Qu’est-ce qu’un bureau hybride ?

Les travailleurs et les employeurs bénéficient d’une flexibilité accrue avec une main-d’œuvre hybride. Ils peuvent collaborer en personne pour des réunions, des formations et d’autres activités sociales pendant les jours de bureau, puis bénéficier d’environnements plus calmes pour une productivité accrue lorsqu’ils travaillent à domicile.

Les lieux de travail offriront une gamme de différents arrangements de bureau hybride. Par exemple :

• Les employeurs peuvent ne louer des espaces de bureau que certains jours de la semaine ou du mois
• Les employés peuvent venir à des jours fixes de la semaine, par exemple, les lundis et mardis, puis travailler à distance le reste de la semaine
• Les employés peuvent venir à des jours fixes du mois, par exemple, pour des réunions hebdomadaires ou bimensuelles
• Les employeurs peuvent avoir réduit leur espace de bureau après la pandémie et n’avoir de place que pour un nombre limité d’employés au bureau par jour
• Les employeurs peuvent adopter un horaire hybride flexible où les employés peuvent choisir quand ils travaillent à distance ou quand ils viennent au bureau
• Les employeurs peuvent adopter une politique privilégiant le travail à distance, où il est supposé que les gens travailleront de chez eux – mais certains jours, ils peuvent être tenus de venir de manière ponctuelle. Ils sont également libres de travailler au bureau quand ils le souhaitent

Quand le bureau hybride a-t-il commencé ?

Les bureaux hybrides existent depuis que l’internet permet aux gens de travailler. Au fil du temps, le nombre de personnes travaillant dans un environnement de bureau hybride a régulièrement augmenté. Par exemple, les données du recensement américain révèlent qu’en 2010, 13,4 millions de personnes travaillaient au moins un jour par semaine à domicile, soit une augmentation de 35 % depuis 1997. Les confinements liés à la COVID-19 ont forcé les lieux de travail à devenir entièrement à distance ou du moins à offrir des modèles de travail hybrides lorsque c’était possible. Lorsque les restrictions ont commencé à s’assouplir, de nombreux employés sont retournés au bureau – mais pas dans la même mesure qu’avant la pandémie. En effet, une étude de McKinsey montre qu’à l’automne 2022, les travailleurs allaient au bureau en moyenne seulement 3,5 jours par semaine – 30 % de moins que les normes d’avant la pandémie. Alors que certaines entreprises fonctionnaient déjà avec des bureaux hybrides avant la COVID-19, la pandémie a conduit un plus grand nombre d’entreprises à pivoter pour offrir ce modèle après les restrictions de confinement. En fait, un lieu de travail hybride devient rapidement la « Nouvelle Normalité », Gartner prévoyant que 39 % des travailleurs du savoir dans le monde travailleront de manière hybride d’ici la fin de 2023.

Avantages d’un bureau hybride

Les bureaux hybrides offrent des avantages tant pour les employeurs que pour les employés.

Avantages pour les employeurs

Attirer et retenir les meilleurs talents : Offrir un environnement de travail flexible rend votre lieu de travail plus attrayant pour les employés potentiels et favorise la rétention des employés. La recherche de McKinsey sur la flexibilité au travail révèle que, parmi ceux qui préfèrent les modèles de travail hybrides, 71 % disent qu’ils sont susceptibles de chercher d’autres opportunités si leurs employeurs actuels abandonnent ces modèles. Les employeurs reconnaissent de plus en plus qu’ils passeront à côté des meilleurs talents en insistant sur une présence au bureau à 100 % du temps.

Réduire les coûts d’espace de bureau : Les entreprises n’ont pas à dépenser autant pour l’espace de bureau si elles n’hébergent pas l’ensemble de leur effectif chaque jour de la semaine. En réduisant la taille ou en n’ouvrant le bureau que certains jours, les coûts de fonctionnement et de location seront réduits – et ces fonds peuvent être réinvestis dans d’autres domaines de l’entreprise.

Améliorer la productivité des employés : Au plus fort de la pandémie, 58 % des dirigeants ont rapporté que la productivité des employés individuels s’était améliorée. La réalité est que certaines personnes sont plus productives en travaillant à domicile. Par conséquent, créer des jours dédiés aux activités basées au bureau telles que les réunions et la formation, parallèlement à des jours spécifiques où les gens peuvent se concentrer et accomplir leurs tâches, peut entraîner une amélioration de la productivité des employés.

Favoriser la confiance En donnant aux employés la flexibilité de travailler dans un environnement de bureau et dans un lieu de leur choix, les employeurs indiquent qu’ils font confiance à la main-d’œuvre pour accomplir le travail, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Les employés apprécieront de ne pas se sentir constamment surveillés et que l’on puisse compter sur leur production.

Avantages pour les employés

Améliorer l’équilibre travail-vie personnelle : Les employés ayant des responsabilités telles que la garde d’enfants ou qui doivent jongler avec des rendez-vous – du médecin au plombier – bénéficieront de la flexibilité de travailler à domicile quand c’est plus pratique. De plus, la réduction du temps de trajet signifie que les employés ont plus de temps à passer avec leur famille, leurs amis et leurs proches – ce qui se traduit par un meilleur équilibre travail-vie personnelle.

Réduire le stress : Certains employés peuvent ne pas bien performer dans des environnements entourés de gens ou se sentir sous pression en raison de la nature d’un bureau animé. Les niveaux de stress peuvent être gérés plus efficacement en ayant des jours définis où ils peuvent se reposer et se ressourcer, tout en accomplissant toujours leur travail.

Moins de distractions : Bien que les bureaux soient idéaux pour favoriser la collaboration, tenir des réunions, organiser des sessions de formation et socialiser avec les collègues, la réalité est que les lieux de travail sont une ruche de distractions. Que ce soit des pauses café régulières, rattraper les collègues pendant le déjeuner, ou recevoir des visiteurs dans l’espace, des heures peuvent passer sans que beaucoup de travail réel ne soit accompli. Travailler à domicile signifie que les gens peuvent concentrer toute leur attention sur des tâches spécifiques – et les accomplir sans distractions.

Dépenser moins : Que ce soit pour le trajet aller-retour au bureau, la garde d’enfants, les déjeuners au café local, ou les promeneurs de chiens, avoir plus de temps à la maison signifie que ces coûts peuvent être réduits. Les employés bénéficieront d’avoir plus de revenus disponibles et de la possibilité de réduire les coûts dans des domaines qui épuisaient leurs finances lorsqu’ils étaient basés au bureau à temps plein.

Inconvénients d’un bureau hybride

Bien que les bureaux hybrides fonctionnent bien pour de nombreuses entreprises, il y a quelques inconvénients à prendre en compte.

Inconvénients pour les employeurs

Convaincre les employés de venir au bureau Une fois que les employés commencent à profiter des avantages du travail à distance, tels que la réduction des coûts, l’augmentation de la productivité et un meilleur équilibre travail-vie personnelle, il peut être difficile de fournir une incitation à retourner au bureau. Lorsque les employés peuvent fournir des livrables plus rapidement et organiser des réunions, bien que virtuellement, il n’y a parfois aucun argument pour amener les gens dans un environnement de bureau. De plus, si les employeurs exigent que les gens viennent à temps plein, ils risquent de perdre les meilleurs talents – car les gens pourraient partir travailler pour un employeur qui offre un modèle de bureau hybride ou de travail à distance.

Gérer deux expériences d’employés différentes Avec un bureau hybride, il y a deux expériences de travail distinctes – la journée au bureau et la journée de travail à distance. Les employeurs sont chargés de maintenir les deux environnements et de s’assurer que les opérations commerciales se déroulent sans heurts, quel que soit l’endroit où les gens se trouvent. Certains jours, il peut y avoir une partie des gens au bureau tandis que d’autres travaillent à distance, et gérer deux environnements simultanément peut présenter des défis uniques.

Développer une culture d’entreprise Le rapport social ne se génère pas lorsque les gens ne sont pas toujours au bureau. Selon le rapport Hubspot 2023 sur le travail hybride, 33 % des employés flexibles trouvent que la création de relations est le plus grand défi du travail avec une équipe hybride. De plus, les chances de maintenir une culture d’entreprise cohésive diminuent avec un bureau hybride. Les personnes travaillant dans différents départements peuvent ne jamais se voir ou même savoir qu’elles travaillent pour l’entreprise, alors qu’un bureau ouvert aide à faciliter la collaboration interdépartementale.

Gérer l’espace de bureau Les bureaux hybrides doivent être soigneusement gérés pour que l’espace ne soit pas trop grand pour le nombre moyen de personnes venant chaque jour, car cela serait un gaspillage d’argent. À l’inverse, une réduction trop importante pourrait entraîner une surpopulation si la majorité du bureau venait un certain jour. Par conséquent, les employeurs sont chargés de s’assurer que le hub central est soigneusement géré – ils peuvent avoir besoin d’établir un calendrier pour s’assurer que suffisamment de bureaux sont alloués au personnel.

Inconvénients pour les employés

Isolement : Le travail à distance peut être isolant pour les gens, en particulier s’ils vivent seuls. S’adapter à un bureau hybride peut être difficile pour ceux qui apprécient de travailler entourés de gens et de leur parler physiquement lorsqu’ils rencontrent un problème. Passer une partie de la semaine à travailler dans un environnement isolé peut conduire à des problèmes de santé mentale tels que la dépression.

Distractions : Bien que les bureaux offrent leurs propres distractions, travailler à la maison peut être distrayant pour différentes raisons. Avoir un accès facile à la télévision, la tentation de travailler depuis le lit, ou se prélasser sur le canapé peuvent tous nuire à la productivité. De même, avoir des personnes bruyantes chez soi, qu’il s’agisse de colocataires, de membres de la famille ou d’enfants, peut également empêcher de travailler.

Manque de routine : S’il n’y a pas de jours fixes pour que tout le monde soit au bureau, il peut être difficile de maintenir une routine au cours de la semaine de travail. Aller régulièrement au bureau peut apporter du confort à ceux qui aiment que leurs journées se déroulent de manière similaire – prendre le bus ou le train, dire bonjour à des visages familiers et commander leur habituel dans le café local. Sans routine, certaines personnes peuvent avoir du mal à organiser leur semaine de travail.

Problèmes technologiques : Passer d’un ordinateur de bureau à un ordinateur portable peut être difficile pour les personnes bénéficiant des grands écrans et des spécifications techniques supérieures du matériel de bureau. De plus, si les gens rencontrent des problèmes avec leur équipement, il n’y a pas de support informatique sur place pour les aider – et les employés peuvent être forcés de se rendre au bureau à la dernière minute pour résoudre le problème, ou devoir abandonner le travail pour la journée.

Comment mettre en place un bureau hybride

Ces quatre étapes vous mettront sur la bonne voie pour mettre en place un bureau hybride réussi.

Créer une politique claire

La mise en place d’une politique de bureau hybride garantira que les employés comprennent ce qui est attendu d’eux. Assurez-vous que la politique réponde aux questions suivantes :

Qui peut travailler à distance ? – Définissez les postes qui peuvent être occupés à distance et soyez clair sur qui doit être physiquement présent chaque jour.

Quand les employés viendront-ils au bureau ? – Précisez clairement quand les travailleurs seront attendus au bureau. C’est là que les lieux de travail ont le plus de flexibilité. Ils peuvent stipuler des « jours de bureau » fixes ou faire venir certains départements certains jours. Peut-être que certains jours du mois doivent être basés au bureau en raison d’événements, de réunions internes ou de réunions avec les clients.

Quelles sont les heures de travail ? – Décrivez quelles seront les heures de travail. Si elles deviennent plus flexibles, précisez-le clairement dans la politique. Si les heures de travail restent les mêmes, assurez-vous que les employés savent qu’ils doivent être connectés ou au bureau à une certaine heure chaque matin.

Quelle technologie est fournie ? – Assurez-vous que les employés savent quel sera leur équipement de travail à distance. Si l’installation précédente était des ordinateurs de bureau, les employés recevront-ils maintenant des ordinateurs portables à emporter chez eux pour les jours de travail à distance dans le cadre d’un modèle d’exploitation en tout lieu ? Achèteront-ils de l’équipement de bureau à distance, comme un ordinateur portable ou une chaise de bureau ? Quelles normes chaque ordinateur portable doit-il respecter, comme avoir une webcam et un microphone fonctionnels pour les appels vidéo ? Quels outils et applications doivent être installés sur les ordinateurs portables – et que doivent savoir les employés pour travailler efficacement depuis chez eux ?

Quelles mesures de sécurité sont en place ? – Les protocoles de sécurité sont déjà une considération majeure, mais avec la possibilité pour les employés de se connecter à l’intranet de l’entreprise ou d’accéder aux ressources de l’entreprise depuis les lieux de leur choix, assurez-vous que des règles de base sont en place. Par exemple, les employés peuvent avoir besoin d’utiliser des réseaux privés pour accéder à des documents restreints, ou vous pouvez fournir un abonnement VPN à tous les employés pour leurs tâches en ligne.

Reconfigurez votre espace de bureau

Décidez si vous avez besoin du même espace de bureau avec un modèle de travail hybride. Par exemple, vous pourriez être en mesure de réduire la taille et d’économiser sur les coûts de fonctionnement si moins d’employés sont physiquement présents chaque jour. Si l’accent des jours de bureau sera de plus en plus mis sur la collaboration et les réunions, alors l’espace peut avoir besoin d’être réorganisé pour faciliter ces activités. Des rangées de bureaux et d’ordinateurs ne seront pas nécessairement appropriées si vous faites venir des employés pour une journée de réunions. De même, si l’espace de bureau sera principalement utilisé pour accueillir des clients, assurez-vous qu’il soit organisé en conséquence. Dans l’ensemble, assurez-vous que l’espace de bureau agisse comme un centre névralgique et reflète toujours les valeurs de l’organisation.

Investissez dans la bonne technologie et les bons outils

Le travail à distance rend l’accès à certains outils et technologies vital. Dans la politique de travail hybride, vous aurez défini l’équipement qui sera fourni aux travailleurs, comme des ordinateurs portables, des casques et des webcams. Des ressources supplémentaires telles que des licences logicielles et l’accès à des plateformes web seront également nécessaires, et une transformation cloud peut être nécessaire dans le cadre du passage à un modèle de bureau hybride. Voici quelques-uns des éléments essentiels pour le travail à distance :

Outils de gestion de projet – Il est essentiel de suivre les projets et de favoriser la collaboration des employés, qu’ils soient au bureau ou en travail à distance. Assurez-vous que tous les employés ont des comptes sur un outil de gestion de projet choisi, comme Asana, Jira, Monday ou Trello, et documentez toutes les mises à jour à cet endroit.

Plateformes de communication – Assurez-vous qu’une plateforme est choisie pour la communication quotidienne, comme Microsoft Teams ou Slack, et assurez-vous que tout le personnel est formé à son utilisation. Ces plateformes seront utilisées pour les conversations en tête-à-tête, les discussions de groupe et les réunions virtuelles.

Solutions de gestion de fichiers – Le partage, la collaboration et le développement de livrables sont beaucoup plus faciles lorsque les fichiers sont stockés sur un système basé sur le cloud. Une plateforme comme Google Drive ou Microsoft Sharepoint peut héberger toutes les informations de l’entreprise et les documents des employés.

Développez une culture de travail hybride

Une culture de travail hybride réussie présente plusieurs caractéristiques :

• Priorise la confiance et la collaboration afin que les employés se sentent à l’aise de travailler à distance
• S’assure que tous les employés sont inclus au quotidien, quel que soit leur lieu de travail
• Valorise une culture de travail innovante avec des employés faisant preuve d’adaptabilité
• Planifie des événements sociaux, à la fois en personne et virtuels, pour renforcer les liens entre collègues
• Met l’accent sur le bien-être en proposant des points réguliers et en aidant à créer des environnements de travail constamment confortables
• Favorise le développement professionnel avec des évaluations de performance et des supports de formation

L’avenir du bureau hybride

Bien que la technologie pour faciliter les modèles de bureau hybrides existe depuis des décennies, les entreprises ont hésité à adopter une approche plus flexible du travail des employés. Plus de la moitié des répondants à l’enquête de McKinsey sur l’état des organisations ont indiqué que leurs chefs d’équipe étaient soit mal à l’aise, soit à peine à l’aise pour diriger des équipes à distance ou hybrides. Cependant, la pandémie a suscité le désir des employés de travailler de manière plus flexible. Une enquête de 2023 de Zippia révèle que 44 % des employés américains préfèrent un modèle de travail hybride. L’enquête a également révélé que 75 % des entreprises américaines utilisent ou prévoient de mettre en place un modèle de travail hybride permanent, 55 % des employés souhaitent travailler à distance au moins trois jours par semaine, et 63 % des entreprises à forte croissance utilisent un modèle de travail hybride « productif partout ».

Les tendances indiquent donc que le paysage des bureaux a été modifié de façon permanente. Il est peu probable que nous revoyions des espaces de bureau ouverts et densément peuplés. Les grands bureaux resteront le centre des affaires, mais il est très peu probable que de nombreuses organisations demandent à tous leurs employés de revenir au travail de bureau à temps plein. Avoir de petits groupes d’employés travaillant occasionnellement au bureau peut préserver la culture d’entreprise et la camaraderie qui ne peuvent pas nécessairement être reproduites avec des technologies telles que les appels vidéo. Cependant, ce ne sera plus la façon dont les entreprises fonctionnent 100 % du temps – car le futur lieu de travail sera probablement un mélange de travail à distance et au bureau. En fin de compte, la technologie est la clé pour maintenir les employés connectés et assurer des flux de travail fluides, la transformation numérique devenant de plus en plus importante pour le succès organisationnel.