Prozessabbildung

Was ist Prozessabbildung?

Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, eine neue Aufgabe zu erlernen, aber es gibt keine klaren Schritte, denen Sie folgen können. Das wäre ziellos, verwirrend und ineffizient. Genau deshalb gibt es Prozessabbildungen.

Eine Prozessabbildung ist eine visuelle Darstellung des Arbeitsablaufs. Es ist ein Management- und Planungstool, das Benutzer und Mitarbeiter durch eine Reihe von Ereignissen führt, um bestimmte Ergebnisse zu erzielen. Andere Bezeichnungen für Prozessabbildungen sind:

• Flussdiagramme
• Prozessflussdiagramme
• Prozessdiagramme
• Funktionale Prozessdiagramme
• Funktionale Flussdiagramme
• Prozessmodelle
• Workflow-Diagramme

Eine Prozessabbildung beschreibt detailliert, wer und was in einem bestimmten Prozess enthalten ist. Sie kann in jedem Unternehmen oder jeder Organisation verwendet werden. Prozessabbildungen zeigen uns auch, wo und wie ein Prozess verbessert werden könnte.

Prozessabbildungen verwenden Symbole, um wichtige Prozesselemente zu beschreiben, wie z. B.:

• Aktionen
• Aktivitätsschritte
• Entscheidungspunkte
• Funktionen
• Eingaben/Ausgaben
• Beteiligte Personen
• Benötigte Zeit

Jedes Prozesselement wird durch ein bestimmtes Symbol gekennzeichnet, darunter:

Bildquelle: cleverism.com

Diese Symbole sind Teil der Unified Modelling Language (UML), dem internationalen Standard für das Zeichnen von Prozessabbildungen. Es gibt fast 30 Symbole, die verwendet werden können, obwohl die oben genannten am häufigsten verwendet werden.

Der Zweck der Prozessabbildung

Wie bereits erwähnt, dient die Prozessabbildung dazu, die Schritte zu veranschaulichen, die zur Durchführung einer bestimmten Aktion – oder einer Reihe von Aktionen – erforderlich sind, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Sie umreißt, wer beteiligt ist und was er tun muss. Prozessabbildungen geben auch Aufschluss darüber, wie der Prozess optimiert werden könnte.

Die Prozessabbildung ermöglicht es Teams, Ideen zu sammeln, einschließlich Möglichkeiten zur Verbesserung des Prozesses selbst. Diese Abbildungen unterstützen die Kommunikation und liefern eine Prozessdokumentation. Die Abbildung kann besonders bei der Identifizierung von Engpässen, Verzögerungen und Redundanzen helfen. Sie dienen ferner dazu, Prozessgrenzen, Verantwortlichkeiten, Prozesseigentum und Effektivitätsmaßnahmen zu definieren.

Vorteile der Prozessabbildung

Über die Gründe für die Prozessabbildung und ihre Verwendung hinaus gibt es noch viel mehr, was man aus der Abbildung von Prozessen gewinnen kann. Sie können Verschwendung aufzeigen, Arbeitsabläufe rationalisieren und das Verständnis verbessern. Sie sind auch zugänglicher und leichter verdaulich als lange, technische, schriftliche Anweisungen.

Prozessabbildungen und Flussdiagramme können verwendet werden für:

• Planung von Projekten
• Visualisierung von Arbeitsabläufen
• Verbesserung des Verständnisses des Prozesses
• Analyse von Verbesserungsmöglichkeiten im Prozess
• Bereitstellung von Prozessdokumentation
• Verbesserung der Kommunikation über den Prozess

Insgesamt können Prozessabbildungen Zeit sparen und die Effizienz maximieren, indem sie:

• Beschleunigung des Projektdesigns und der Erstellung
• Bereitstellung einer klaren Verkörperung Ihrer Ideen, Informationen und Daten
• Identifizierung von Problemen und potenziellen Lösungen
• Hilfe bei der Problemlösung und Entscheidungsfindung
• Vereinfachung komplexer Prozesse in überschaubare Schritte
• Aufzeigen detaillierter Verbindungen und Sequenzen
• Darstellung eines gesamten Prozesses von Anfang bis Ende

Darüber hinaus können Prozessabbildungen Ihnen helfen, wichtige Eigenschaften eines bestimmten Prozesses besser zu verstehen, was unvorhergesehene Lösungen für Probleme generieren kann, mit denen Ihr Unternehmen oder Team konfrontiert sein könnte.

Arten der Prozessabbildung

Bei Prozessabbildungen geht es darum, einen Prozess anderen zu vermitteln, damit diese das Verfahren besser verstehen können.

Es gibt eine Vielzahl von Arten von Prozessabbildungen, und einige der häufigsten sind:

• Detaillierte Prozessabbildung – eine sehr detaillierte Betrachtung jedes Schritts im Prozess.
• High-Level (SIPOC) Prozessabbildung – eine High-Level-Darstellung eines Prozesses, der Interaktionen zwischen Lieferant, Input, Prozess, Output und Kunde (SIPOC) beinhaltet
• Gerenderte Prozessabbildung – veranschaulicht aktuelle und/oder zukünftige Prozesse, um Verbesserungspunkte aufzuzeigen
• Swimlane/Funktionsübergreifende Abbildung – unterteilt die Verantwortlichkeiten für Teilprozesse im Prozess.
• Wertstromabbildung – eine Technik, die das Management nutzen kann, um Prozesse zu verbessern, die erforderlich sind, um ein Produkt herzustellen oder eine Dienstleistung für Kunden zu erbringen, indem es herausfindet, was wertvoll und was irrelevant ist.
• Workflow-Diagramm – ein Arbeitsprozess, der im „Fluss“-Format ohne die Verwendung der UML-Symbole dargestellt wird.

Wie man eine Prozessabbildung erstellt

Die Erstellung einer Prozessabbildung ist heutzutage viel einfacher, dank Software und Low/No-Code-Plattformen, wie z. B. Digital Adoption Platforms (DAPs), die es für jeden einfach machen. DAPs bieten codefreie Lösungen, die die Softwareaktivitäten von Mitarbeitern und Kunden vereinfachen und rationalisieren. Einige Plattformen enthalten Analysen, mit denen problematische Schritte in Prozessen identifiziert werden können, und KI kann genutzt werden, um optimale Anpassungen an diesen Arbeitsabläufen vorzunehmen.

Bei der Entwicklung einer Prozessabbildung geht es darum, einen Prozess an andere zu kommunizieren, um Ziele des Business Managements zu erreichen. Hier sind einige Tipps, wie Sie eine Prozessabbildung erstellen, die die Kommunikation und das Verständnis innerhalb Ihres Unternehmens verbessert:

1. Was ist das Problem?

Identifizieren Sie zunächst das Problem, das Sie lösen wollen. Welcher Prozess muss veranschaulicht werden? Die Antwort auf diese Frage wird der Titel dieser Abbildung sein.

2. Brainstorming

Denken Sie über alle Schritte nach, die erforderlich wären – alle Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen. Sie müssen die Schritte noch nicht ordnen. Der Detaillierungsgrad liegt bei Ihnen. Bestimmen Sie, wer was wann tun wird.

3. Grenzen setzen

Bestimmen Sie die Grenzen für den Prozess:

• Wo oder wann beginnt der Prozess?
• Wann oder wo endet der Prozess?

4. Was sind die Schritte?

An diesem Punkt können Sie festlegen, welche die genauen Schritte sein werden, und sie in die richtige Reihenfolge bringen.

5. Flussdiagramm-Symbole

Zeichnen Sie die grundlegenden Flussdiagramm-Symbole. Weisen Sie jedem Prozesselement sein koordinierendes Symbol zu.

(Sie können sich auf die Liste der Symbole beziehen, die weiter oben im Glossareintrag vorgestellt wurden, indem Sie nach oben scrollen)

6. Finalisieren Sie die Abbildung

Dies ist die Phase, in der Sie die Abbildung mit den Beteiligten überprüfen und sicherstellen, dass alle einverstanden sind. Achten Sie darauf, einen Titel, ein Datum und alle anderen relevanten Informationen anzugeben.

Stellen Sie diese Fragen:

• Wird der Prozess ordnungsgemäß ausgeführt?
• Werden die Teammitglieder den Prozess befolgen?
• Sind alle mit dem Fluss der Prozessabbildung einverstanden?
• Gibt es irgendwelche Redundanzen?
• Fehlen irgendwelche Schritte?

Business-Prozessabbildung

Wie bereits erwähnt, kann die Prozessabbildung für jedes Unternehmen oder jede Organisation verwendet werden. Ein Prozess im Unternehmen besteht aus einer Gruppe von zusammenhängenden Aufgaben, die als Ergebnis eines Ereignisses stattfinden. Diese Aufgaben schaffen zusammen ein gewünschtes Ergebnis für den Kunden.

Die Business-Prozessabbildung kann verwendet werden für:

• Verbesserung von Geschäftsprozessen
• Neugestaltung von Geschäftsprozessen
• Re-Engineering
• Messung des operativen Outputs
• Design von operativen Prozessen
• Dokumentation
• Prozessintegration
• Fusionen und Übernahmen

Die Business-Prozessabbildung ist auch nützlich, um die Einhaltung von Vorschriften in der Fertigungs- und Dienstleistungsindustrie zu unterstützen.

Lesen Sie den Eintrag „Business Process Standardization“ für weitere Informationen über die Optimierung interner Prozesse, oder werfen Sie einen Blick auf „Customer Journey Map“, um mehr über die Verbesserung Ihrer externen Prozesse zu erfahren!