Was ist ein Hybridbüro?

Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber profitieren von einer erhöhten Flexibilität mit einer Hybrid-Belegschaft. Sie können an Bürotagen persönlich für Besprechungen, Schulungen und andere soziale Aktivitäten zusammenarbeiten und profitieren dann von ruhigeren Umgebungen für eine höhere Produktivität, wenn sie WFH sind.

Arbeitsplätze bieten eine Reihe verschiedener Hybridbüro-Arrangements. Zum Beispiel:

• Arbeitgeber mieten möglicherweise nur an bestimmten Tagen der Woche oder des Monats Büroräume an
• Mitarbeiter kommen möglicherweise an festgelegten Wochentagen, z. B. montags und dienstags, und arbeiten dann den Rest der Woche remote
• Mitarbeiter kommen möglicherweise an festgelegten Tagen während des Monats, z. B. für wöchentliche oder zweiwöchentliche Besprechungen
• Arbeitgeber haben möglicherweise nach der Pandemie ihre Bürofläche verkleinert und haben nur Platz für eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern pro Tag im Büro
• Arbeitgeber betreiben möglicherweise einen flexiblen Hybridplan, bei dem Mitarbeiter wählen können, wann sie remote arbeiten oder wann sie ins Büro kommen
• Arbeitgeber betreiben möglicherweise eine Remote-First-Richtlinie, bei der davon ausgegangen wird, dass die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten – aber an bestimmten Tagen müssen sie möglicherweise ad hoc ins Büro kommen. Es steht ihnen auch frei, jederzeit im Büro zu arbeiten

Wann hat das Hybridbüro begonnen?

Hybridbüros gibt es schon so lange, wie das Internet es den Menschen ermöglicht, zu arbeiten. Im Laufe der Zeit ist die Zahl der Menschen, die in einer Hybridbüroumgebung arbeiten, stetig gestiegen. Daten aus der US-Volkszählung zeigen beispielsweise, dass im Jahr 2010 13,4 Millionen Menschen mindestens einen Tag pro Woche von zu Hause aus arbeiteten, eine Steigerung von 35 % seit 1997. Die COVID-19-Lockdowns zwangen die Arbeitsplätze, vollständig remote zu werden oder zumindest hybride Arbeitsmodelle anzubieten, wo dies möglich war. Als die Beschränkungen gelockert wurden, kehrten viele Mitarbeiter ins Büro zurück – aber nicht in dem gleichen Umfang wie vor der Pandemie. Tatsächlich zeigen Untersuchungen von McKinsey, dass im Herbst 2022 die Mitarbeiter durchschnittlich nur 3,5 Tage pro Woche ins Büro gingen – 30 Prozent weniger als vor der Pandemie. Während einige Unternehmen bereits vor COVID-19 mit Hybridbüros arbeiteten, führte die Pandemie dazu, dass eine größere Anzahl von Unternehmen dazu überging, dieses Modell nach den Lockdown-Beschränkungen anzubieten. Tatsächlich wird ein hybrider Arbeitsplatz schnell zum „nächsten Normalzustand“, wobei Gartner prognostiziert, dass 39 % der globalen Wissensarbeiter bis Ende 2023 hybrid arbeiten werden.

Vorteile eines Hybridbüros

Hybridbüros bieten Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Vorteile für Arbeitgeber

Top-Talente anziehen und halten: Das Angebot einer flexiblen Arbeitsumgebung macht Ihren Arbeitsplatz für potenzielle Mitarbeiter attraktiver und fördert die Mitarbeiterbindung. Die McKinsey-Studie zur Flexibilität am Arbeitsplatz zeigt, dass von denjenigen, die hybride Arbeitsmodelle bevorzugen, 71 % angeben, dass sie sich wahrscheinlich nach anderen Möglichkeiten umsehen werden, wenn ihre derzeitigen Arbeitgeber diese Modelle einstellen. Arbeitgeber erkennen zunehmend, dass sie Top-Talente verpassen werden, wenn sie auf einer 100-prozentigen Anwesenheit im Büro bestehen.

Reduzierung der Büroflächenkosten: Unternehmen müssen nicht so viel für Büroflächen ausgeben, wenn sie nicht jeden Tag der Woche ihre gesamte Belegschaft unterbringen. Durch die Verkleinerung oder die ausschließliche Öffnung des Büros an festgelegten Tagen werden die Betriebs- und Mietkosten gesenkt – und diese Mittel können in andere Bereiche des Unternehmens reinvestiert werden.

Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität: Auf dem Höhepunkt der Pandemie berichteten 58 % der Führungskräfte, dass sich die Produktivität einzelner Mitarbeiter verbessert hat. Die Realität ist, dass einige Menschen produktiver von zu Hause aus arbeiten. Daher kann die Schaffung von festen Tagen für bürobasierte Aktivitäten wie Besprechungen und Schulungen neben bestimmten Tagen, an denen die Mitarbeiter ihre Aufgaben konzentriert erledigen können, zu einer verbesserten Mitarbeiterproduktivität führen.

Förderung von Vertrauen Indem Arbeitgeber den Mitarbeitern die Flexibilität geben, in einer Büroumgebung und an einem Ort ihrer Wahl zu arbeiten, zeigen sie, dass sie darauf vertrauen, dass die Belegschaft die Arbeit unabhängig von ihrem Standort erledigt. Die Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, wenn sie nicht das Gefühl haben, ständig überwacht zu werden, und dass auf ihre Leistung Verlass ist.

Vorteile für Arbeitnehmer

Verbesserung der Work-Life-Balance: Mitarbeiter mit Verpflichtungen wie Kinderbetreuung oder die Termine – von Ärzten bis hin zu Klempnern – unter einen Hut bringen müssen, profitieren von der Flexibilität, von zu Hause aus zu arbeiten, wenn es bequemer ist. Darüber hinaus bedeutet eine verkürzte Pendelzeit, dass die Mitarbeiter mehr Zeit mit Familie, Freunden und Angehörigen verbringen können – was zu einer besseren Work-Life-Balance führt.

Stress reduzieren: Einige Mitarbeiter erbringen möglicherweise keine guten Leistungen in Umgebungen, die von Menschen umgeben sind, oder fühlen sich aufgrund der Hektik eines geschäftigen Büros unter Druck gesetzt. Das Stressniveau kann effektiver gesteuert werden, indem feste Tage festgelegt werden, an denen sie sich ausruhen und neue Energie tanken können, aber dennoch ihre Arbeit erledigen.

Weniger Ablenkungen: Während Büros ideal sind, um die Zusammenarbeit zu fördern, Besprechungen abzuhalten, Schulungen zu veranstalten und mit Kollegen Kontakte zu knüpfen, sind Arbeitsplätze in Wirklichkeit ein Hort von Ablenkungen. Ob es sich um regelmäßige Kaffeepausen, ein Mittagessen mit Kollegen oder den Besuch von Besuchern im Raum handelt, es können Stunden vergehen, ohne dass viel tatsächliche Arbeit erledigt wird. Das Arbeiten von zu Hause aus bedeutet, dass sich die Mitarbeiter voll und ganz auf bestimmte Aufgaben konzentrieren können – und diese ohne Ablenkungen erledigen können.

Weniger ausgeben: Ob es sich um das Pendeln ins Büro und zurück, die Kinderbetreuung, das Mittagessen im örtlichen Café oder die Hundeausführer handelt, mehr Zeit zu Hause bedeutet, dass Kosten wie diese reduziert werden können. Die Mitarbeiter profitieren von einem höheren verfügbaren Einkommen und der Möglichkeit, Kosten in Bereichen zu senken, die ihre Finanzen belasteten, als sie Vollzeit im Büro waren.

Nachteile eines Hybridbüros

Während Hybridbüros für viele Unternehmen gut funktionieren, gibt es einige Nachteile, die Sie beachten sollten.

Nachteile für Arbeitgeber

Mitarbeiter davon überzeugen, ins Büro zu kommen Sobald die Mitarbeiter die Vorteile des Remote-Arbeitens genießen, wie z. B. reduzierte Kosten, erhöhte Produktivität und eine bessere Work-Life-Balance, kann es schwierig sein, einen Anreiz für die Rückkehr ins Büro zu schaffen. Wenn Mitarbeiter schneller Ergebnisse liefern und dennoch Besprechungen abhalten können, wenn auch virtuell, gibt es manchmal kein Argument dafür, Mitarbeiter in eine Büroumgebung zu bringen. Wenn Arbeitgeber es außerdem zur Pflicht machen, dass die Mitarbeiter Vollzeit ins Büro kommen, riskieren sie, Top-Talente zu verlieren – da die Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und für einen Arbeitgeber arbeiten könnten, der ein Hybridbüro- oder Remote-Arbeitsmodell anbietet.

Verwaltung von zwei verschiedenen Mitarbeitererfahrungen Mit einem Hybridbüro gibt es zwei separate Arbeitserfahrungen – den Bürotag und den Remote-Arbeitstag. Arbeitgeber haben die Aufgabe, beide Umgebungen aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die Geschäftsabläufe reibungslos ablaufen, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden. An manchen Tagen befindet sich möglicherweise ein Teil der Mitarbeiter im Büro, während andere remote arbeiten, und die gleichzeitige Verwaltung von zwei Umgebungen kann einzigartige Herausforderungen darstellen.

Entwicklung einer Unternehmenskultur Soziale Beziehungen entstehen nicht, wenn die Mitarbeiter nicht immer im Büro sind. Laut dem Hubspot 2023 Hybrid Work Report finden 33 % der flexiblen Mitarbeiter den Aufbau von Beziehungen die größte Herausforderung bei der Zusammenarbeit mit einem Hybridteam. Darüber hinaus sinken die Chancen, eine zusammenhängende Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten, mit einem Hybridbüro. Mitarbeiter, die in verschiedenen Abteilungen arbeiten, sehen sich möglicherweise nie oder wissen nicht einmal, dass sie für das Unternehmen arbeiten, während ein offenes Büro die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erleichtert.

Verwaltung von Büroflächen Hybridbüros müssen sorgfältig verwaltet werden, damit die Fläche nicht zu groß für die durchschnittliche Anzahl von Personen ist, die jeden Tag kommen, da dies eine Geldverschwendung wäre. Umgekehrt könnte eine zu starke Verkleinerung zu einer Überfüllung führen, wenn der Großteil des Büros an einem bestimmten Tag kommt. Infolgedessen haben Arbeitgeber die Aufgabe, sicherzustellen, dass das zentrale Zentrum sorgfältig verwaltet wird – sie müssen möglicherweise einen Zeitplan erstellen, um sicherzustellen, dass genügend Schreibtische für die Mitarbeiter zugewiesen werden.

Nachteile für Arbeitnehmer

Isolation: Remote-Arbeit kann für Menschen isolierend sein, insbesondere wenn sie allein leben. Die Anpassung an ein Hybridbüro kann für diejenigen schwierig sein, die es schätzen, von Menschen umgeben zu sein und mit ihnen physisch zu sprechen, wenn sie auf ein Problem stoßen. Ein Teil der Woche in einer isolierten Umgebung zu arbeiten, kann zu psychischen Problemen wie Depressionen führen.

Ablenkungen: Während Büros ihre eigenen Ablenkungen bieten, kann das Arbeiten von zu Hause aus aus verschiedenen Gründen ablenkend sein. Der einfache Zugang zum Fernseher, die Versuchung, vom Bett aus zu arbeiten oder auf dem Sofa zu faulenzen, kann die Produktivität beeinträchtigen. In ähnlicher Weise kann es Sie auch daran hindern, Ihre Arbeit zu erledigen, wenn sich laute Personen in Ihrem Haus befinden, egal ob es sich um Mitbewohner, Familienmitglieder oder Kinder handelt.

Mangel an Routine: Wenn es keine festen Tage gibt, an denen alle im Büro sind, kann es schwierig sein, im Laufe der Arbeitswoche eine Routine aufrechtzuerhalten. Regelmäßig in ein Büro zu gehen, kann für diejenigen, die ihre Tage ähnlich gestalten möchten, ein Trost sein – eine Bus- oder Zugfahrt, ein Hallo an bekannte Gesichter und die Bestellung ihres Stammgastes im örtlichen Café. Ohne Routine haben manche Menschen möglicherweise Schwierigkeiten, ihre Arbeitswoche zu organisieren.

Technische Probleme: Der Wechsel von einem Bürocomputer zu einem Laptop kann für Mitarbeiter schwierig sein, die von den größeren Monitoren und den besseren technischen Spezifikationen der Arbeitsplatzhardware profitieren. Wenn Mitarbeiter außerdem Probleme mit ihrer Ausrüstung haben, gibt es keinen IT-Support vor Ort, der ihnen helfen kann – und die Mitarbeiter sind möglicherweise gezwungen, in letzter Minute ins Büro zu reisen, um das Problem zu beheben, oder müssen die Arbeit für den Tag aufgeben.

So richten Sie ein Hybridbüro ein

Diese vier Schritte bringen Sie auf den richtigen Weg, um ein erfolgreiches Hybridbüro einzurichten.

Erstellen Sie eine klare Richtlinie

Die Einführung einer Hybridbüro-Richtlinie stellt sicher, dass die Mitarbeiter verstehen, was von ihnen erwartet wird. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie die folgenden Fragen beantwortet:

Wer kann remote arbeiten? – Geben Sie die Positionen an, die remote bearbeitet werden können, und machen Sie deutlich, wer jeden Tag physisch anwesend sein muss.

Wann kommen die Mitarbeiter? – Machen Sie deutlich, wann die Mitarbeiter im Büro erwartet werden. Hier haben die Arbeitsplätze die größte Flexibilität. Sie können feste „Bürotage“ festlegen oder bestimmte Abteilungen an bestimmten Tagen kommen lassen. Vielleicht müssen bestimmte Tage des Monats aufgrund von Veranstaltungen, internen Besprechungen oder Kundenbesprechungen im Büro stattfinden.

Wie sind die Arbeitszeiten? – Beschreiben Sie, wie die Arbeitszeiten sein werden. Wenn sie flexibler werden, machen Sie dies in der Richtlinie deutlich. Wenn die Arbeitszeiten gleich bleiben, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wissen, dass sie sich jeden Morgen bis zu einer bestimmten Zeit anmelden oder im Büro sein müssen.

Welche Technologie wird bereitgestellt? – Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wissen, wie ihr Remote-Arbeitsplatz aussehen wird. Wenn die vorherige Einrichtung Computer waren, erhalten die Mitarbeiter jetzt Laptops, die sie für Remote-Tage als Teil eines Anywhere-Operation-Modells mit nach Hause nehmen können? Werden sie Remote-Bürogeräte wie einen Laptop oder einen Bürostuhl kaufen? Welche Standards müssen die einzelnen Laptops erfüllen, z. B. eine funktionierende Webcam und ein Mikrofon für Videoanrufe? Welche Tools und Apps müssen auf den Laptops installiert sein – und was müssen die Mitarbeiter wissen, um effektiv von zu Hause aus arbeiten zu können?

Welche Sicherheitsmaßnahmen sind vorhanden? – Sicherheitsprotokolle sind bereits eine wichtige Überlegung, aber da sich Mitarbeiter jetzt von ihren gewählten Standorten aus im Firmenintranet anmelden oder auf Unternehmensressourcen zugreifen können, stellen Sie sicher, dass Grundregeln vorhanden sind. Mitarbeiter müssen beispielsweise möglicherweise private Netzwerke verwenden, um auf eingeschränktes Material zuzugreifen, oder Sie stellen allen Mitarbeitern ein VPN-Abonnement zur Verfügung, das sie für ihre Online-Aufgaben verwenden können.

Konfigurieren Sie Ihre Bürofläche neu

Entscheiden Sie, ob Sie mit einem hybriden Arbeitsmodell die gleiche Bürofläche benötigen. Sie können beispielsweise verkleinern und Betriebskosten sparen, wenn täglich weniger Mitarbeiter physisch anwesend sind. Wenn der Schwerpunkt der Bürotage zunehmend auf Zusammenarbeit und Besprechungen liegt, muss der Raum möglicherweise neu angeordnet werden, um diese Aktivitäten zu erleichtern. Reihen von Schreibtischen und Computern sind nicht unbedingt geeignet, wenn Sie Mitarbeiter für einen Tag mit Besprechungen einladen. Stellen Sie auch sicher, dass der Büroraum entsprechend eingerichtet ist, wenn er hauptsächlich für den Empfang von Kunden genutzt wird. Stellen Sie insgesamt sicher, dass der Büroraum als zentraler Knotenpunkt fungiert und weiterhin die Organisationswerte widerspiegelt.

Investieren Sie in die richtigen Technologien und Tools

Remote-Arbeit macht den Zugang zu bestimmten Tools und Technologien unerlässlich. In der Hybrid-Arbeitsrichtlinie haben Sie die Ausrüstung festgelegt, die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird, z. B. Laptops, Headsets und Webcams. Zusätzliche Ressourcen wie Softwarelizenzen und der Zugriff auf webbasierte Plattformen sind ebenfalls erforderlich, und die Cloud-Transformation kann als Teil des Übergangs zu einem Hybridbüro-Modell erforderlich sein. Hier sind einige der wichtigsten Dinge für Remote-Arbeit:

Projektmanagement-Tools – Die Überwachung von Projekten und die Förderung der Zusammenarbeit von Mitarbeitern, die entweder im Büro oder remote arbeiten, ist von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter Konten auf einem ausgewählten Projektmanagement-Tool wie Asana, Jira, Monday oder Trello haben, und dokumentieren Sie dort alle Aktualisierungen.

Kommunikationsplattformen – Stellen Sie sicher, dass eine Plattform für die tägliche Kommunikation ausgewählt wird, z. B. Microsoft Teams oder Slack, und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter in der Verwendung geschult sind. Diese Plattformen werden für 1-2-1-Gespräche, Gruppenchats und virtuelle Besprechungen verwendet.

Dateiverwaltungslösungen – Das Teilen, Zusammenarbeiten und Entwickeln von Ergebnissen ist viel einfacher, wenn Dateien in einem Cloud-basierten System gespeichert werden. Eine Plattform wie Google Drive oder Microsoft Sharepoint kann alle Unternehmensinformationen und Mitarbeiterdokumente hosten.

Entwickeln Sie eine hybride Arbeitskultur

Es gibt mehrere Merkmale, die eine erfolgreiche hybride Arbeitskultur ausmachen:

• Priorisiert Vertrauen und Zusammenarbeit, damit sich die Mitarbeiter bei der Remote-Arbeit wohlfühlen
• Stellt sicher, dass alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Arbeitsort in den Alltag einbezogen werden
• Belohnt eine innovative Arbeitskultur, in der Mitarbeiter Anpassungsfähigkeit zeigen
• Plant soziale Veranstaltungen, sowohl persönlich als auch virtuell, um die Bindungen zwischen Kollegen zu stärken
• Konzentriert sich auf das Wohlbefinden, indem regelmäßige Check-ins angeboten und bei der Schaffung einer durchweg komfortablen Arbeitsumgebung geholfen wird
• Fördert die berufliche Entwicklung mit Leistungsbeurteilungen und Schulungsmaterialien

Die Zukunft des Hybridbüros

Obwohl die Technologie zur Unterstützung hybrider Büromodelle seit Jahrzehnten existiert, haben Unternehmen gezögert, einen flexibleren Ansatz für die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter zu wählen. Über die Hälfte der Teilnehmer der McKinsey State of Organizations Survey gaben an, dass sich ihre Teamleiter unwohl oder kaum wohl dabei fühlten, Remote- oder Hybrid-Teams zu führen. Die Pandemie hat jedoch den Wunsch der Mitarbeiter nach flexiblerem Arbeiten geweckt. Eine Umfrage von Zippia aus dem Jahr 2023 zeigt, dass 44 % der US-amerikanischen Arbeitnehmer ein hybrides Arbeitsmodell bevorzugen. Die Umfrage ergab auch, dass 75 % der US-Unternehmen ein dauerhaftes hybrides Arbeitsmodell nutzen oder planen, es einzuführen, 55 % der Mitarbeiter mindestens drei Tage pro Woche remote arbeiten möchten und 63 % der wachstumsstarken Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell mit dem Titel „Produktivität überall“ nutzen.

Trends deuten daher darauf hin, dass sich die Bürolandschaft dauerhaft verändert hat. Es ist unwahrscheinlich, dass wir dicht gedrängte, offene Büroräume sehen werden. Große Büros werden weiterhin das Zentrum für Unternehmen bleiben – aber es ist höchst unwahrscheinlich, dass viele Organisationen alle ihre Mitarbeiter auffordern werden, wieder Vollzeit im Büro zu arbeiten. Wenn kleine Gruppen von Mitarbeitern gelegentlich im Büro arbeiten, kann dies die Unternehmenskultur und Kameradschaft bewahren, die nicht unbedingt mit Technologien wie Videoanrufen repliziert werden kann. Es wird jedoch nicht mehr die Art und Weise sein, wie Unternehmen 100 % der Zeit arbeiten – da der zukünftige Arbeitsplatz wahrscheinlich eine Mischung aus Remote- und Büroarbeit sein wird. Letztendlich ist Technologie der Schlüssel, um Mitarbeiter miteinander verbunden zu halten und reibungslose Arbeitsabläufe zu gewährleisten, wobei die digitale Transformation für den Erfolg von Organisationen immer wichtiger wird.