Asynchrone Arbeit

Was ist asynchrone Arbeit?

Asynchrone (Async-)Arbeit kann als eine organisatorische Belegschaft beschrieben werden, die sich nicht an einen standardisierten Geschäftszeitplan hält oder danach arbeitet, sondern einzelne Mitarbeiter ihre Arbeitslast autonom ausführen und Verpflichtungen gemäß ihrem persönlichen Zeitplan erfüllen können. Während traditionelle Arbeitsmodelle vergangener Zeiten dem Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr, entsprechen, wird nicht-synchrone Arbeit durch den radikalen Wandel hin zu sich ändernden Technologien und die zunehmende Tragfähigkeit von Remote-Arbeit ermöglicht.

Weiter definiert ist asynchrone Arbeit die Ausführung von Teamkooperation und Zusammenarbeit ohne die Notwendigkeit gleichzeitiger Online-Teilnahme. Asynchrone Kommunikation ist ein Kernattribut asynchroner Arbeit, da Mitarbeiter in der Lage sind, Antwortfenster zu personalisieren und nicht verpflichtet sind, sofort oder in Echtzeit zu kommunizieren und zu antworten. Nicht-parallele Arbeit gleicht das individuelle Arbeitsleben besser aus, indem sie Prozesse neu erfindet und neue Wege für Unternehmen und Mitarbeiter beschreitet. Tools wie Google Workspace ermöglichen asynchrone Arbeit, alles von einem zentralen kollaborativen Raum aus, in dem Daten von Mitarbeitern jederzeit abgerufen und gemeinsam genutzt werden können. Asynchrone Arbeit wird erst durch die Einführung und Nutzung von Tools wie diesen möglich.

Die Vorteile asynchroner Arbeit

Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, ihre Arbeitslast besser zu bestimmen und zu steuern, befreit dies sie von singulären Fristen und unveränderlichen Einschränkungen, die letztendlich die Produktivität für sie und das gesamte Team behindern können. Zeitverschwendung durch das Aktualisieren von Gmail und die Teilnahme an Besprechungen, die für ein bestimmtes Mitarbeiterziel nicht relevant sind, kann durch asynchrone Planung vermieden werden. Asynchrone Arbeit ermöglicht es Mitarbeitern, flexibler und vielseitiger mit ihrer Zeit umzugehen, wodurch sie das Arbeitsleben besser ausgleichen und zielgerichtete Beiträge leisten können.

Asynchrone Arbeit überdenkt die monotone 9-to-5-Arbeitslast und versteht, dass Mitarbeiterproduktivität nicht immer am besten unter unbeweglichen Parametern erreicht wird. Wenn einem Mitarbeiter stattdessen Vertrauen und Flexibilität gewährt werden, wird er befähigt und ist besser in der Lage, sich selbstständig und effektiv zu verwalten. Unternehmen mit einer Remote-Belegschaft kennen den sporadischen Aufwand, der erforderlich ist, um Besprechungen mit Teammitgliedern auf der ganzen Welt in verschiedenen Zeitzonen zu koordinieren. Asynchrone Arbeit löst dieses Problem, indem sie eine Umgebung ermöglicht, in der Mitarbeiter Kommunikationspläne personalisieren, sich miteinander abstimmen, Langform-Kommunikationsmethoden nutzen und die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds im Voraus bestimmen können.

Nicht-synchrone Arbeit kann auch Fälle von Fehlkommunikation zwischen Teammitgliedern reduzieren. Ob Videoanrufe, Telefonanrufe oder andere Echtzeit-Kommunikationsbemühungen, Ziele und Missverständnisse können auftreten, wenn Sie keinen Zugang zu schnellem WLAN haben oder die App verzögerte Antworten gibt. Ein Vorteil der asynchronen Kommunikation ist, dass sie hauptsächlich über schriftliche Medien erfolgt, z. B. Notizen, Dokumente, E-Mails usw. Das alternative Tempo, in dem asynchrone Kommunikation geführt wird, lässt jedem Mitarbeiter Zeit, Antworten zu entwerfen und zu formulieren, mit weniger Fehlerpotenzial.

Die Zeit zu haben, Nachrichten, Ziele und Informationen genau zu verfassen, zu bearbeiten und zu vermitteln, schafft eine Grundlage für klare und kohärente Kommunikationskanäle. Darüber hinaus sind Daten und Informationen aufgrund der greifbaren Natur der von der nicht-parallelen Kommunikation verwendeten Schreibwerkzeuge leichter überprüfbar und zugänglich. Dies kann zur Erfassung von referenzierbaren Daten führen, auf die nach Ermessen der Organisation zugegriffen und gespeichert werden kann.

Die Herausforderungen der asynchronen Arbeit

Während es mehrere Vorteile der asynchronen Arbeit gibt, wenn sie richtig organisiert und implementiert wird, gibt es auch einige Herausforderungen. Asynchron ermöglicht eine größere individuelle Autonomie über die Arbeitslast, kann aber als Folge auch die kollaborative Produktivität hemmen. Teambemühungen und zeitkritische Ziele können ins Stocken geraten, wenn ein Mitglied nicht ohne Weiteres verfügbar ist oder antwortet. Dies bedeutet, dass die Ergebnisse weniger unmittelbar sind, Entscheidungen nicht getroffen werden können und zeitkritische Informationen nicht weitergeleitet werden können. Asynchrone Arbeit kann schnell ineffizient werden, wenn sie nicht mit der richtigen Ausbildung, Mitarbeiterschulung und Management-Tools implementiert wird.

Schlechte asynchrone Managementprozesse können auch dazu führen, dass Mitarbeiter unausgewogene und informelle Arbeitszeiten haben. Dies kann schließlich zu erhöhtem Stress für einen Mitarbeiter führen, der keine Parameter um seine Arbeitslast und Fähigkeiten definiert hat. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, sicherzustellen, dass asynchrone Arbeit nicht nur dem Unternehmen, sondern auch den Mitarbeitern zugute kommt. Wenn keine klaren und prägnanten Grenzen und Protokolle festgelegt werden, können Mitarbeiter in einem Graubereich arbeiten und sich ihrer Ziele und Einschränkungen nicht bewusst sein. Dinge wie die Wiederholung der Verfügbarkeit, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, die Bereitstellung von Notfallkontakten, die Zeiterfassung und die Entscheidung über Kontaktzeiten können alle die Herausforderungen und Risiken mindern, die mit asynchroner Arbeit verbunden sind.

Wie asynchrone Teams arbeiten

Asynchrone Arbeit erfordert einige Schlüsselelemente, um die organisatorische Produktivität aufrechtzuerhalten. Die Remote-Natur der asynchronen Arbeit bedeutet, dass ein völlig neuer Managementprozess von allen Beteiligten verstanden und übernommen werden muss – dies bedeutet, dass Denk-, Arbeits-, persönliche und Managementprozesse neu angepasst werden müssen. Mitarbeitervertrauen ist ein Kernelement, das asynchrone Arbeit antreibt. Mit einem neuen Maß an persönlicher Verantwortung müssen Mitarbeiter ihre Arbeitslast ohne die motivierenden Vorteile der asynchronen Routine oder die Anwesenheit einer übergeordneten Führungskraft verwalten und erfüllen.

Bei asynchroner Arbeit passt jedes Teammitglied seine Arbeitslast autonom in Verbindung mit den Teamzielen an – was bedeutet, dass dem Mitarbeiter zusätzliches Vertrauen in die Selbstverwaltung eingeräumt wird. Mitarbeitervertrauen ist nur eine von vielen Möglichkeiten, die es asynchronen Teams ermöglichen, zu arbeiten, andere umfassen die Einführung der Lean-Methodik. Eine japanische philosophische Methode, die an die Reduzierung von Verschwendung und die Optimierung von Prozessen glaubt – dies gilt auch für das asynchrone Personalmanagement. Die Identifizierung redundanter Prozesse, die Rückgewinnung verlorener Zeit und die Steigerung der individuellen Produktivität können Säulen nicht nur der asynchronen Belegschaft einer Organisation sein, sondern auch einer umfassenderen Strategie zur Verbesserung von Personalprozessen.

Die Implementierung erfolgreicher Personalmanagementprozesse ist entscheidend für asynchrone Arbeit. Die Festlegung klarer Richtlinien, die Effizienz und gegenseitige Beteiligung fördern, ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, z. B. die Festlegung eines Zeitfensters, in dem alle Teammitglieder zu bestimmten Stunden/Tagen der Woche verfügbar und online sein müssen. Dies überschreitet die Grenze zwischen asynchroner und synchroner Arbeit – wobei ein Prozentsatz der Arbeit organisatorischen Besprechungen gewidmet ist, die in Echtzeit durchgeführt werden.

Wesentliche Werkzeuge für asynchrone Teams

Es ist wichtig, dass für den Erfolg asynchroner Arbeit die richtigen Management-Tools eingesetzt werden, um die Kommunikation, Dokumentation, Koordination und Zusammenarbeit zu verbessern. Organisationen haben bereits mehrere gleichzeitig in Bewegung befindliche Teile, und da asynchrone Arbeit eine zusätzliche Komplexitätsebene hinzufügt, wird die Bedeutung der Untermauerung gleichzeitiger Prozesse mit zuverlässigen und zentralisierten Tools und Lösungen deutlich.

Im Folgenden sind die wesentlichen Werkzeuge aufgeführt, die von einer asynchronen Belegschaft eingesetzt werden, die auf Effizienz und Produktivität abzielt:

Kommunikation: Gmail

Für Kommunikationswerkzeuge ist Gmail seit langem eine klassische Form des Kontakts für globale Branchen, und es scheint, dass seine formelle Anziehungskraft der Grund dafür ist, dass es zu einer primären Form der Kommunikation für asynchrone Teams geworden ist. Abgesehen davon, dass es vertrauenswürdig und zuverlässig ist, verfügt Gmail über eine Menge zusätzlicher Funktionen, darunter Smart Compose und Smart Reply, intelligente Suchvorschläge und automatische Spamfilter. Gmail, Slack, Zoom und ProtonMail sind einige andere seriöse Kommunikationsanbieter.

Zeiterfassung: TimeDesk

Asynchrone Teams, die remote arbeiten und sich selbst verwalten, müssen sich auf das Wesentliche konzentrieren. Dies bedeutet weniger Zeit für die Verfolgung und Aufzeichnung von Arbeitsstunden. TimeDesk ist eine perfekte App, um Teamaktionen, Zeitaufwand und Produktivitätsniveau während der Arbeit zu verfolgen. Zeiterfassungs-Apps wie diese sagen Ihnen, wie lange Sie arbeiten, und können Sie davon abhalten, Überstunden zu machen und auszubrennen. Clockify, Toggl und Time Doctor sind einige andere seriöse Zeiterfassungstools.

Teamzusammenarbeit: Google Workspace

Google Workspace ist eine Reihe vertrauenswürdiger Anwendungen und Tools, die ideal für kollaborative und kommunikative asynchrone Arbeit geeignet sind. Kollaborative Tools, die einfach zu bedienen sind und gleichzeitig mehrere Parteien hosten können, sind für asynchrone Teams von zusätzlicher Bedeutung, die aufgrund ihrer unterschiedlichen Abläufe nahtlose kollaborative Fähigkeiten benötigen. Google Workspace ist eine klassische Reihe von Produktivitätstools, die sich weiterhin bewähren. Docs, Tabellen, Gmail, Drive, Kalender, Formulare usw. verfügen alle über kollaborative Funktionen, die es Teammitgliedern ermöglichen, Inhalte sicher zu verfassen, zu bearbeiten und freizugeben.

Projektmanagement: Asana

Die Verwaltung mehrerer laufender Projekte mit verschiedenen beweglichen Teilen kann eine Herausforderung für jedes Team sein, umso mehr, wenn Sie sich in einem asynchronen Team befinden. Aus diesem Grund wird die Einführung von Projektmanagement-Tools, die den Druck entlasten, Projekte manuell zu organisieren und zu koordinieren, dringend empfohlen. Projektmanagement-Tools wie Asana wurden entwickelt, um die Produktivität, Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern und gleichzeitig Transparenz, Verantwortlichkeit und Integration zu ermöglichen. Trello, Wrike, Monday und Jira sind einige andere gute Projektmanagement-Alternativen.

Asynchrone Arbeit & digitale Transformation

Da sich die Technologie rasant weiterentwickelt, erweist sich der Druck für Organisationen und Mitarbeiter, mit den sich ändernden technologischen Anforderungen Schritt zu halten und sich daran anzupassen, als herausfordernd. Die digitale Transformation hat neue und innovative Prozesse neu erfunden und vorangetrieben, die wichtige globale Sektoren revolutionieren. Diese neu entstehenden technologischen Prozesse, Tools und Geräte haben Organisationen eine Welt voller Möglichkeiten eröffnet – die Steigerung von Effizienz, Produktivität und Rentabilität ermöglicht. Diese Tools sind jedoch nur so vorteilhaft wie die Personalprozesse, die sie untermauern.

Asynchrone Arbeit ist nur dann tragfähig, wenn die Tools und Prozesse, die aus der digitalen Transformation hervorgehen, verstanden und in vollem Umfang genutzt werden. Asynchrone Teams haben die Aufgabe, Arbeit remote zu produzieren und zu koordinieren, was zusätzlichen Druck und Verantwortung bedeutet – und eine geringe Chance, ohne diese innovativen Tools und Lösungen erfolgreich zu sein. Die digitale Transformation schafft neue innovative Prozesse, die asynchrone Mitarbeiter befähigen und emanzipieren – ihnen das Recht einräumen, sich abzumelden, abzumelden und neu zu gestalten, wie Arbeit im 21. Jahrhundert aussieht.