Travail asynchrone

Qu’est-ce que le travail asynchrone ?

Le travail asynchrone peut être décrit comme une organisation du travail qui ne suit pas un horaire professionnel standardisé ; les employés peuvent plutôt exécuter leur charge de travail de manière autonome et remplir leurs obligations selon leur emploi du temps personnalisé. Alors que les modèles de travail traditionnels d’antan se conformaient à la routine du lundi au vendredi, de 9h à 17h, le travail non synchrone est favorisé par l’évolution radicale des technologies et la viabilité croissante du travail à distance.

Plus précisément, le travail asynchrone est l’exécution de la coopération et de la collaboration d’équipe sans nécessiter une participation simultanée en ligne. La communication asynchrone est un attribut essentiel du travail asynchrone, permettant aux employés de personnaliser leurs fenêtres de réponse sans être obligés de communiquer et de répondre instantanément ou en temps réel. Le travail non parallèle équilibre mieux la vie professionnelle individuelle en réinventant les processus et en ouvrant de nouvelles voies pour les entreprises et les employés. Des outils comme Google Workspace permettent le travail asynchrone, depuis un espace collaboratif centralisé où les données peuvent être consultées et partagées par les employés à tout moment. Le travail asynchrone n’est possible qu’avec l’adoption et l’utilisation de tels outils.

Les avantages du travail asynchrone

Lorsque les employés ont la possibilité de mieux décider et gérer leur charge de travail, ils sont libérés des délais fixes et des contraintes immuables qui peuvent finalement nuire à leur productivité et à celle de l’équipe. Le temps perdu à actualiser Gmail et à participer à des réunions non pertinentes pour un objectif particulier peut être évité grâce à la planification asynchrone. Le travail asynchrone permet aux employés d’être plus flexibles et polyvalents avec leur temps, leur permettant de mieux équilibrer leur vie professionnelle et de produire des contributions significatives.

Le travail asynchrone réinvente la charge de travail monotone de 9h à 17h, comprenant que la productivité des employés n’est pas toujours optimale sous des paramètres immuables. Au contraire, lorsqu’un employé bénéficie de confiance et de flexibilité, il se sent plus autonome et est mieux à même de s’autogérer efficacement. Les entreprises ayant une main-d’œuvre à distance connaissent l’effort sporadique nécessaire pour coordonner des réunions avec des membres d’équipe situés dans le monde entier, dans différents fuseaux horaires. Le travail asynchrone résout ce problème en créant un environnement où les employés peuvent personnaliser leurs horaires de communication, se coordonner entre eux, utiliser des méthodes de communication longues et prédéterminer la disponibilité de chaque membre de l’équipe.

Le travail non synchrone peut également atténuer les cas de malentendus entre les membres de l’équipe. Que ce soit pour les appels vidéo, les appels téléphoniques ou d’autres efforts de communication en temps réel, des incompréhensions peuvent survenir en l’absence d’accès à une connexion Wi-Fi rapide ou si l’application donne des réponses différées. Un avantage de la communication asynchrone est qu’elle se fait principalement par écrit, par exemple via des notes, des documents, des e-mails, etc. Le rythme alternatif des communications asynchrones permet à chaque employé de formuler et d’articuler ses réponses avec moins de risques d’erreur.

Avoir le temps de composer, d’éditer et de transmettre des messages, des objectifs et des informations avec précision crée une base pour des canaux de communication clairs et cohérents. De plus, les données et les informations sont plus facilement vérifiables et accessibles en raison de la nature tangible des outils d’écriture utilisés par la communication non parallèle. Cela peut aboutir à l’acquisition de données de référence qui peuvent être consultées et stockées à la discrétion de l’organisation.

Les défis du travail asynchrone

Bien qu’il y ait de nombreux avantages au travail asynchrone lorsqu’il est correctement organisé et mis en œuvre, il existe aussi quelques défis. L’asynchrone permet une plus grande autonomie individuelle sur les charges de travail, mais en conséquence, il peut aussi inhiber la productivité collaborative. Les efforts d’équipe et les objectifs sensibles au temps peuvent stagner si un membre n’est pas facilement disponible ou ne répond pas. Cela signifie que les résultats sont moins instantanés, les décisions ne peuvent pas être prises et les informations urgentes ne peuvent pas être transmises. Le travail asynchrone peut rapidement devenir inefficace s’il n’est pas mis en œuvre avec l’éducation, la formation des employés et les outils de gestion appropriés.

Une mauvaise gestion des processus asynchrones peut également entraîner des horaires de travail déséquilibrés et informels pour les employés. Cela peut finalement conduire à un stress accru pour un employé qui n’a pas défini de paramètres autour de sa charge de travail et de ses capacités. Il est de la responsabilité de l’employeur de s’assurer que le travail asynchrone profite non seulement à l’entreprise mais aussi aux employés. Si des limites et des protocoles clairs et concis ne sont pas établis, les employés peuvent opérer dans une zone grise et ne pas être conscients de leurs objectifs et limitations. Des éléments comme la réitération de la disponibilité, la désignation des responsabilités, la fourniture de contacts d’urgence, le suivi du temps et la décision des heures de contact peuvent tous atténuer les défis et les risques liés au travail asynchrone.

Comment fonctionnent les équipes asynchrones

Le travail asynchrone nécessite quelques éléments clés pour maintenir la productivité organisationnelle. La nature distante du travail asynchrone signifie qu’un processus de gestion entièrement nouveau doit être compris et adopté par tous les participants – cela signifie réajuster les processus de pensée, de travail, personnels et de gestion. La confiance des employés est un élément central du travail asynchrone. Avec un nouveau niveau de responsabilité personnelle, les employés doivent gérer et accomplir leur charge de travail sans les avantages motivationnels de la routine asynchrone ou la présence d’une supervision supérieure.

Avec le travail asynchrone, chaque membre de l’équipe adapte de manière autonome sa charge de travail en fonction des objectifs de l’équipe – ce qui signifie placer une confiance accrue dans la capacité d’autogestion des employés. La confiance des employés n’est qu’une des nombreuses façons qui permettent aux équipes asynchrones de fonctionner, d’autres incluent l’adoption de la méthodologie lean. Une méthode philosophique japonaise qui croit en la réduction du gaspillage et l’optimisation des processus – cela s’applique également à la gestion asynchrone du personnel. Identifier les processus redondants, récupérer le temps perdu et augmenter la productivité individuelle peuvent être les piliers non seulement d’une main-d’œuvre asynchrone d’une organisation – mais d’une stratégie plus large d’amélioration des processus humains.

La mise en œuvre de processus de gestion du personnel réussis est essentielle au travail asynchrone. Établir des directives claires qui favorisent l’efficacité et la participation mutuelle est également crucial, comme dédier un créneau horaire où tous les membres de l’équipe doivent être disponibles et en ligne à certaines heures/jours de la semaine. Cela chevauche la ligne entre le travail asynchrone et synchrone – où un pourcentage du travail est consacré aux réunions organisationnelles menées en temps réel.

Outils essentiels pour les équipes asynchrones

Il est essentiel pour la réussite du travail asynchrone d’utiliser les bons outils de gestion pour améliorer la communication, la documentation, la coordination et les efforts de collaboration. Les organisations ont déjà de multiples parties en mouvement simultanément et avec le travail asynchrone ajoutant une couche supplémentaire de complexité, l’importance de soutenir les processus concurrents avec des outils et des solutions fiables et centralisés devient évidente.

Voici les outils essentiels utilisés par une main-d’œuvre asynchrone visant l’efficacité et la productivité :

Communication : Gmail

Pour les outils de communication, Gmail est depuis longtemps une forme classique de contact pour les industries mondiales et il semble que son attrait formel soit la raison pour laquelle il est devenu une forme principale de communication pour les équipes asynchrones. Outre sa fiabilité et sa confiance, Gmail dispose de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, notamment Smart Compose et Smart Reply, des suggestions de recherche intelligentes et des filtres automatiques de spam. Gmail, Slack, Zoom et ProtonMail sont quelques autres fournisseurs de communications réputés.

Gestion du temps : TimeDesk

Les équipes asynchrones travaillant à distance et s’autogérant doivent se concentrer sur l’essentiel. Cela signifie moins de temps passé à suivre et à enregistrer les heures de travail. TimeDesk est une application parfaite pour suivre les actions de l’équipe, le temps passé et les niveaux de productivité pendant le travail. Les applications de pointage comme celles-ci vous indiquent la durée de votre travail et peuvent vous empêcher de faire des heures supplémentaires et de vous épuiser. Clockify, Toggl et Time Doctor sont quelques autres outils de pointage réputés.

Collaboration d’équipe : Google Workspace

Google Workspace est un ensemble d’applications et d’outils fiables, idéal pour le travail collaboratif et communicatif asynchrone. Les outils collaboratifs, faciles à utiliser et capables d’héberger simultanément plusieurs parties, sont d’une importance accrue pour les équipes asynchrones qui ont besoin de capacités de collaboration fluides compte tenu de leurs opérations disparates. Google Workspace est un ensemble classique d’outils de productivité qui continue de résister à l’épreuve du temps. Docs, Worksheets, Gmail, Drive, Calendar, Forms, etc. disposent tous de fonctionnalités collaboratives permettant aux membres de l’équipe de composer, de modifier et de partager du contenu en toute sécurité.

Gestion de projet : Asana

La gestion de plusieurs projets en cours avec diverses parties mobiles peut être un défi pour toute équipe, d’autant plus si vous faites partie d’une équipe asynchrone. C’est pourquoi il est fortement recommandé d’adopter des outils de gestion de projet qui soulagent la pression liée à l’organisation et à la coordination manuelles des projets. Les outils de gestion de projet comme Asana sont créés pour améliorer la productivité, la communication et la collaboration, tout en permettant la transparence, la responsabilité et l’intégration. Trello, Wrike, Monday et Jira sont quelques autres bonnes alternatives de gestion de projet.

Travail asynchrone et transformation numérique

À mesure que la technologie évolue rapidement, la pression exercée sur les organisations et les employés pour qu’ils suivent le rythme et s’adaptent aux exigences technologiques changeantes s’avère difficile. La transformation numérique a réinventé et mis au point de nouveaux processus innovants qui révolutionnent les principaux secteurs mondiaux. Ces processus, outils et appareils technologiques nouvellement émergents ont ouvert un monde de possibilités pour les organisations, permettant d’accroître l’efficacité, la productivité et la rentabilité. Ces outils, cependant, ne sont bénéfiques que dans la mesure où les processus humains les sous-tendent.

Le travail asynchrone n’est viable que lorsque les outils et les processus issus de la transformation numérique sont compris et utilisés au maximum. Les équipes asynchrones sont chargées de produire et de coordonner le travail à distance, ce qui signifie une pression et une responsabilité accrues, et peu de chances de réussir sans ces outils et solutions innovants. La transformation numérique forge de nouveaux processus innovants qui responsabilisent et émancipent les travailleurs asynchrones, leur accordant le droit de se déconnecter, de se déconnecter et de remodeler l’apparence du travail au XXIe siècle.