Workforce Management (WFM)

Was ist WFM?

Workforce Management (WFM) ist ein ausgefallener Begriff für die Prozesse, die ein Unternehmen einsetzt, um so produktiv und effizient wie möglich zu sein.

WFM ist ein System zum Aufbau, zur Verwaltung und zur Aufrechterhaltung einer produktiven Belegschaft. WFM ist heute fast vollständig automatisiert. Für jedes erfolgreiche Unternehmen ist eine WFM-Lösung unerlässlich. Aber dazu später mehr.

In seiner einfachsten Form war WFM ursprünglich ein Mittel zur Personalplanung. WFM wurde zuerst von Callcentern eingesetzt, um Effizienz, Produktivität und Konsistenz zu verbessern. Seitdem hat es sich zu einem facettenreichen Management-Framework entwickelt. Heute wird es für eine Vielzahl von Jobfunktionen in verschiedenen Branchen eingesetzt.

WFM-Prozesse

Welche Aktivitäten umfasst WFM eigentlich?

• Prognose & Budgetierung

Prognostizieren Sie den Personalbedarf und die Arten von Ressourcen, die für ein bestimmtes Projekt während eines bestimmten Zeitraums benötigt werden, einschließlich saisonaler und Feiertagsanforderungen. Die Budgetierung umfasst das Wissen, wie viele Mitarbeiter sich ein Unternehmen leisten kann und wann.

• Planung

Mit der WFM-Software wird der gesamte Planungsprozess automatisiert und effizienter. Die Zeitpläne werden auf der Grundlage von Geschäftsvariablen, Verfügbarkeit, Arbeitsbelastung, Abwesenheiten und sogar Urlaubszeiten erstellt.

• Zeiterfassung

WFM gibt Unternehmen ein klares Bild von Anwesenheitsmustern und der Anzahl der geleisteten Stunden. Dies ermöglicht es Unternehmen, Nachfrageänderungen vorherzusagen, mit Abwesenheiten umzugehen, Deckungslücken zu erkennen, die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung zu erhöhen und chronische Verspätungen oder Fehlzeiten zu verstehen und zu beheben.

• Performance Management

WFM bietet Einblicke in das Engagement und die Leistung der Mitarbeiter. Dieses Wissen hilft Unternehmen, die Mitarbeiterproduktivität zu steigern und die Arbeit so zu gestalten, dass sie zu ihren Werten passt.

• Compliance

Die Einhaltung aller lokalen, bundesstaatlichen und nationalen Gesetze wird durch Workforce-Management-Tools erleichtert. Nichteinhaltung ist sehr kostspielig – möglicherweise mit Klagen und Geldstrafen verbunden. Die Möglichkeit, Zertifizierungen, Schulungen und Lizenzen zu verfolgen, hilft Unternehmen, legal zu arbeiten.

• Gehaltsabrechnung & Sozialleistungen

WFM-Systeme vereinfachen und beschleunigen die Gehaltsabrechnungs- und Leistungsprozesse, da benutzerdefinierte Berichte bereitstehen, zusammen mit sofortigen Zahlungsoptionen und Arbeitszeittabellen, die mit der Gehaltsabrechnung synchronisiert werden können.

• Urlaubs- & Urlaubsplanung

Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Genehmigungen erfolgt mit der WFM-Software vollständig digital. Die Personalstände werden automatisch verfolgt, wobei die Analysen wertvolle Informationen über bezahlte Freizeit (PTO), Abwesenheiten und angesammelte Zeit liefern.

WFM umfasst auch Rekrutierungsbemühungen, Mitarbeiterschulungsmanagement, Ressourcenmanagement außerhalb des Standorts (Field Service Management), Analysen und Echtzeit-Datenerfassung.

Warum ist Workforce Management wichtig?

WFM macht Organisation, Management und alle Personalangelegenheiten viel einfacher – und kostengünstiger. WFM bietet wertvolle Einblicke in die Abläufe eines Unternehmens

• Möchten Sie, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit die richtigen Aufgaben erledigen? WFM.
• Benötigen Sie Klarheit über den aktuellen Stand Ihres Unternehmens? WFM.
• Wie sollten Sie die lokalen, nationalen und gewerkschaftlichen Gesetze einhalten? WFM.
• Wie kann Ihre Belegschaft effizienter sein? WFM.

Workforce Management ermöglicht eine bessere Planung, niedrigere Betriebskosten, einen verbesserten Kundenservice und eine einfachere Zeit- und Anwesenheitserfassung. Aus diesem Grund setzen Unternehmen in Branchen, in denen es sehr zeitkritische Aufgaben gibt und Mitarbeiter einen Stundenlohn erhalten, zunehmend WFM-Software ein. Zu diesen spezifischen Sektoren gehören Einzelhandel, Banken, Versicherungen, Gesundheitswesen, Vertrieb und Transport.

WFM in der Praxis

Alles beginnt mit einer Strategie, und dafür benötigen Sie ein klares Bild von der Arbeit, die für jede Aufgabe erforderlich ist – wobei Sicherheit und Effizienz immer im Auge behalten werden müssen. Dann können Sie WFM verwenden, um bedarfsgesteuerte Prognosen zu erstellen, Mitarbeiter richtig einzuplanen und die Leistung zu messen. Die Verfolgung der Leistung versetzt Sie in eine bessere Position, um Ihren Mitarbeitern Feedback und Anreize zu geben.

Aber das ist noch nicht alles, was Workforce Management leisten kann. Es bestimmt auch, wie Sie in Ihre Mitarbeiter investieren sollten. Ihre WFM-Strategie umfasst (Online-)Schulungen und Coaching von Mitarbeitern, damit diese immer über die notwendigen und neuesten Fähigkeiten für ihren Job verfügen.

Durch die konsequente Überwachung der Belegschaft können Unternehmen ihre Kosten senken und ihren Kundenservice verbessern. Darüber hinaus hilft WFM Unternehmen zu verstehen, ob und wo Kürzungen vorgenommen werden können, und Überbesetzung zu vermeiden.

Vorteile des Workforce Managements

Workforce-Management-Tools können zu Folgendem führen:

• Gesteigerte Gewinne und Produktivität durch optimale Nutzung Ihrer Arbeitskräfte
• Maximierung der Ressourcen, niedrigere Arbeitskosten und qualitativ hochwertige Arbeit
• Ein verbessertes Kundenerlebnis dank schneller, leistungsstarker Dienstleister

Einige zusätzliche Vorteile von WFM sind:

• Verbesserte Effizienz der Gehaltsabrechnung
• Einblicke helfen bei der Anpassung von Schulungen, Coachings und Prozessen
• Reduzierte Verwaltungskosten aufgrund einfacher Berichterstellung und Automatisierung
• Ein insgesamt agilerer Betrieb
• Erhöhte Mitarbeitermoral durch mehr Transparenz

Workforce-Management-Schulung & Zertifizierung

Es gibt Zertifizierungen und spezielle Schulungsprogramme nur für WFM und wie man eine solide WFM-Strategie richtig implementiert.

In Bezug auf Zertifizierungen sind hier einige Ihrer Optionen:

• Benchmark portal’s workforce management certification
• The society of workforce planning professionals
• Oracle’s workforce management cloud training and certification
• RCCSP’s Professional Education Alliance Certified Workforce Management Professional (CWMP)
• HCI’s Strategic Workforce Planning (SWP) Certification

Einige der verfügbaren Schulungskurse und Workshops, die grundlegende WFM-Prinzipien bis hin zu Datenanalysefähigkeiten abdecken, umfassen:

• ICMI’s Workforce Management Bootcamp
• The Call Center School’s WFM Introduction course
• Udemy’s Workforce Management Real-Time Analyst course
• HDI’s Workforce Management Principles class
• The WFM Fellowship’s Workforce Management certificate course

Workforce Analyst

Ja, es gibt einen Job, der sich speziell der Analyse und Überwachung des Workforce-Management-Prozesses widmet. Ein Analyst benötigt eine Kombination aus HR-, Analyse- und Betriebs-Kenntnissen.

Ein WFM-Analyst ist verantwortlich für:

• Sammeln von Daten über die Belegschaft des Unternehmens
• Analysieren der Daten
• Identifizieren von Trends
• Erstellen von Plänen und operativen Zielen

WFM-Analysten suchen auch nach Redundanzen in der Organisation und versuchen, Wege zu finden, um Kosten zu senken und Budgets zu senken.

Einige Analysten arbeiten als Berater und werden von Unternehmen für befristete Einsätze eingestellt, um bei der Entwicklung von WFM-Strategien zu helfen, Daten zu prüfen und/oder Inkonsistenzen in bestehenden Prozessen zu beheben. In Orten wie Callcentern sind Vollzeit-Analystenrollen häufiger, da sie über eine große Belegschaft verfügen, die eine sorgfältige Verfolgung und Planung erfordert.

Laut Vergütungsexperten, PayScale, liegt das Gehalt für einen Analysten zwischen 39.000 und 77.000 US-Dollar, abhängig von Erfahrung und Standort. Das Durchschnittsgehalt beträgt 54.000 US-Dollar.

Workforce-Management-Tools & Software

Vorbei sind die Zeiten endloser Tabellenkalkulationen und Zeiterfassung. Tatsächlich sind diese Tage seit Jahrzehnten vorbei. WFM ist jedoch ein Konzept, das sich im Laufe der Jahre stark weiterentwickelt hat, wobei immer mehr Organisationen und HR-Teams WFM-Software einsetzen, um die Arbeitseffizienz zu überwachen und zu verbessern.

Es gibt eine Vielzahl von WFM-Tools, und die vorhandene Software wird durch Unternehmenskooperationen und mobilfreundlichere Lösungen ständig verbessert und aktualisiert. Die WFM-Software ist in der Regel in HR-Anwendungen von Drittanbietern und in zentrale HR-Systeme integriert, die die zentralen Repositories für Workforce-Daten sind.

Es gibt auch Self-Service-Funktionen innerhalb der Workforce-Management-Software, die es Mitarbeitern ermöglichen, Freistellungszeiten anzufordern, PTO zu überprüfen usw. Dies führt zu weniger Papierkram für die HR-Mitarbeiter, wodurch sie mehr Zeit haben, an strategischen Aktivitäten zu arbeiten.

Die meisten Unternehmen investieren in WFM-Software und -Tools von Drittanbietern, die in ihre bestehenden Systeme integriert werden können.

Einige der am besten bewerteten Optionen sind:

• WalkMe Workstation
• Kronos
• Reflexis
• Verint Workforce Management
• ADP
• Infor
• Oracle

Es gibt 3 Möglichkeiten, wie diese Lösungen bereitgestellt werden können:

1. Vor Ort.

Dies beinhaltet, dass die Hardware und Software physisch installiert, bereitgestellt und im Unternehmen verwaltet werden. Sie müssen die gesamte Ausrüstung im Voraus kaufen. In der Regel entscheiden sich große Unternehmen für diese Methode, da sie über das Budget und den Platz verfügen, um das zu beschaffen, was benötigt wird – ganz zu schweigen von dem Personal, um Systeme zu konfigurieren und zu warten.

Heutzutage ist diese Option jedoch weniger wünschenswert. Infolge der COVID-19-Pandemie sind die Belegschaften stärker verteilt, was die Wartung von On-Premise-WFM-Lösungen noch schwieriger macht. On-Premise-Lösungen haben eine Lebensdauer von etwa 8-10 Jahren und sind schwierig zu konfigurieren und zu integrieren. Dies gilt insbesondere im heutigen Klima, in dem so wenige Menschen vor Ort arbeiten.

2. Gehostetes System.

Ein gehostetes System ist von einem externen Dienstleister abhängig. Sie kaufen die Software, aber sie wird in einem Rechenzentrum installiert – auf physischen oder virtuellen Servern –, die geleast werden können. Die Investition ist in der Regel geringer als vor Ort, da keine Hardware angeschafft werden muss. Es fallen jedoch anfängliche Bereitstellungs- und monatliche Mietgebühren an.

3. Cloudbasiert.

Bei dieser Lösung sind keine physischen Ressourcen erforderlich – es sind alles Internetressourcen. Apps werden in einem virtuellen Raum entwickelt, und die Computerinfrastruktur eines Unternehmens ist wie ein Versorgungsunternehmen. Das bedeutet, dass Ihnen das in Rechnung gestellt wird, was und wie viel Sie nutzen. Die Cloud ist insofern vorteilhaft, als es nicht so viele Probleme mit Kapazität, physischem Speicherplatz, Bandbreite oder Speicher gibt. Gartner berichtet, dass es eine stetige Verlagerung von On-Premise- zu Cloud-basierten WFM-Lösungen gegeben hat. Tatsächlich prognostizieren sie, dass bis 2023 95 % der neuen WFM-Anwendungs-Verkäufe Cloud-basierte Modelle sein werden.

Ein wachsender Markt

So verbreitet es auch ist, der Markt für Workforce Management wächst weiter. Die Einführung von WFM-Software hat in den letzten Jahren aufgrund der verstärkten Nutzung von Cloud Computing und Workforce Analytics ein rasantes Wachstum erlebt. Da die Nachfrage nach Workforce-Optimierung wächst, wird erwartet, dass der Markt für Workforce Management von 6 Milliarden US-Dollar bis 2025 auf 9 Milliarden US-Dollar steigen wird.

Dieses Wachstum hängt natürlich von einer Reihe von Variablen ab. Dennoch erlebt der Markt wichtige technologische Übergänge. Die COVID-19-Pandemie hat den Bedarf an und die Funktionalität von WFM-Software vorangetrieben. Da mehr Menschen als je zuvor von zu Hause aus arbeiten – und flexible Arbeitsmodelle voraussichtlich auch nach der Pandemie fortgesetzt werden – ist es klar, dass starke WFM-Lösungen unerlässlich sind.