digitalen Kenntnissen kein Hindernis mehr darstellt: Die Automatisierung stellte sicher, dass Fairfield-Mitarbeiter mit unterschiedlichen Jobs und Fähigkeiten alle die gleiche HR-Plattform nutzen können. Indem sie sich nicht auf die HR für die Betreuung verlassen, „gibt es unseren Leuten ein Gefühl von Unabhängigkeit“, sagt Kim, „was es HR ermöglicht, unsere Zeit besser zu nutzen.“

„Sie brauchen uns jetzt nicht wirklich mehr, um sie durch administrative Prozesse zu führen“, erklärt Kim, „also konzentrieren wir uns auf andere Dinge. Wenn jemand an Bord kommt, können wir uns zum Beispiel darauf konzentrieren, was er wissen muss, um den Job zu machen, für den er eingestellt wurde, und uns nicht in Onboarding-Aufgaben verzetteln.“

Fairfield verwendet WalkMe derzeit, um häufig verwendete Prozesse zu lehren und zu automatisieren, und Kim freut sich darauf, es auch bei periodischen HR-Aufgaben zu implementieren. „Nachdem wir nun die täglichen Aufgaben wie Stempelkarten in Angriff genommen haben, freuen wir uns darauf, die Auswirkungen von WalkMe auszuweiten, um uns zu helfen, die Dinge zu vereinfachen, die wir monatlich, vierteljährlich oder jährlich erledigen müssen, weil wir im Moment mit den gleichen zyklischen Prozessen zu kämpfen haben.“

Insgesamt, sagt Kim, ist WalkMe ein unschätzbarer Vorteil bei der Erleichterung der echten Akzeptanz von Workday® durch die Mitarbeiter von Fairfield, was den Self-Service erhöht und die Produktivität maximiert hat. „Ich kann mir nicht vorstellen, wie wir Workday® ohne WalkMe ausgerollt hätten, während wir unser HR-Team schlank halten.“ Kim.