Qu’est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?
La gestion du cycle de vie des contrats est le processus de traitement des contrats. Il est important de suivre une série d’étapes du début à la fin. Cette configuration aide les collaborateurs à gérer les contrats de manière fluide, en réduisant les erreurs et en s’assurant que tout le monde respecte les règles.
Le CLM ne peut être ignoré dans le monde du travail actuel. Les statistiques montrent que le marché mondial de la gestion du cycle de vie devrait atteindre 3,69 milliards de dollars d’ici 2032. De plus, la gestion des contrats impacte une part importante de la main-d’œuvre (32 %), selon les conclusions de World Commerce & Contracting. Dans cette optique, il est impératif pour les entreprises de comprendre la gestion du cycle de vie des contrats et d’utiliser les outils numériques mis à leur disposition.
Quelles sont les étapes clés de la gestion du cycle de vie des contrats ?
Naviguer dans le parcours d’un contrat implique une série d’étapes importantes, garantissant son bon fonctionnement du début à la fin. Cela comprend des phases telles que la définition du contenu du contrat et l’obtention de l’accord de toutes les parties. Une fois l’accord conclu, tout le monde le signe pour l’officialiser. Ensuite, les parties doivent exécuter ce que le contrat stipule. Enfin, on analyse l’efficacité du contrat et on examine les moyens de l’améliorer pour la prochaine fois. Voici un aperçu plus détaillé de ce qui est généralement impliqué :
Initiation
- Décider si un contrat est nécessaire
- Définir ce que le contrat inclura
- Déterminer qui sera impliqué
Rédaction ou élaboration
- Établir les conditions générales
- Décrire les responsabilités des parties impliquées
- Inclure les échéances et autres détails importants
Négociation
- Les parties impliquées peuvent discuter des conditions générales
- Il peut y avoir des allers-retours jusqu’à ce que tout le monde soit d’accord
- Elles voudront que le contrat profite à tous
Approbation
- Le contrat peut nécessiter une révision
- Ceci s’applique s’il y a des parties prenantes concernées au sein des entreprises
- Après révision, les conditions finalisées seront approuvées
Exécution
- Tout le monde signe le contrat, le rendant officiel
- Le document est désormais juridiquement contraignant
Gestion des obligations
- Les parties impliquées doivent remplir leurs devoirs
- Les systèmes CLM peuvent être en mesure de suivre et de gérer les obligations
Gestion de la conformité
- Les deux parties doivent respecter les termes du contrat tant qu’il est actif
- Le logiciel CLM peut disposer de fonctionnalités de suivi de la conformité
- Cela permettra de vérifier si les personnes respectent les conditions et les exigences
Renouvellement ou résiliation
- Le contrat peut comporter des dates de fin fixées ou des clauses de résiliation
- Le logiciel CLM peut gérer le processus de renouvellement
- Il peut également résilier les contrats en suivant les règles qui ont été établies
Analyse et rapports
- Les systèmes CLM disposent souvent de fonctionnalités de reporting et d’analyse
- Ils donneront un aperçu de la performance du contrat
- Les utilisateurs peuvent également identifier tout problème de conformité
- Des opportunités d’amélioration peuvent également être trouvées
Gestion du cycle de vie des contrats vs gestion des contrats
La gestion du cycle de vie des contrats et la gestion des contrats peuvent sembler être le même concept, mais ce sont en réalité des termes distincts :
- La gestion des contrats se concentre sur les tâches quotidiennes liées aux contrats individuels
- La gestion du cycle de vie des contrats adopte une vision plus large, visant à améliorer l’efficacité, à réduire les risques et à maximiser la valeur tirée de tous les contrats de l’organisation
Voici un aperçu plus granulaire :
| Gestion du cycle de vie des contrats | Gestion des contrats | |
|---|---|---|
| Définition | Traiter les contrats du début à la fin. S’assurer que tout se passe comme prévu | S’occuper des contrats après leur signature. S’assurer qu’ils sont suivis correctement |
| Focus | Gérer les contrats tout au long de leur vie, de leur création à leur achèvement | Prendre soin des contrats une fois signés, en s’assurant qu’ils sont bien exécutés |
| Techniques | Établir des contrats. Automatiser le travail. Conserver les documents. Vérifier le bon déroulement des opérations. Analyser les contrats | Surveiller les contrats. Vérifier si les sections du contrat sont déployées à temps. Résoudre les problèmes. Modifier des sections dans les contrats. Examiner les risques. Gérer les relations |
| Objectifs | S’assurer que les contrats sont respectés. Tirer le meilleur parti des contrats. Éviter les problèmes. Maintenir de bonnes relations | S’assurer que les sections du contrat sont mises en œuvre. Tenir les promesses. Résoudre les problèmes. S’adapter aux changements. Maintenir de bonnes relations |
Traiter les contrats du début à la fin. S’assurer que tout se passe comme prévu
Gérer les contrats tout au long de leur vie, de leur création à leur achèvement
Établir des contrats. Automatiser le travail. Conserver les documents. Vérifier le bon déroulement des opérations. Analyser les contrats
S’assurer que les contrats sont respectés. Tirer le meilleur parti des contrats. Éviter les problèmes. Maintenir de bonnes relations
S’occuper des contrats après leur signature. S’assurer qu’ils sont suivis correctement
Prendre soin des contrats une fois signés, en s’assurant qu’ils sont bien exécutés
Surveiller les contrats. Vérifier si les sections du contrat sont déployées à temps. Résoudre les problèmes. Modifier des sections dans les contrats. Examiner les risques. Gérer les relations
S’assurer que les sections du contrat sont mises en œuvre. Tenir les promesses. Résoudre les problèmes. S’adapter aux changements. Maintenir de bonnes relations
Cas d’utilisation de la gestion du cycle de vie des contrats
Voici comment la gestion du cycle de vie des contrats peut se manifester sur le lieu de travail :
Contrats d’approvisionnement
- Une entreprise manufacturière utilise des contrats avec des fournisseurs pour acheter des matériaux.
- Elle gère ces contrats du début à la fin, en s’assurant que tout se passe bien.
- Cela l’aide à économiser de l’argent et à mieux travailler avec les fournisseurs.
Accords clients
- Un cabinet de conseil conclut des accords avec des clients pour fournir des services.
- Il gère ces accords du début à la fin, en s’assurant que tout est fait correctement.
- Cela l’aide à éviter les problèmes et à satisfaire les clients.
Accords de partenariat
- Une entreprise de logiciels s’associe à d’autres pour vendre ses produits.
- Elle gère ces accords du début à la fin, en s’assurant que les partenaires réussissent.
- Cela l’aide à développer son activité et à vendre plus de produits.
Avantages de la gestion du cycle de vie des contrats
Le fait de disposer d’un processus robuste de gestion du cycle de vie des contrats aide de la manière suivante :
Efficacité
La gestion du cycle de vie des contrats facilite le traitement des contrats du début à la fin, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
Conformité
Elle garantit que les contrats respectent les règles et les lois, réduisant ainsi le risque d’avoir des ennuis.
Standardisation
La gestion des contrats garantit que tout le monde utilise les mêmes règles et modèles, évitant ainsi toute confusion.
Contrôle des risques
Le processus aide à éviter les problèmes en suivant les dates importantes et en s’assurant que tout le monde respecte l’accord.
Visibilité et contrôle
Elle permet à chacun de voir ce qui se passe avec les contrats en temps réel et aide à faire de meilleurs choix.
Niveaux de satisfaction
En gérant bien les contrats, elle maintient la satisfaction des clients et des fournisseurs, renforçant ainsi la confiance.
Défis de la gestion du cycle de vie des contrats
L’utilisation d’une DAP pour aider au CLM permet d’atténuer des défis tels que :
Complexité
La gestion des contrats est difficile car elle implique de nombreuses étapes et de nombreuses personnes.
Processus fragmentés
Parfois, les contrats sont gérés à l’aide de systèmes et de méthodes différents, ce qui peut entraîner des erreurs.
Risques de conformité
S’assurer que les contrats respectent les règles peut être délicat sans les bons outils.
Variabilité des contrats
Les contrats peuvent être différents les uns des autres, ce qui rend difficile le maintien de la cohérence.
Gestion du changement
Apporter des changements à la façon dont les contrats sont gérés peut être difficile si les gens ne veulent pas changer.
Comment les DAP peuvent-elles aider à la gestion du cycle de vie des contrats ?
Une plateforme d’adoption numérique (DAP) comme WalkMe.com peut soutenir et améliorer la gestion du cycle de vie des contrats. Voici comment : Création de contrats guidée Les DAP offrent une aide étape par étape et des tutoriels pour la création de contrats dans les logiciels CLM. Cela garantit que les utilisateurs comprennent comment cela fonctionne et remplissent les formulaires correctement.
| Comment WalkMe peut-il aider ? Les flux de travail guidés donnent aux utilisateurs des instructions étape par étape dans le logiciel CLM. Cela signifie moins d’erreurs et permet aux travailleurs d’en faire plus en moins de temps. |
Flux de travail automatisés Ces plateformes peuvent gérer des tâches répétitives dans les logiciels CLM. Les exemples incluent l’envoi de messages pour dire qu’un contrat est approuvé ou l’annonce qu’il est temps de le renouveler. Cela rend le processus plus fluide et réduit le risque d’erreurs.
| Comment WalkMe peut-il aider ? WalkMe Automation peut effectuer des tâches répétitives pour les employés. Les flux de travail automatisés peuvent également remplir des formulaires et être guidés pour accomplir des tâches simples similaires, rendant le processus plus fluide. |
Formation et intégration Le logiciel propose des leçons de formation et des guides étape par étape pour les logiciels CLM. Cela aide les gens à apprendre à utiliser la plateforme rapidement. Cela facilite la compréhension et l’utilisation du logiciel pour la gestion des contrats.
| Comment WalkMe peut-il aider ? WalkMe peut être superposé au logiciel CLM, offrant des Smart Walk-Thrus pour aider les nouveaux utilisateurs à apprendre à bien utiliser la plateforme. Cela accélère le processus d’apprentissage. |
Assistance en temps réel Les DAP peuvent donner aux gens des conseils et un soutien lorsqu’ils utilisent le logiciel CLM. Elles offrent des astuces, des suggestions et de l’aide pour tous les problèmes que les gens pourraient rencontrer en travaillant avec des contrats.
| Comment WalkMe peut-il aider ? WalkMe propose des ShoutOuts qui peuvent apparaître à des moments programmés. Ils peuvent également s’afficher en réponse à des personnes effectuant des tâches spécifiques dans le logiciel CLM. Ils sont utiles pour diriger les gens vers le soutien dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin. |
Histoires de réussite avec la gestion du cycle de vie des contrats
WalkMe a joué un rôle déterminant en aidant des entreprises de toutes formes et de toutes tailles à améliorer leurs processus de gestion du cycle de vie des contrats. Voici comment Nestlé a réussi grâce à la DAP.
Nestlé x WalkMe
Nestlé a travaillé avec Charlton House, un partenaire certifié WalkMe, pour créer du contenu WalkMe pour son interface SAP Ariba. En conséquence, ils ont constaté des délais d’exécution beaucoup plus courts pour les signatures de contrats et une expérience plus fluide pour leurs fournisseurs. De plus, l’entreprise a constaté une augmentation de 250 % des interactions des utilisateurs pour les champs critiques. En d’autres termes, les gens remplissent désormais des données précises, ce qui signifie que Nestlé a moins de tickets de support à traiter. Les scores NPS de Nestlé pour SAP Ariba ont bondi de 63 % depuis que WalkMe a été déployé sur la plateforme.
L’avenir de la gestion du cycle de vie des contrats avec les DAP
La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) devient plus sophistiquée lorsque le logiciel est intégré aux plateformes d’adoption numérique. Ces plateformes changent la façon dont les organisations gèrent les contrats. Elles rendent les processus plus fluides, aident les équipes à travailler ensemble, fournissent des informations utiles, garantissent le respect des règles et permettent une croissance facile. Avec les progrès technologiques, le CLM deviendra encore plus facile, aidant les organisations à gérer les contrats de manière plus efficiente et efficace.