Intégration des employés

Un guide complet sur l’intégration des employés

Votre guide complet sur l’intégration des employés. L’intégration des employés affecte les résultats financiers. Voici comment mettre en œuvre une approche d’intégration stratégique.

Qu’est-ce que l’intégration des employés ?

L’intégration des employés comprend tout, de la formation à l’intégration complète d’une nouvelle recrue dans le lieu de travail.

Si vous avez déjà commencé un nouvel emploi, vous connaissez « l’intégration ». C’est être accueilli dans l’équipe, être équipé de votre matériel et logiciels, et apprendre ce que vous allez réellement faire. C’est une série d’événements qui englobe de nombreux éléments : culturels, techniques et tout ce qui se trouve entre les deux.

Les domaines à couvrir lors de l’intégration de nouveaux employés comprennent :

• La culture d’entreprise et le contexte commercial
• Les outils et ressources pour être un membre productif de l’équipe
• Les politiques et documents internes
• L’installation du poste de travail et de l’équipement
• Les personnes et comment naviguer dans la hiérarchie

L’intégration des employés devrait être un processus stratégique qui peut durer jusqu’à un an. Une approche d’intégration solide réduit le roulement du personnel et peut aboutir à des travailleurs plus productifs et satisfaits.

Intégration vs. Orientation

L’intégration n’est pas la même chose que l’orientation. Voici un tableau qui montre les différences entre les deux :

1. Intégration

• Une série d’événements sur une période de temps, y compris l’orientation
• Adaptée à votre rôle spécifique au sein de l’entreprise
• Un processus, durant jusqu’à un an, pour intégrer un nouvel employé techniquement et culturellement

2. Orientation

• Un événement ponctuel pour accueillir les nouveaux employés dans une organisation
• Une occasion d’en apprendre sur la vision, la mission, la culture et l’histoire
• Peut inclure une visite du bureau, du bâtiment et de l’espace de travail

Quelle est la différence entre l’intégration des employés et la formation des employés ?

La formation des employés est une partie de l’intégration des employés – ce ne sont pas la même chose. Vous savez quand vous commencez un nouveau travail et que vous recevez un tas de paperasse à lire et à signer, un accueil chaleureux (espérons-le !), une description de poste, une visite des lieux, etc. ? Tout ce processus est l’intégration.

Mis à part peut-être l’aspect socialisation, apprendre les tenants et les aboutissants de votre rôle est souvent l’une des étapes les plus redoutées de l’intégration. La formation implique d’avoir quelqu’un que vous ne connaissez pas vous apprendre à faire votre travail et de pratiquer de nouvelles compétences et de naviguer dans des systèmes et logiciels (potentiellement inconnus). Cela peut être gênant et cela prend du temps, et ce temps entre l’ignorance et la maîtrise peut être un peu inconfortable. La formation fait cependant partie intégrante du début d’un nouvel emploi.

Il y a aussi une formation continue que les employés doivent suivre. Qu’il s’agisse de compétences spécialisées ou d’avoir à apprendre à utiliser de nouveaux logiciels, la formation et le développement sont une entreprise sans fin.

Histoire et contexte

Imaginez commencer un nouveau travail et que l’intégration des employés consiste à monter gratuitement dans un train, à aller jusqu’au bout de la voie, à recevoir une pioche, une pelle et quelques autres outils, et à se faire dire que votre travail consiste à ajouter 10 miles de voie par jour. C’est ainsi que c’était entre 1863 et 1869 pour ceux qui travaillaient sur le Premier chemin de fer transcontinental (le Pacific Railroad).

C’est pourquoi la recherche sur « la « socialisation organisationnelle » » – qui est essentiellement la façon dont les gens apprennent les règles de leur travail – a commencé. En 1979, les professeurs John Van Maanen et Edgar H. Schein ont commencé à se pencher sur le concept de ce qui deviendrait l’intégration des employés. Le duo a écrit un article discutant de la façon dont les nouveaux employés pourraient apprendre la culture et acquérir des connaissances sociales – de manière autonome, par essais et erreurs, et même par une période d’éducation et de formation suivie d’un apprentissage.

Des procédures d’intégration plus formelles ont depuis été formulées et mises en œuvre, basées sur cette recherche. Mais, même encore, les nouvelles recrues ont souvent des expériences très négatives, comme celle-ci. C’est en partie parce que 22 % des entreprises n’ont même pas de programme d’intégration formel, tandis que 49 % affirment que leur intégration est « quelque peu réussie ».

Avec des managers plus occupés que jamais, il y a souvent peu ou pas de temps pour se concentrer sur une intégration appropriée des employés. Bien que 93 % des employeurs croient qu’une expérience d’intégration positive est cruciale pour augmenter le taux de rétention, 29 % des employés estiment que leur organisation n’a pas fait un bon travail pendant l’intégration pour les préparer à leur poste.

Bien que la majorité des entreprises reconnaissent l’importance d’une intégration structurée, concevoir et initier une stratégie est l’un de ces éléments de la liste des tâches qui est régulièrement repoussé en bas de la liste.

Pourquoi l’intégration des employés est-elle importante ?

Considérant que le coût par embauche pourrait être aussi élevé que 6 110 $, les entreprises doivent être diligentes dans leur processus d’intégration. Prenez en compte que le coût de la perte d’un employé est d’environ 15 000 USD, et que les travailleurs qui ont une expérience d’intégration négative au cours de leurs 90 premiers jours sont deux fois plus susceptibles de chercher un autre emploi – il ne fait aucun doute que l’intégration des employés est de la plus haute importance.

Lorsque les employés sont efficacement intégrés, la rétention est plus élevée, ce qui signifie que le roulement est plus faible et cela se traduit par d’énormes économies de coûts pour les entreprises.

Ne pas avoir une séquence d’intégration structurée est en partie la raison pour laquelle plus d’un quart des employés quittent leur emploi dans les 3 premiers mois. Les nouvelles recrues sont plus susceptibles d’être satisfaites et de rester à leur poste plus longtemps lorsqu’il y a un processus solide en place.

L’intégration a également un effet durable sur la performance, l’engagement et la rétention des employés. Le Rapport sur la culture mondiale réalisé par O.C Tanner a révélé qu’une intégration réussie peut entraîner une augmentation de 70 % du sentiment d’appartenance, une augmentation de 37 % de la compréhension de leur objectif au sein de l’organisation, et une augmentation de 50 % de leur engagement.

Types d’intégration des employés

Informelle

Sans procédure formelle d’intégration, les employés sont jetés dans leur nouvel environnement de travail et laissés à eux-mêmes pour apprendre les ficelles. Il n’y a pas de processus clair et les nouvelles recrues doivent indépendamment demander de l’aide dont elles ont besoin. Peut-être y a-t-il une séquence approximative que les superviseurs suivent, mais sans une structure d’intégration formelle et stratégique, les employés doivent naviguer seuls dans le lieu de travail, les politiques et la hiérarchie.

Un processus d’intégration informel laisse les nouveaux employés se sentir incertains et avec un moral bas. Les organisations qui n’ont pas de programme d’intégration formel sont moins efficaces que celles qui en ont un.

L’intégration informelle et non structurée des employés n’est définitivement pas la voie à suivre.

Formelle

Vous l’avez deviné – l’intégration formelle implique un plan stratégique étape par étape pour intégrer les employés dans l’entreprise. Le programme d’intégration consiste en une série d’actions et de tâches qui enseignent à une nouvelle recrue son rôle, les objectifs et les attentes de l’entreprise, ainsi que les normes du lieu de travail.

L’intégration formelle réduit le stress inhérent au début d’un nouvel emploi et à la connaissance des collègues. C’est un processus répétable qui détaille chaque étape de la familiarisation avec un nouveau poste et une nouvelle organisation. Cette approche structurée diminue l’incertitude et l’anxiété que les gens ressentent généralement lorsqu’ils changent d’emploi et/ou d’entreprise. En fin de compte, une procédure formelle d’intégration aboutit à des travailleurs meilleurs, plus productifs et plus satisfaits.

Les responsables de l’intégration ou les superviseurs devraient passer en revue cette liste de contrôle avant la date de début d’une nouvelle recrue :

• De quels outils et logiciels ont-ils besoin ?
• Les autres appareils ou équipements dont ils pourraient avoir besoin sont-ils disponibles ?
• L’informatique a-t-elle configuré l’adresse e-mail, les informations de connexion et donné accès aux comptes nécessaires, etc. ?
• Où vont-ils s’asseoir ? Le poste de travail est-il propre et équipé ?
• Les clés de bureau, les cartes d’accès, les codes de sécurité sont-ils prêts à être utilisés ?
• Ont-ils reçu un pack de bienvenue ?
• Vous ou quelqu’un d’autre de l’entreprise les avez-vous contactés avant leur date de début ?

Tendances en matière d’intégration des employés

Pour vous assurer que votre entreprise est à jour sur les pratiques d’intégration, envisagez d’adopter ces tendances si vous ne l’avez pas déjà fait :

Pré-intégration

Imaginez ceci : après ce qui semble être d’innombrables entretiens, vous avez signé la bonne offre, et puis votre sonnette retentit – vous avez reçu un colis de votre nouvelle entreprise. Totalement inattendu et totalement génial ! Il n’y a pas de meilleure façon de faire cette première impression sur un nouvel employé qu’en le faisant se sentir bienvenu avant même qu’il ne mette les pieds dans le bureau. La plupart des grandes entreprises pratiquent la pré-intégration. Vous pouvez le faire en :

• Envoyant des articles promotionnels de l’entreprise à leur domicile
• Leur envoyant un message de bienvenue et de motivation par SMS
• Fournissant les premières étapes du processus par SMS

Ces actions montrent aux nouvelles recrues que votre entreprise veut s’engager avec elles et est enthousiaste et engagée à les avoir dans l’équipe.

Comme nous en parlerons plus tard, Twitter est très axé sur la pré-intégration. Ils mettent beaucoup d’efforts dans la période qui suit la signature d’une offre d’emploi jusqu’au moment où un nouvel employé s’assoit à son bureau pour la première fois.

Socialisation

Cette tendance fait référence à quelque chose de différent de la socialisation organisationnelle. La socialisation devient un élément plus courant des lieux de travail modernes. Les opportunités de socialiser construisent et renforcent les relations des employés avec leurs collègues – pensez aux déjeuners d’équipe, aux copains de travail, aux pauses café, etc. Et avoir de bonnes relations avec les collègues rend le lieu de travail plus agréable pour ses employés. Un employé est plus susceptible de rester plus longtemps à un emploi s’il s’entend bien avec ses collègues. En fait, 70 % des employés disent qu’avoir des amis au travail est l’aspect le plus important d’une vie professionnelle heureuse.

Square reconnaît l’importance de bonnes relations sur le lieu de travail et met l’accent sur sa « culture du café », offrant des opportunités régulières aux membres juniors de se connecter avec la direction senior. Il y a des présentations en table ronde et des discussions informelles en tête-à-tête qui permettent aux nouveaux talents de faire connaissance avec leurs collègues.

Personnalisation

Chacun apprend différemment. Personnaliser l’expérience d’intégration peut affecter la productivité d’un employé. Il est important de s’adapter aux différents styles d’apprentissage de chaque nouveau recruté. Cela peut se faire de la manière suivante :

• Vidéos de formation en ligne
• Un guide de réussite pour travailler dans votre entreprise
• Une vidéo d’une journée normale dans l’organisation
• Aperçu des politiques et procédures
• Une explication de l’importance de leur rôle
• Un guide sur la communication en milieu de travail

En matière de personnalisation, DigitalOcean remporte la palme. Les nouveaux employés reçoivent une note manuscrite, du champagne, des goodies de l’entreprise, et leur espace de travail est décoré d’un ballon – cela signale aux employés existants qu’il y a un nouveau membre de l’équipe à accueillir.

Comment l’intégration des employés a-t-elle évolué ?

Divers facteurs ont contribué aux changements concernant l’intégration des employés :

• Entreprises en concurrence pour les meilleurs talents
• Augmentation soudaine des travailleurs à distance
• Influence de l’intégration sur le turnover des employés
• Technologie en constante évolution
• Les RH et les managers sont plus occupés que jamais

Comme pour la plupart des processus dans notre monde moderne, dans la plupart des industries, l’intégration a été automatisée. Il n’est plus nécessaire de gérer une tonne de paperasse, d’identifier personnellement les problèmes et de courir après les employés pour qu’ils accomplissent les tâches assignées. Il existe des applications et des logiciels qui rationalisent l’ensemble du processus.

Une Plateforme d’Adoption Numérique offre des solutions d’intégration des employés en rationalisant l’utilisation des logiciels grâce à l’automatisation et à des processus inter-plateformes qui simplifient le travail. Il n’y a rien de plus rassurant pour un nouvel employé que de voir que l’utilisation de son logiciel sera rapide et fluide.

Télétravail : intégration des employés à distance

Il est tout aussi crucial d’avoir un programme d’intégration structuré pour les travailleurs à distance, compte tenu de l’augmentation du travail à domicile. Grâce aux divers outils et plateformes désormais disponibles, il est également plus facile que jamais d’intégrer à distance les nouveaux employés.

Étant donné que les employés à distance n’ont pas les mêmes opportunités d’intégration et de socialisation naturelles, ils nécessitent un processus d’intégration stratégique solide. Selon la complexité du poste, l’intégration à distance – tout comme l’intégration sur site – peut durer de quelques semaines à plusieurs mois. Pour certaines entreprises, l’intégration se poursuit pendant un an.

Un programme d’intégration à distance englobera tous les mêmes éléments que l’intégration sur site – une série de réunions virtuelles et de sessions de formation, ainsi que des formalités administratives, des rituels d’entreprise, et la façon dont les initiatives stratégiques et les OKR sont définis. Cependant, la livraison et l’interaction seront différentes car elles se feront numériquement.

Il existe des conseils et des meilleures pratiques en matière d’intégration à distance, car cela peut être plus difficile que de réaliser le processus au bureau. Voici quelques-unes des meilleures pratiques pour intégrer pleinement et soutenir les nouvelles recrues :

1. Créer un plan avec des étapes claires

L’intégration d’un employé à distance peut prendre plus de temps car il n’a pas l’avantage d’être sur le lieu de travail, d’absorber des informations de ses collègues et de son environnement. Assurez-vous que le chemin est clair et que les étapes sont connues. Veillez à planifier des réunions avec des ordres du jour, des liens, etc. Commencez par un plan qui couvre au moins les 90 premiers jours.

2. Envoyer aux employés un pack de bienvenue

Qu’il s’agisse simplement d’un pack de bienvenue numérique ou d’un colis livré au domicile de l’employé, envisagez d’envoyer un pack d’intégration/bienvenue avant le début de l’intégration. Incluez des informations générales – sous forme de texte et de vidéo – ainsi que des goodies de l’entreprise pour faire sentir les nouveaux employés bienvenus et créer un sentiment d’appartenance.

3. Leur donner un petit premier projet

Cela peut sembler évident, mais n’attendez pas d’un nouvel employé qu’il se lance directement dans de grands projets importants. Laissez-les s’échauffer et collaborer avec leur équipe ; permettez-leur d’apprendre un peu par eux-mêmes. Un projet simple ou à court terme offrira une opportunité de découverte de connaissances, de collaboration inter-équipes et de socialisation.

4. Intégrer en groupes lorsque c’est possible

Minimisez les redondances et les efforts en intégrant et formant les nouvelles recrues par cohortes. Rassembler des groupes de cette manière établit également un sentiment de communauté. Les nouveaux membres de l’équipe peuvent apprendre à se connaître plus rapidement et dans des cadres moins intimidants que le face-à-face. Cela pourrait également réduire le sentiment d’isolement.

5. Offrir un espace pour le feedback

Indépendamment de votre expérience en matière d’intégration – à distance ou sur site – demandez toujours des retours et offrez un espace sûr aux employés pour partager ce qui a bien fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Cela pourrait prendre la forme d’enquêtes administrées après chaque module, d’un point hebdomadaire, etc. Il y a toujours place à l’amélioration, et compte tenu de l’importance que l’intégration a sur le personnel et l’entreprise dans son ensemble, c’est simplement une bonne pratique commerciale d’améliorer constamment l’expérience.

6. Se connecter personnellement avec les nouvelles recrues

Établir une connexion avec les télétravailleurs est évidemment plus difficile que de le faire sur le lieu de travail. Alors, contactez les nouvelles recrues, permettez des introductions personnelles et des conversations pour apprendre à se connaître. Si possible, réunissez-vous régulièrement au siège social ou dans un bureau local. Sinon, rencontrez-vous pour des chats vidéo sur une base régulière. Prenez également le temps pour que votre équipe passe du temps ensemble, virtuellement, en participant à des activités et discussions non liées au travail. Alors que les gens pratiquent la distanciation sociale pendant la pandémie de COVID-19, ils ressentent un désir plus fort de se connecter avec leurs collègues à travers des jeux virtuels, des soirées cinéma et même des pauses café virtuelles.

7. Vérifier régulièrement auprès du nouveau personnel

Parfois, les nouveaux membres du personnel sont oubliés ou laissés à eux-mêmes car il y a d’autres questions plus urgentes à traiter. Cela affecte le moral et le sentiment d’appartenance d’une nouvelle recrue. Faites-en une priorité de planifier des entretiens réguliers pour voir comment les nouveaux membres s’adaptent, s’intègrent et se sentent dans leur rôle. C’est une excellente occasion d’obtenir des retours et d’évaluer votre employé et ses progrès dans le processus d’intégration.

Voici quelques points à vérifier pour vous assurer que vous intégrez vos employés à distance avec succès :

• Envoyez aux employés des liens vers des articles sur la culture de l’entreprise, des vidéos et la boutique de produits dérivés (le cas échéant).
• Fournissez le matériel informatique tôt, ainsi qu’un soutien pour configurer leur poste de travail à domicile.
• Planifiez une orientation (de groupe) via un appel en visioconférence. Fournissez l’ordre du jour et le manuel de l’employé à l’avance.
• Attribuez à votre nouvelle recrue un mentor/parrain et organisez un appel de présentation.
• Donnez aux employés le temps d’examiner tous les documents fournis et d’explorer le site web de l’entreprise, les outils et les ressources.
• Planifiez une orientation RH pour familiariser les employés avec le système RH, les avantages sociaux et signer les documents.
• Organisez une réunion avec le département informatique où les employés recevront leurs informations de connexion, des instructions sur les processus et le support informatique, et auront accès aux groupes de messagerie, etc.
• Planifiez un appel d’équipe pour les présentations. Passez en revue l’organigramme, les rôles, les responsabilités, les coordonnées, les calendriers d’équipe, etc.
• Encouragez toujours les retours d’information tout au long du processus.
• Planifiez et partagez des appels de suivi pour toute la durée de l’intégration
• Présentez les nouvelles recrues à toutes les personnes qu’elles doivent connaître.
• Formez-les ! Donnez-leur des tâches et des documents à lire pour s’assurer qu’ils comprennent leur rôle et leur position au sein de l’entreprise.

Formation des employés à distance

Évidemment, vous ne pouvez pas former les employés à distance de la même manière que vous formez le personnel qui travaille au bureau. Mais, tout comme vous utilisez (idéalement) une variété de méthodes lorsque vous formez des travailleurs en personne, vous devriez offrir la même gamme pour les employés qui travaillent à domicile.

Par exemple :

• Vidéos d’instruction
• Appels individuels
• Visioconférences individuelles et de groupe
• Documents à lire
• Tâches pratiques
• Un mentor

Meilleures pratiques et conseils

Il existe quatre niveaux distincts dans le processus formel d’intégration – les « éléments de base » d’une bonne intégration. Le professeur Tayla Bauer de l’Université d’État de Portland fait référence à ces 4 principes principaux comme « les Quatre C ».

Les quatre C sont :

• Conformité

Le niveau le plus bas, la conformité implique de familiariser les employés avec les réglementations et politiques légales de base.

• Clarification

Cette étape consiste à s’assurer que les travailleurs connaissent leur rôle et comprennent toutes les attentes.

• Culture

Une catégorie large, ce niveau englobe à la fois les normes organisationnelles formelles et informelles, donnant à l’employé un sens de la culture de l’entreprise.

• Connexion

Pensez aux relations interpersonnelles, au réseautage et à la socialisation avec les collègues.

La capacité d’une organisation à tirer parti de ces principes directeurs détermine sa stratégie globale d’intégration. La plupart des entreprises entrent dans l’une de ces trois catégories :

• Intégration passive (Niveau 1)

Naturellement, presque toutes les entreprises couvrent la Conformité lors de l’intégration formelle. Pour les entreprises qui pratiquent l’Intégration Passive, il peut y avoir une certaine forme de clarification des rôles, mais la Culture et la Connexion ne sont pas abordées. Il peut y avoir des moyens informels, mais il n’y a eu aucun effort concerté de la part des RH ou de quiconque pour rationaliser la tâche. Les agences à ce niveau peuvent avoir une liste de contrôle des tâches d’intégration à accomplir. L’Intégration Passive fonctionne dans une certaine mesure, mais elle n’est pas systématique.

• Intégration à haut potentiel (Niveau 2)

Lorsqu’une organisation couvre en profondeur la Conformité et la Clarification dans son intégration formelle et que la Culture et la Connexion sont abordées, le Niveau 2 – Intégration à haut potentiel – est atteint. Cependant, il n’y a toujours pas de processus établi dans l’ensemble.

• Intégration proactive (Niveau 3)

Dans une entreprise d’Intégration Proactive, ou de Niveau 3, les quatre éléments de base sont formellement traités. Il y a une approche systématique de l’intégration qui implique une stratégie de gestion des ressources humaines. Peu d’entreprises sont à ce niveau.

Certes, il n’y a pas d’approche unique pour l’intégration, mais il existe une formule générale :

Confiance en soi + Clarté du rôle + Intégration sociale + Connaissance de la culture de l’entreprise = Intégration réussie

Cela dit, il existe des meilleures pratiques spécifiques – et oui, l’intégration à distance et sur site partagent la plupart d’entre elles. Les meilleures entreprises, comme Twitter, Microsoft et Netflix, suivent ces meilleures pratiques communes pour l’intégration et le soutien des nouveaux talents :

1. Commencez tôt

N’attendez pas que votre nouvelle recrue franchisse la porte le premier jour pour commencer son intégration. Pour atteindre le statut d’Intégration Proactive, votre programme d’intégration doit commencer dès la phase de recrutement. L’intégration n’est pas un événement ponctuel ; elle doit commencer avant l’arrivée de l’employé. Comme le dit le PDG de BambooHR, Ben Peterson, « Si nous ne nous soucions pas de l’intégration avant l’arrivée de l’employé, alors nous sommes très en retard. » Avec d’autres documents nécessaires et des goodies amusants, fournissez aux candidats un aperçu réaliste du poste, car cela aide à établir la confiance entre l’employé et l’employeur avant même qu’ils n’entrent dans le bureau.

2. Préparez les ressources

Donnez à la nouvelle recrue ce dont elle a besoin pour réussir, même avant qu’elle n’entre dans le bureau. Présentez-la par e-mail et fournissez-lui toutes les ressources dont elle a besoin – à l’avance – pour naviguer dans l’environnement de travail et prendre un bon départ dès le premier jour. Pensez à inclure une lettre de bienvenue et des conseils spéciaux pour s’orienter dans leur nouvel environnement. Créez un plan de travail et un emploi du temps, et assurez-vous qu’ils reçoivent tous les détails sur leur nouveau rôle, la hiérarchie, etc.

3. Accueillez votre nouveau membre

Au-delà de présenter un nouveau membre de l’équipe avec un bel e-mail, pensez à d’autres façons de le faire se sentir plus accueilli.

• Décorez leur poste de travail et installez-le avec une plaque nominative, des cartes de visite et même un petit cadeau
• Organisez une petite fête/réunion de bienvenue pour les présentations en personne et le réseautage
• Donnez-leur un sac de goodies rempli de produits dérivés de l’entreprise

4. Facilitez et promouvez la connexion

Comme mentionné, connectez les nouveaux travailleurs et planifiez des rencontres avec les employés existants. Si les nouvelles recrues sont en mesure de créer des connexions significatives, elles resteront probablement plus longtemps et se sentiront mieux dans leur lieu de travail. Assurez-vous de les tenir informés sur qui est qui et comment l’entreprise est structurée. Réservez du temps pour des rencontres individuelles avec les managers, car 72% des nouvelles recrues disent que c’est très important pendant l’intégration.

5. Définissez les attentes pour le travail et le style de gestion

Une personne peut connaître son travail, en soi, mais souvent les attentes et le style de gestion sont incertains. En plus de fournir une description de poste, faites travailler votre nouvel employé sur des objectifs à court terme au cours de ses premières semaines et discutez du développement des compétences, du style de gestion et des opportunités d’avancement.

6. Attribuez un parrain ou un mentor

Dans une étude de BambooHR, il a été constaté que 56% des répondants estimaient qu’avoir un mentor sur le lieu de travail est très important, surtout au début. Un parrain peut aider à mettre une nouvelle recrue à niveau plus rapidement, faciliter l’intégration sociale et offrir un soutien pour les rendre plus productifs et satisfaits. Pensez à planifier des réunions mensuelles en plus des vérifications informelles. Avoir un parrain peut augmenter les niveaux de productivité – jusqu’à 97% !

7. Planifiez la formation et le développement

L’engagement des employés est la clé de la rétention et du bonheur des employés. Pourtant, selon une enquête menée par Achievers, seulement environ 30% des employés se sentent engagés dans leur travail. Créer un plan de formation et de développement commence par l’intégration. Faites un inventaire des compétences et décrivez les opportunités de formation complémentaire.

8. Donnez et demandez des retours

Il est recommandé de s’asseoir avec votre nouvelle recrue et de faire une évaluation informelle où vous donnez et recevez des retours concernant l’intégration. Assurez-vous de parler des points positifs, d’aborder les défis, de leur donner des opportunités de retour et de vous rendre disponible pour les questions.

9. Personnalisez l’expérience

Votre intégration doit s’aligner sur la culture et la marque de votre entreprise. Dynamisez le programme en impliquant les produits de l’entreprise ou des exercices de team-building. Et n’oubliez pas, chaque personne apprend différemment, alors personnalisez l’expérience en répondant au style d’apprentissage spécifique de votre nouvelle recrue, dans la mesure du possible.

10. Continuez le processus

N’oubliez pas : l’intégration est continue. Elle ne se termine pas simplement après la séquence formelle d’événements et de tâches ou lorsque vous sentez que votre employé « connaît les ficelles ». Continuez le processus en élargissant les connaissances de votre nouvelle recrue, en lui donnant des outils de retour, en utilisant la technologie quand vous le pouvez, et en étant cohérent.

Si vous avez déjà une approche d’intégration systématique en place mais que vous voulez l’améliorer, en plus des meilleures pratiques que nous venons de mentionner, voici quelques conseils rapides pour l’améliorer :

• Apprenez à connaître l’employé, ne vous contentez pas de le mettre à niveau
• Facilitez le réseautage et le mélange du nouveau personnel et du personnel existant
• Soyez clair sur les attentes et aidez les nouvelles recrues à fixer des objectifs
• Offrez des opportunités supplémentaires d’apprentissage et de développement
• Organisez des rencontres individuelles entre l’employé et le superviseur
• Demandez des retours sur la façon d’améliorer le processus

Microsoft : superstar de l’intégration des employés

Un excellent exemple d’intégration est Microsoft. Leur intégration commence le jour où un employé reçoit son offre et se poursuit pendant environ 6 mois. Microsoft comprend qu’il s’agit d’un processus continu à long terme.

Les aspects qui contribuent à l’approche d’intégration de premier ordre de Microsoft comprennent :

• Assurer une connexion chaleureuse dans les jours précédant l’arrivée des employés
• Avoir un ordinateur portable, une carte d’identité et d’autres équipements prêts pour le jour 1
• Une orientation énergisante des employés
• Un programme de parrainage/mentorat
• Donner et recevoir des retours tout au long du programme

Microsoft donne la priorité à cette touche personnelle, mais a dû pivoter rapidement avec l’arrivée de la pandémie de COVID-19. Comme l’explique la recrue récente Eran Samocha, son manager allait prendre l’avion pour le rencontrer dans le cadre de son intégration, et Eran se préparait à assister à l’orientation des nouveaux employés. Cependant, lorsque les ordres de rester à la maison ont été émis, tout le plan a changé. Mais les employés rencontrent toujours leur patron et leurs collègues – simplement de manière numérique.

Microsoft a connu quelques difficultés en cours de route, alors qu’ils essaient de rétablir leur programme d’intégration dans le monde virtuel, mais ils se concentrent toujours sur la connexion et les amitiés. Les nouvelles recrues sont encouragées à discuter entre elles et à organiser des groupes de discussion pour apprendre à se connaître. Les nouvelles recrues se voient attribuer un parrain d’intégration, qui est généralement local.

Avec leur intégration virtuelle fonctionnant maintenant assez bien, Microsoft établit des attentes claires dès le début – versions de logiciels à utiliser, comment s’inscrire aux avantages sociaux, ce que le travail implique, etc. Ils envoient également aux nouveaux employés l’appareil Microsoft de leur choix, avec des instructions claires sur la façon de le configurer.

Programmes d’intégration des employés les mieux notés

Sapling a classé Eventbrite, Twitter, Google, LinkedIn et Zapier parmi les meilleurs en matière d’intégration des employés. Leurs stratégies d’intégration supérieures ont les éléments suivants en commun :

• Investissement – Un programme d’intégration solide nécessite des investissements en temps et en argent.
• Accent sur la culture d’entreprise – Faire en sorte que les nouvelles recrues se sentent bienvenues et alignées avec les valeurs de l’entreprise.
• Démarrage précoce – S’assurer que tout est prêt avant qu’un employé ne commence est une clé du succès.
• Effort d’équipe – Impliquer toute l’équipe et mettre l’accent sur la communication.
• Feuille de route claire – Il doit y avoir un chemin clair et structuré pour l’intégration.
• Formation et développement – Fournir les bons outils et compétences pratiques pour que les employés apprennent leur rôle.
• Groupe de travail d’évaluation – Un comité avec des perspectives diverses dédié à la création de la solution d’intégration idéale.
• Définition d’objectifs – Un programme d’intégration robuste a des objectifs clairement définis.

Examinons un cas un peu plus en détail pour avoir une meilleure idée de ce à quoi ressemble un programme d’intégration des employés « le mieux noté ».

Le « Yes-to-desk » de Twitter

Comme son nom l’indique, l’intégration de Twitter se concentre sur la période entre le moment où une nouvelle recrue dit « oui » à une offre d’emploi et le moment où elle s’assoit à son bureau, en la rendant aussi accueillante et productive que possible. Twitter reconnaît évidemment l’efficacité du pré-embarquement.

Même avant le premier jour, il y a une séquence de plus de 75 étapes et transferts entre le Recrutement, les RH, l’IT et les Services généraux. Pendant ce temps, les nouveaux membres reçoivent une adresse e-mail, un t-shirt et des PDF colorés décrivant ce qui peut être attendu le premier jour. Une bouteille de vin les attend à leur bureau. Leur bureau est stratégiquement situé en fonction des personnes avec lesquelles ils travailleront.

Le premier jour, les nouvelles recrues prennent le petit-déjeuner avec le PDG (actuellement Jack Dorsey), suivi d’une visite du bureau et d’une formation de groupe sur les outils et systèmes qu’ils utiliseront.

Comprenant l’importance de la socialisation et la nature continue de l’intégration, Twitter organise un Happy Hour mensuel pour les nouvelles recrues auquel l’équipe de direction assiste également. Ils ont même des présentations le vendredi après-midi où les recrues récentes peuvent en apprendre davantage sur les projets en cours et interagir avec les responsables, les chefs de projet, les managers, etc.

Après quelques mois de travail, on demande aux employés leur expérience jusqu’à présent. Ces échanges inspirent des changements et des ajustements pour améliorer le processus.

Le désir de Twitter de réduire le trac et l’inconfort du premier jour a inspiré leur approche Yes-to-Desk. Il y a beaucoup de travail à faire et Twitter veut que les employés soient opérationnels le plus rapidement possible, alors ils les rendent aussi à l’aise et familiers avec l’organisation que possible dès le début.

Logiciels et outils d’intégration des employés

Nous avons évoqué certaines applications et logiciels pour aider dans le processus d’intégration, mais il existe une variété de produits sur le marché. Vous pouvez sélectionner des outils en fonction des besoins de votre organisation et de la forme de votre programme d’intégration. Les options incluent des logiciels complets – couvrant tous les aspects du recrutement et de l’intégration – et des solutions pour des tâches spécifiques.

Les capacités typiques des logiciels d’intégration comprennent :

• Electronic forms 
  • Numériser les formulaires (W-4, I-9, etc.) pour faciliter la copie, le transfert, la signature et le stockage.
• Stockage de documents en ligne
  • Stocker les formulaires remplis dans une bibliothèque en ligne sécurisée accessible selon les besoins.
• Flux de travail automatisés
  • Les utilisateurs peuvent créer des flux de travail personnalisés que les nouvelles recrues peuvent suivre automatiquement dans la séquence d’intégration.
• Vérifications des antécédents
  • La plupart des produits s’intègrent aux principaux services de vérification des antécédents, permettant ainsi d’effectuer ces vérifications directement depuis la plateforme.
• New hire task management  
  • Métriques de progression, attribution des tâches et notifications automatiques pour tenir toutes les parties informées et sur la bonne voie.

Voici quelques-uns des outils d’intégration des employés les mieux notés :

WalkMe

• Formation en temps réel pour une meilleure rétention des connaissances
• Système en libre-service avec formation spécifique aux tâches
• Basé sur le cloud et le web avec assistance en direct 24h/24 et 7j/7

BambooHR

• Plateforme RH basée sur le cloud pour les petites et moyennes entreprises
• Tarification sur devis adaptée à vos besoins
• Flux de travail personnalisés, API ouverte, interface facile à utiliser

Zenefits

• L’une des plateformes de gestion des avantages sociaux les plus connues
• Convient aux entreprises de toutes tailles
• Solution RH complète qui s’intègre à G Suite, Office 365, Slack et Salesforce

Lessonly

• Une solution de formation complète avec plus que des tutoriels vidéo
• Intégration avec Slack et Salesforce
• Plusieurs formules d’abonnement et tarification sur devis

Helpjuice

• Logiciel de gestion des connaissances basé sur le cloud
• Plateforme facile à utiliser permettant aux nouveaux employés de se former en autonomie
• Analyses puissantes et entièrement personnalisable

Trello

• Un outil gratuit pour gérer presque tous les projets
• Listes de tâches interactives pour l’attribution et le suivi des tâches
• Un modèle préconçu pour l’intégration des nouveaux employés

Si vous ne savez pas par où commencer, WalkMe propose un guide pour choisir le meilleur logiciel d’intégration des employés pour votre entreprise.

Une note sur la tarification des logiciels d’intégration

Il existe généralement deux types de tarification : l’abonnement mensuel ou la licence perpétuelle. Habituellement, le prix dépend de la taille de l’organisation ou du nombre moyen d’employés intégrés par mois.

Licence perpétuelle

• L’entreprise paie une fois pour le logiciel
• Le logiciel est déployé sur les ordinateurs et serveurs de l’entreprise
• Il peut y avoir des frais annuels pour le support, la maintenance et les mises à jour

Abonnement

• L’entreprise paie des frais chaque mois
• Le logiciel est généralement hébergé sur le cloud, accessible via un navigateur web
• Les frais de support, de maintenance et de mises à jour sont généralement inclus

Tendances des logiciels d’intégration des employés

Voici quelques tendances du marché à garder à l’esprit lors de la recherche d’un logiciel d’intégration :

Basé sur le cloud

Les logiciels d’intégration basés sur le cloud deviennent de plus en plus populaires, car ils permettent aux individus d’accéder au système de n’importe où avec une connexion Internet.

Accent sur l’expérience des nouveaux employés

L’engagement des employés est une préoccupation croissante, et à ce titre, les plateformes d’intégration rendent le processus plus agréable. Par exemple, certains outils disposent d’une fonction de messagerie permettant aux nouveaux employés de contacter leur superviseur avant leur premier jour.

Intégration de la formation et de la gestion des performances

De nombreuses plateformes ont la capacité de former les nouveaux employés et de suivre les objectifs, ce qui aide les nouveaux employés à devenir productifs plus rapidement.

L’intégration des employés visualisée

(source : https://miro.com/guides/remote-work/onboarding)

(source : https://www.hrvsvirushackathon.org/virtualonboarding)

Récapitulatif de l’intégration des employés

Dans l’ensemble, un excellent parcours d’intégration peut augmenter la rétention des employés de 82 %. Pourtant, seulement 12 % des travailleurs sont tout à fait d’accord pour dire que leur employeur a une bonne approche d’intégration. Lorsque la plupart des organisations ne se concentrent que sur la première semaine, il n’est pas étonnant que tant d’employés ressentent cela. Sans un plan d’intégration stratégique, les entreprises risquent de laisser leurs nouveaux employés se sentir abandonnés, confus et insatisfaits en général.

Considérant qu’il s’agit de la période la plus cruciale dans la relation d’un employé avec une organisation, chaque entreprise devrait investir dans son processus d’intégration pour s’assurer qu’il soit réussi. Le roulement des employés est coûteux, mais il est presque entièrement évitable. Plus de 75 % des entreprises n’appliquent pas correctement les pratiques d’intégration, ce qui entraîne un processus défaillant. Votre entreprise n’a pas à faire partie de cette statistique.

En mettant en œuvre les meilleures pratiques que nous avons énumérées – de l’utilisation de logiciels d’intégration à l’attribution de mentors et à l’obtention de retours d’information pour améliorer constamment le processus – vous pouvez concevoir un programme d’intégration formel pour votre entreprise. Le résultat sera des employés plus engagés et productifs, un roulement plus faible et des coûts réduits, ainsi que de meilleurs recrutements.

Une politique d’intégration structurée profite à la fois à l’employeur et à l’employé. Toutes les meilleures entreprises et les organisations les plus performantes reconnaissent le pouvoir de l’intégration des employés. Certes, c’est un investissement en temps et en argent, mais cela en vaut absolument la peine – les statistiques indiquent clairement les effets positifs sur les employés et les résultats financiers. La construction d’un programme d’intégration solide doit être réfléchie et réalisée avec soin et intention. Après tout, la réputation de votre entreprise dépend en grande partie de la façon dont elle traite ses employés.

Ressources pour l’intégration des employés

Voici quelques-unes de nos ressources pour l’intégration des employés :

• Le modèle d’intégration des employés en 5 minutes (qui peut vous faire gagner des heures) | Blog WalkMe
• Accélérez votre intégration avec des tutoriels étape par étape | WalkMe
• Intégrez les employés à distance | Blog WalkMe