Cartographie des processus

Qu’est-ce que la cartographie des processus ?

Imaginez que vous essayiez d’apprendre à effectuer un nouveau travail, mais qu’il n’y ait pas d’étapes claires à suivre. Ce serait sans but, confus et inefficace. C’est précisément la raison d’être des cartes de processus.

Une carte de processus est une représentation visuelle du flux de travail. C’est un outil de gestion et de planification qui guide les utilisateurs et les employés à travers une série d’événements pour produire des résultats spécifiques. Les cartes de processus sont également connues sous d’autres noms :

• Organigrammes
• Organigrammes de processus
• Schémas de processus
• Schémas de processus fonctionnels
• Organigrammes fonctionnels
• Modèles de processus
• Diagrammes de flux de travail

Une carte de processus détaille qui et quoi est inclus dans un processus particulier. Elle peut être utilisée dans n’importe quelle entreprise ou organisation. Les cartes de processus nous permettent également de voir où et comment un processus pourrait être amélioré.

Les cartes de processus utilisent des symboles pour décrire les éléments clés du processus, tels que :

• Actions
• Étapes d’activité
• Points de décision
• Fonctions
• Entrées/sorties
• Personnes impliquées
• Temps requis

Chaque élément du processus est indiqué par un symbole spécifique, notamment :

Source de l’image : cleverism.com

Ces symboles font partie du Langage de Modélisation Unifié (UML), qui est la norme internationale pour dessiner des cartes de processus. Il existe près de 30 symboles qui peuvent être utilisés, bien que ceux ci-dessus soient les plus couramment utilisés.

L’objectif de la cartographie des processus

Comme mentionné, la cartographie des processus sert à illustrer les étapes impliquées dans la réalisation d’une certaine action – ou série d’actions – pour produire un résultat particulier. Elle décrit qui est impliqué et ce qu’ils doivent faire. Les cartes de processus fournissent également un aperçu de la façon dont le processus pourrait être optimisé.

La cartographie des processus permet aux équipes de réfléchir à des idées, y compris des moyens d’améliorer le processus lui-même. Ces cartes favorisent la communication et fournissent une documentation du processus. La cartographie peut particulièrement aider à identifier les goulots d’étranglement, les retards et les redondances. Elles servent en outre à définir les limites du processus, les responsabilités, la propriété du processus et les mesures d’efficacité.

Avantages de la cartographie des processus

Au-delà des raisons de la cartographie des processus et de ses utilisations, il y a beaucoup plus à gagner en cartographiant les processus. Elles peuvent identifier le gaspillage, rationaliser les flux de travail et accroître la compréhension. Elles sont également plus accessibles et digestes que de longues instructions techniques écrites.

Les cartes de processus et les organigrammes peuvent être utilisés pour :

• Planifier des projets
• Visualiser les flux de travail
• Améliorer la compréhension du processus
• Analyser les domaines d’amélioration du processus
• Fournir une documentation du processus
• Améliorer la communication sur le processus

Dans l’ensemble, les cartes de processus peuvent faire gagner du temps et maximiser l’efficacité en :

• Accélérant la conception et la création de projets
• Fournissant une représentation claire de vos idées, informations et données
• Identifiant les problèmes et les solutions potentielles
• Aidant à la résolution de problèmes et à la prise de décision
• Simplifiant les processus complexes en étapes gérables
• Montrant des connexions et des séquences détaillées
• Présentant un processus entier du début à la fin

De plus, les cartes de processus peuvent vous aider à mieux comprendre les caractéristiques clés d’un processus donné, ce qui peut générer des solutions imprévues aux problèmes auxquels votre entreprise ou votre équipe peut être confrontée.

Types de cartographie des processus

Les cartes de processus visent à communiquer un processus aux autres, leur permettant de mieux comprendre la procédure.

Il existe différents types de cartes de processus, et voici quelques-uns des plus courants :

• Carte de processus détaillée – un regard très détaillé sur chaque étape du processus.
• Carte de processus de haut niveau (SIPOC) – une représentation de haut niveau d’un processus impliquant des interactions entre : Fournisseur, Entrée, Processus, Sortie et Client (SIPOC)
• Carte de processus rendue – illustre l’état actuel et/ou futur des processus pour montrer les points d’amélioration
• Carte de processus avec couloirs/inter-fonctionnelle – décompose les responsabilités des sous-processus dans le processus.
• Carte de flux de valeur – une technique que la direction peut utiliser pour améliorer les processus nécessaires à la fabrication d’un produit ou à la fourniture d’un service aux clients en identifiant ce qui est précieux et ce qui est sans importance.
• Diagramme de flux de travail – un processus de travail présenté sous forme de « flux » sans utiliser les symboles UML.

Comment créer une carte de processus

La création d’une carte de processus est beaucoup plus facile de nos jours, grâce aux logiciels et aux plateformes low-code/no-code, comme les plateformes d’adoption numérique (DAP), qui la rendent simple pour tout le monde. Les DAP offrent des solutions sans code qui simplifient et rationalisent l’activité logicielle des employés et des clients. Certaines plateformes incluent des analyses qui peuvent être utilisées pour identifier les étapes problématiques dans les processus, et l’IA peut être exploitée pour apporter des ajustements optimaux à ces flux de travail.

Développer une carte de processus consiste à communiquer un processus aux autres afin d’atteindre les objectifs de gestion de l’entreprise. Voici quelques conseils pour créer une carte de processus qui améliorera la communication et la compréhension au sein de votre organisation :

1. Quel est le problème ?

Tout d’abord, identifiez le problème que vous cherchez à résoudre. Quel est le processus qui doit être illustré ? La réponse à cette question sera le titre de cette carte.

2. Réfléchissez

Pensez à toutes les étapes qui seraient impliquées – toutes les activités qui devront être réalisées. Vous n’avez pas besoin de mettre les étapes dans l’ordre pour le moment. Le niveau de détail dépend de vous. Déterminez qui fera quoi et quand.

3. Définissez les limites

Déterminez les limites du processus :

• Où ou quand le processus commence-t-il ?
• Quand ou où le processus se termine-t-il ?

4. Quelles sont les étapes ?

À ce stade, vous pouvez déterminer quelles seront les étapes exactes et les mettre dans le bon ordre.

5. Symboles de l’organigramme

Dessinez les symboles de base de l’organigramme. Attribuez à chaque élément du processus son symbole correspondant.

(Vous pouvez vous référer à la liste des symboles présentée plus tôt dans l’entrée du glossaire en faisant défiler vers le haut)

6. Finalisez la carte

C’est l’étape où vous examinez la carte avec les parties prenantes et vous assurez que tout le monde est d’accord. Assurez-vous d’inclure un titre, une date et toute autre information pertinente.

Posez-vous ces questions :

• Le processus est-il exécuté correctement ?
• Les membres de l’équipe suivront-ils le processus ?
• Tout le monde est-il d’accord avec le flux de la carte de processus ?
• Y a-t-il des redondances ?
• Y a-t-il des étapes manquantes ?

Cartographie des processus d’entreprise

Comme nous l’avons mentionné, la cartographie des processus peut être utilisée pour n’importe quelle entreprise ou organisation. Un processus dans une entreprise consiste en un groupe de tâches interdépendantes qui se produisent à la suite d’un événement. Ces tâches combinées créent un résultat souhaité pour le client.

La cartographie des processus d’entreprise peut être utilisée pour :

• L’amélioration des processus d’entreprise
• La refonte des processus d’entreprise
• La réingénierie
• La mesure des résultats opérationnels
• La conception des processus opérationnels
• La documentation
• L’intégration des processus
• Les fusions et acquisitions

La cartographie des processus d’entreprise est également utile pour soutenir la conformité aux réglementations de l’industrie manufacturière et de services.

Consultez l’entrée « Standardisation des processus d’entreprise » pour plus d’informations sur l’optimisation des processus internes, ou jetez un œil à « Carte du parcours client » pour en savoir plus sur l’amélioration de vos processus externes !