Digitaler Workflow

Was ist ein digitaler Workflow?

Digitale Workflows sind eine Reihe von Schritten, die elektronisch ausgeführt werden, um Aufgaben und Prozesse innerhalb einer Organisation zu automatisieren.

Digitale Workflows werden in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt, darunter das Gesundheitswesen, die Fertigung und der Kundenservice.

Digitale Workflows finden sich in Unternehmen an verschiedenen Stellen. Sie können verwendet werden, um Aufgaben und Prozesse in jeder Abteilung oder Funktion zu automatisieren, von Vertrieb und Marketing bis hin zu Personalwesen und IT. Hier sind einige Beispiele, wo digitale Workflows in Unternehmen eingesetzt werden:

• Vertrieb und Marketing: Digitale Workflows können verwendet werden, um Aufgaben wie Lead-Generierung, Lead-Nurturing und Kundensupport zu automatisieren.
• Personalwesen: Digitale Workflows können verwendet werden, um Aufgaben wie Onboarding, Mitarbeiterschulung und Leistungsbeurteilungen zu automatisieren.
• IT: Digitale Workflows können verwendet werden, um Aufgaben wie Asset Management, Softwarebereitstellung und Helpdesk-Support zu automatisieren.

Digitale Workflows können von einfach bis komplex reichen.

Hier sind einige Faktoren, die die Komplexität eines digitalen Workflows beeinflussen können:

• Die Anzahl der am Prozess beteiligten Schritte
• Die Anzahl der am Prozess beteiligten Personen oder Abteilungen
• Der erforderliche Automatisierungsgrad
• Die Komplexität der verarbeiteten Daten

Die Komplexität eines digitalen Workflows kann sich auch auf die Kosten für Implementierung und Wartung auswirken.

Wenn Sie die Implementierung eines digitalen Workflows in Erwägung ziehen, ist es wichtig, die Komplexität des Prozesses, den Sie automatisieren möchten, sorgfältig zu prüfen.

Was ist ein digitaler Workflow-Prozess?

Digitale Workflow-Prozesse beziehen sich auf die spezifischen Schritte, die erforderlich sind, um eine Aktion mithilfe von Software auszuführen.

Es umfasst Richtlinien, Aufgaben, Daten und Technologien, die es ermöglichen, Informationen und Dokumente an die richtige Abteilung oder Person weiterzuleiten und zuzustellen, während sie in jeder Phase verfolgt werden.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Workflow?

Wenn sie korrekt durchgeführt wird, kann die Implementierung eines digitalen Workflows Unternehmen Vorteile für ihre Mitarbeiter und Kunden bieten, darunter:

• Eliminierung manueller Prozesse
• Reduzierung von Papiertransaktionen
• Reduzierung menschlicher Fehler
• Weniger Duplikationen
• Vereinfachung von Geschäftsprozessen
• Schaffung von Prozesseffizienzen
• Zeitersparnis und Kostensenkung
• Automatisierung von Genehmigungsprozessen
• Auditierung von Prozessen
• Prozessstandardisierung
• Erhöhte Produktivität
• Größerer Einblick in End-to-End-Prozesse
• Erhöhte Verantwortlichkeit

Was sind die Hindernisse für digitale Workflows?

Die Einführung digitaler Workflows kann manchmal schwierig sein, insbesondere bei komplexen Prozessen. Es kann eine Herausforderung sein, diese Ziele zu erreichen:

• Genaue Prüfung und Definition eines Prozesses
• Identifizierung der Ursachen von Problemen
• Gewinnung der Zustimmung der Führungsebene für die Implementierung
• Teams davon zu überzeugen, dass die Implementierung digitaler Workflows von Vorteil ist
• Gewinnung der vollen Kooperation der Prozessverantwortlichen
• Regulatorische oder rechtliche Hürden
• Finden der richtigen Technologie für Ihr Unternehmen

Was ist digitale Workflow-Transformation?

Die digitale Workflow-Transformation umfasst den Einsatz von Technologien zur Automatisierung und Verbindung manueller Prozesse oder Workflows, um die Geschäftsleistung zu verbessern.

Einige häufig verwendete Technologien für die Workflow-Orchestrierung umfassen künstliche Intelligenz (KI) wie z. B. robotic process automation (RPA), maschinelles Lernen (ML) und Natural Language Processing (NLP).

Eine erfolgreiche digitale Workflow-Transformation erfordert Input; die Schritte müssen in Aufgaben, Parameter und ein gewünschtes Ergebnis oder Resultat unterteilt werden.

6 Funktionen, die digitale Workflows ausführen können

Digitale Workflows können auf praktisch jede sich wiederholende Aufgabe, Aufgabenreihe oder Prozesse wie diese angewendet werden:

1. Buchhaltung und Finanzwesen Zahlungsabwicklung
2. Mitarbeiter-Onboarding
3. Kundendienst Schadenbearbeitung
4. Supply Chain Management
5. IT-Support-Tickets
6. Marketingkampagnen-Management

Was ist der erste Schritt beim Aufbau eines digitalen Workflows?

Der erste Schritt bei digitalen Workflows ist die Aufschlüsselung eines Prozesses oder die Überprüfung des aktuellen Prozesses, um manuelle Aufgaben, Engpässe oder Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.

Dies erfordert die genaue Identifizierung von Ineffizienzen in Workflows und wo es Raum für Optimierung gibt.

Aufgaben könnten doppelt, unnötig oder veraltet sein. Es kann auch Bereiche geben, die anfällig für menschliche Fehler sind.

Die Überprüfung eines Prozesses liefert eine Karte des End-to-End-Workflows als Ausgangspunkt.

Wie man einen digitalen Workflow entwirft und implementiert

Nach der Überprüfung des bestehenden Workflows beinhaltet die Erstellung eines digitalen Workflows die Suche nach Lücken oder Problemen im aktuellen manuellen Workflow und die Entwicklung eines Aktionsplans für die Implementierung und Migration digitaler Lösungen.

Die Implementierung

1. Abbildung und Analyse des bestehenden Workflows
2. Identifizierung von Lücken oder Problemen
3. Dokumentation von Lücken und Anforderungen für den neuen Workflow
4. Entwurf des gewünschten Workflow-Diagramms
5. Identifizierung der Technologien, die zur Automatisierung des Workflows benötigt werden
6. Festlegung der Erfolgskriterien und des Zeitplans
7. Entwicklung eines Workflow-Automatisierungsplans und Einholung der Genehmigung
8. Initiierung des Workflow-Plans
9. Ausführung und Überwachung der Workflow-Änderungen
10. Testen des neuen Workflows
11. Bereitstellung des neuen Workflows
12. Schulung der Teams zum neuen Workflow

Was ist Workflow-Migration?

Sobald ein neuer Workflow vollständig getestet wurde und einsatzbereit ist, wird er migriert. Workflow-Migration bezieht sich auf das Verschieben von Daten oder Informationen aus einer Testumgebung oder einem alten System auf eine neue Plattform oder Umgebung.

6 Schritte zur Migration von Workflows auf digitale Systeme

1. Entwicklung einer Basislinie durch Überprüfung der Daten in einer bestehenden Umgebung
2. Erstellung einer Kopie der Daten, die in die neue Umgebung verschoben werden sollen
3. Verschieben der Daten
4. Analyse und Vergleich der Daten in beiden Umgebungen, um zu bestätigen, dass sie identisch sind
5. Testen der neuen Umgebung, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktioniert
6. Außerbetriebnahme der alten Umgebung, sobald alles wie vorgesehen funktioniert

Während der Workflow-Migration betreiben Unternehmen beide Umgebungen gleichzeitig, um sicherzustellen, dass die Prozesse und Daten korrekt sind.

Ein Beispiel dafür, wie digitale Workflows Unternehmen helfen

Aus einem Interview mit Tobias Washington – Director, Learning Experience, Design and Technology, Christus Health:

„Der Abschluss eines Prozesses im Gesundheitswesen ist Leben oder Tod,“ sagt er. „Wenn unsere Mitarbeiter nicht wissen, wie man die Anwendungen richtig benutzt, könnte das ein negatives Ergebnis für unsere Patienten bedeuten.“

Der Prozessabschluss ist auch für das Abrechnungsteam entscheidend. Washington sagt, dass zu viele Fehler bei Rechnungen gemacht wurden oder indem falsche Codes in das Abrechnungssystem eingegeben wurden.

„Je ineffizienter wir sind, diese Rechnungen aus unseren Systemen an unsere Kostenträger zu senden, desto weniger Geld erhalten wir als Organisation zurückerstattet,“ sagt er. „Wir sind ein Unternehmen, das unseren Patienten hilft, aber wir müssen auch die finanziellen Mittel haben, um dies tun zu können.“

Dann kam die Entscheidung, ein neues Enterprise Resource Planning (ERP)-System einzuführen. Infor ERP würde über 40 verschiedene Anwendungen für HR, Supply Chain, Performance, Finanzmanagement und mehr ersetzen.

Washington wusste, dass es Zeit für eine neue digitale Adoptionslösung war.

„Wir konnten die Kommunikation und Schulung nicht mehr so durchführen wie bisher,“ sagt er. „In den letzten 13 Jahren haben wir nur versucht, bessere Jobhilfen und bessere Handbücher und bessere Unterrichtserfahrungen zu erstellen. Aber sie hatten einfach nicht die Wirkung, die wir brauchten.“

Das Team von Christus Health implementierte digitale Workflows und nutzte eine Digital Adoption Platform, um die ordnungsgemäße Implementierung ihrer neu digitalisierten Prozesse sicherzustellen.

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Migration von Workflows von Papier zu digital

Die Migration von papierbasierten Workflow-Daten zu digitalen Workflows erfordert Planung. Es bedeutet, den aktuellen Workflow sorgfältig zu dokumentieren und die Verarbeitung so abzubilden, dass Duplizierungen, Fehler und unnötige Schritte reduziert werden.

Neue Workflows müssen dann entworfen werden, und Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) können Papierdokumente und -formulare in ein digitales Format migrieren.

Sobald die Migration in ein digitales Format erfolgt ist, ist es wichtig zu bestätigen, dass alles korrekt durchgegangen ist. Im Anschluss daran kann KI verwendet werden, um Workflows weiter zu automatisieren.

Die Zukunft der digitalen Workflows

In Zukunft werden Unternehmen wahrscheinlich mehr Remote-Mitarbeiter einstellen und nach Wegen suchen, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Kosten zu senken.

Die Nutzung digitaler Workflows wird nicht nur eines der praktischsten Mittel sein, um diese Vorteile zu erzielen und gleichzeitig wettbewerbsfähig zu bleiben, sondern auch zur neuen Normalität werden.