Flux de travail numérique

Qu’est-ce qu’un flux de travail numérique ?

Les flux de travail numériques sont une série d’étapes réalisées électroniquement pour automatiser les tâches et les processus au sein d’une organisation.

Les flux de travail numériques sont utilisés dans divers secteurs, notamment la santé, la fabrication et le service client.

Les flux de travail numériques apparaissent dans les entreprises à divers endroits. Ils peuvent être utilisés pour automatiser les tâches et les processus dans n’importe quel département ou fonction, des ventes et du marketing aux ressources humaines et à l’informatique. Voici quelques exemples d’utilisation des flux de travail numériques dans les entreprises :

• Ventes et marketing : Les flux de travail numériques peuvent être utilisés pour automatiser des tâches telles que la génération de leads, la nurture de leads et le support client.
• Ressources humaines : Les flux de travail numériques peuvent être utilisés pour automatiser des tâches telles que l’intégration, la formation des employés et les évaluations de performance.
• Informatique : Les flux de travail numériques peuvent être utilisés pour automatiser des tâches telles que la gestion des actifs, le déploiement de logiciels et le support du service d’assistance.

Les flux de travail numériques peuvent varier en complexité, de simple à complexe.

Voici quelques facteurs qui peuvent affecter la complexité d’un flux de travail numérique :

• Le nombre d’étapes impliquées dans le processus
• Le nombre de personnes ou de départements impliqués dans le processus
• Le niveau d’automatisation requis
• La complexité des données traitées

La complexité d’un flux de travail numérique peut également affecter le coût de mise en œuvre et de maintenance.

Si vous envisagez de mettre en place un flux de travail numérique, il est important de considérer attentivement la complexité du processus que vous souhaitez automatiser.

Qu’est-ce qu’un processus de flux de travail numérique ?

Les processus de flux de travail numérique font référence aux étapes spécifiques requises pour accomplir une action à l’aide d’un logiciel.

Il implique des directives, des tâches, des données et des technologies qui permettent l’acheminement et la livraison d’informations et de documents au bon département ou à la bonne personne, tout en étant tracés à chaque étape.

Quels sont les avantages d’un flux de travail numérique ?

S’il est correctement mis en œuvre, le flux de travail numérique peut offrir aux entreprises des avantages pour leurs employés et leurs clients, notamment :

• Élimination des processus manuels
• Réduction des transactions papier
• Réduction des erreurs humaines
• Moins de duplications
• Simplification des processus d’entreprise
• Création d’efficacités de processus
• Gain de temps et de coûts
• Automatisation des processus d’approbation
• Audit des processus
• Standardisation des processus
• Augmentation de la productivité
• Meilleure compréhension des processus de bout en bout
• Responsabilisation accrue

Quels sont les obstacles aux flux de travail numériques ?

La mise en place de flux de travail numériques peut parfois être difficile, en particulier pour des processus complexes. Il peut être difficile d’atteindre ces objectifs :

• Auditer et définir avec précision un processus
• Identifier les causes profondes des problèmes
• Obtenir l’adhésion de la direction pour la mise en œuvre
• Convaincre les équipes que la mise en place de flux de travail numériques est bénéfique
• Obtenir la pleine coopération des propriétaires de processus
• Obstacles réglementaires ou juridiques
• Trouver la bonne technologie pour votre organisation

Qu’est-ce que la transformation du flux de travail numérique ?

La transformation du flux de travail numérique implique l’utilisation de technologies pour automatiser et connecter des processus ou des flux de travail manuels afin d’améliorer les performances de l’entreprise.

Certaines technologies couramment utilisées pour l’orchestration des flux de travail comprennent l’intelligence artificielle (IA) telle que l’automatisation robotisée des processus (RPA), l’apprentissage automatique (ML) et le traitement du langage naturel (NLP).

Une transformation réussie du flux de travail numérique nécessite des données d’entrée ; les étapes doivent être décomposées en tâches, paramètres et un résultat ou une sortie souhaitée.

6 fonctions que les flux de travail numériques peuvent effectuer

Les flux de travail numériques peuvent être appliqués à pratiquement toute tâche répétitive, série de tâches ou processus tels que :

1. Traitement des paiements comptables et financiers
2. Intégration des employés
3. Traitement des réclamations du service client
4. Gestion de la chaîne d’approvisionnement
5. Tickets de support informatique
6. Gestion des campagnes marketing

Quelle est la première étape de la création d’un flux de travail numérique ?

La première étape des flux de travail numériques consiste à décomposer un processus ou à auditer le processus actuel pour identifier les tâches manuelles, les goulots d’étranglement ou les domaines à améliorer.

Cela nécessite d’identifier avec précision les inefficacités dans les flux de travail et les domaines où il y a place à l’optimisation.

Les tâches peuvent être dupliquées, inutiles ou obsolètes. Il peut également y avoir des domaines susceptibles d’erreurs humaines.

L’audit d’un processus fournit une carte du flux de travail de bout en bout comme point de départ.

Comment concevoir et mettre en œuvre un flux de travail numérique

Après avoir audité le flux de travail existant, la création d’un flux de travail numérique implique de rechercher des lacunes ou des problèmes dans le flux de travail manuel actuel et de développer un plan d’action pour la mise en œuvre et la migration vers des solutions numériques.

La mise en œuvre

1. Cartographier et analyser le flux de travail existant
2. Identifier les lacunes ou les problèmes
3. Documenter les lacunes et les exigences pour le nouveau flux de travail
4. Concevoir le diagramme de flux de travail souhaité
5. Identifier les technologies nécessaires pour automatiser le flux de travail
6. Déterminer les critères de réussite et le calendrier
7. Développer un plan d’automatisation du flux de travail et obtenir l’approbation
8. Initier le plan de flux de travail
9. Exécuter et surveiller les changements de flux de travail
10. Tester le nouveau flux de travail
11. Déployer le nouveau flux de travail
12. Former les équipes au nouveau flux de travail

Qu’est-ce que la migration de flux de travail ?

Une fois qu’un nouveau flux de travail a été entièrement testé et est prêt à être utilisé, il est migré. La migration de flux de travail fait référence au déplacement de données ou d’informations d’un environnement de test ou d’un ancien système vers une nouvelle plateforme ou un nouvel environnement.

6 étapes pour migrer les flux de travail vers des systèmes numériques

1. Développer une base de référence en auditant les données dans un environnement existant
2. Créer une copie des données à déplacer vers le nouvel environnement
3. Déplacer les données
4. Analyser et comparer les données dans les deux environnements pour confirmer qu’elles sont identiques
5. Tester le nouvel environnement pour s’assurer qu’il fonctionne comme prévu
6. Retirer l’ancien environnement une fois que tout fonctionne comme prévu

Pendant la migration du flux de travail, les entreprises exécutent les deux environnements simultanément pour s’assurer que les processus et les données sont corrects.

Un exemple de la façon dont les flux de travail numériques aident les entreprises

D’après une interview avec Tobias Washington – Directeur, Expérience d’apprentissage, Design et Technologie, Christus Health :

« L’achèvement des processus dans les soins de santé est une question de vie ou de mort », dit-il. « Si notre personnel ne sait pas comment utiliser correctement les applications, cela pourrait signifier un résultat négatif pour nos patients. »

L’exécution des processus est également cruciale pour l’équipe de facturation. Washington indique que trop d’erreurs étaient commises sur les factures ou lors de la saisie des codes dans le système de facturation.

« Plus nous sommes inefficaces dans l’envoi de ces factures de nos systèmes à nos payeurs, moins nous sommes remboursés en tant qu’organisation, » explique-t-il. « Notre mission est d’aider nos patients, mais nous devons aussi avoir les moyens financiers pour y parvenir. »

Puis vint la décision de déployer un nouveau système de planification des ressources d’entreprise (ERP). Infor ERP remplacerait plus de 40 applications disparates pour les RH, la chaîne d’approvisionnement, la performance, la gestion financière, et plus encore.

Washington savait qu’il était temps d’adopter une nouvelle solution d’adoption numérique.

« Nous ne pouvions pas continuer à faire la communication et la formation comme nous l’avons toujours fait », dit-il. « Depuis 13 ans, nous essayons simplement de créer de meilleurs outils de travail et nous avons essayé de créer de meilleurs manuels et de meilleures expériences en classe. Mais ils n’avaient tout simplement pas l’impact dont nous avons besoin. »

L’équipe de Christus Health a mis en place des flux de travail numériques et utilisé une plateforme d’adoption numérique pour assurer une mise en œuvre appropriée de leurs processus nouvellement numérisés.

Ils ont fini par économiser 1 million de dollars par mois grâce à l’amélioration des résultats de paiement !

Migration des flux de travail du papier au numérique

La migration des données de flux de travail basées sur le papier vers des flux de travail numériques nécessite une planification. Cela signifie documenter soigneusement le flux de travail actuel et cartographier le traitement pour réduire la duplication, les erreurs et les étapes inutiles.

De nouveaux flux de travail doivent ensuite être conçus, et des technologies comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) peuvent migrer les documents et formulaires papier vers un format numérique.

Une fois migrées vers un format numérique, il est essentiel de confirmer que tout a été transféré avec précision. Ensuite, l’IA peut être utilisée pour automatiser davantage les flux de travail.

L’avenir des flux de travail numériques

À l’avenir, les entreprises sont susceptibles d’embaucher plus de travailleurs à distance et de chercher des moyens d’augmenter la productivité tout en réduisant les coûts.

L’utilisation des flux de travail numériques deviendra non seulement l’un des moyens les plus pratiques pour réaliser ces gains tout en restant compétitif, mais elle deviendra la nouvelle norme.