Was sind geführte Workflows?
Geführte Workflows bezeichnen eine strukturierte und zielgerichtete Abfolge von Schritten oder Prozessen innerhalb eines Systems oder einer Anwendung, die Nutzer durch eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität führt. Diese Workflows werden häufig implementiert, um Effizienz, Nutzererlebnis und die Gesamtproduktivität zu verbessern, indem sie Menschen in jedem Schritt des Prozesses klare Anweisungen, Hinweise oder Unterstützung bieten.
In der dynamischen Landschaft der Digital-Adoption-Plattformen erweisen sich geführte Workflows als wesentlicher Bestandteil, der strategisch die Nutzerkompetenz statt bloßer Vertrautheit in den Mittelpunkt stellt.
Diese Plattformen ermöglichen eine nahtlose Integration fortschrittlicher digitaler Tools, indem sie Nutzern eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bieten, ein benutzerfreundliches Erlebnis sicherstellen und die Einführung neuer Technologien innerhalb einer Organisation beschleunigen.
Geführte Workflows im Unternehmen wirken als Katalysator für operative Effizienz und die Stärkung der Mitarbeitenden.
Durch strukturierte und intuitive Prozesse steigern sie die Produktivität, reduzieren Fehler und befähigen die Belegschaft, sich an sich weiterentwickelnde Technologien anzupassen.
Dieser transformative Ansatz optimiert Geschäftsabläufe und fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, wodurch die Belegschaft im digitalen Zeitalter vorangebracht wird.
Die Implementierung geführter Workflows ist für Unternehmen ein unvermeidlicher Schritt im Rahmen der umfassenderen Integration von Automatisierung. Laut Gartner werden bis 2025 70 % der Organisationen strukturierte Automatisierung implementieren, um Flexibilität und Effizienz zu steigern. Das ist ein deutlicher Anstieg gegenüber 20 % der Organisationen im Jahr 2021.
Der Trend besteht bereits seit einiger Zeit. Forrester dokumentierte, dass sich die Ausgaben für Automatisierung zwischen 2018 und 2010 nahezu verdoppelten und von 6,7 % des IT-Budgets auf 11,2 % stiegen.
Warum sind geführte Workflows wichtig?
Im digitalen Umfeld hat sich WalkMe eine Nische geschaffen, indem es Organisationen mit geführten Workflows stärkt.
Diese interaktiven Roadmaps, nahtlos in bestehende Anwendungen eingebettet, revolutionieren das Nutzererlebnis und führen Unternehmen zum Erfolg.
Vorteile der geführten Workflows von WalkMe
Hier sind einige der Möglichkeiten, wie geführte Workflows von WalkMe Unternehmen positiv beeinflussen:
Verbesserte Nutzerakzeptanz
Stellen Sie sich vor, neue Mitarbeitende navigieren dank Schritt-für-Schritt-Anleitung souverän durch komplexe Software. Geführte Workflows beseitigen Verwirrung, verkürzen Lernkurven und erhöhen die Akzeptanzraten – so schöpfen alle das Potenzial der verfügbaren Tools optimal aus.
Gesteigerte Produktivität
Wiederkehrende Aufgaben werden mit automatisierten Hinweisen und Shortcuts zum Kinderspiel. WalkMe optimiert Workflows, minimiert Zeit- und Arbeitsaufwand und ermöglicht es Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Das führt zu messbaren Produktivitätsgewinnen und zu einer zufriedeneren, effizienteren Belegschaft.
Weniger Fehler und Inkonsistenzen
Menschliche Fehler sind unvermeidlich – doch mit geführten Workflows sorgt WalkMe für Genauigkeit und Konsistenz bei der Aufgabenausführung, minimiert Fehler und schützt wertvolle Daten.
Verbesserte Compliance und Governance
Regulatorische Compliance kann einem Labyrinth gleichen. WalkMe wahrt ethische und rechtliche Standards, indem es Kontrollpunkte in Workflows integriert, Risiken reduziert und eine Kultur verantwortungsvollen Handelns fördert.
Datengetriebene Optimierung
WalkMe befähigt Nutzer nicht nur, sondern sammelt auch wertvolle Daten zu ihren Interaktionen. Dieser Datenschatz ermöglicht es Organisationen, Workflows zu optimieren, Funktionen zu priorisieren und das Nutzererlebnis zu personalisieren – für kontinuierliche Verbesserung und nachhaltigen Erfolg.
Wie die geführten Workflows von WalkMe Herausforderungen überwinden
Die geführten Workflows von WalkMe bieten zudem Lösungen für zentrale Hürden in Unternehmen:
Softwarekomplexität
Heutige Software kann ein Labyrinth aus Funktionen und Möglichkeiten sein, das Mitarbeitende leicht überfordert. Geführte Workflows bändigen diese Komplexität und machen selbst die anspruchsvollsten Programme zugänglich und benutzerfreundlich – unabhängig von der technischen Expertise.
Herausforderungen bei Remote-Arbeit
Mit dem Aufstieg der Remote-Arbeit werden klare Kommunikation und effektive Schulungen besonders wichtig. WalkMe überbrückt die physische Distanz, indem es kontextbezogene Anleitung und Unterstützung bietet – so bleiben Remote-Mitarbeitende produktiv und engagiert, selbst wenn sie kilometerweit voneinander entfernt sind.
Das ist besonders wichtig im digitalen Zeitalter – Untersuchungen von McKinsey zeigen, dass mangelndes Engagement und Fluktuation von Mitarbeitenden ein mittelgroßes S&P-500-Unternehmen jährlich zwischen 228 Mio. $ und 355 Mio. $ an Produktivitätsverlusten kosten könnten.
Probleme im Change Management
Die Einführung neuer Software oder Prozesse kann auf Widerstand stoßen. Geführte Workflows wirken als sanfte Wegweiser, die Nutzer behutsam an Veränderungen heranführen, indem sie vertraute Orientierungspunkte und Schritt-für-Schritt-Unterstützung bieten, Reibung minimieren und die Akzeptanz während des Change-Management-Prozesses maximieren.
Anwendungsfälle für geführte Workflows
Geführte Workflows finden praktische Anwendung in unterschiedlichsten Kontexten und nutzen ihren strukturierten Ansatz, um Effizienz und Nutzererlebnis zu verbessern.
Geführte Workflows im Unternehmen
Hier sind Szenarien, die ihre aktive Nutzung im Unternehmen veranschaulichen:
Mitarbeiter-Onboarding
In HR-Systemen optimieren geführte Workflows den Onboarding-Prozess für Mitarbeitende. Neue Mitarbeitende werden systematisch durch notwendige Schritte wie das Einreichen von Unterlagen, Schulungsmodule und die Vorstellung bei Teammitgliedern geführt – für eine reibungslose Integration in die Organisation.
Vertriebspipeline-Management
CRM-Plattformen nutzen geführte Workflows, um Vertriebsprozesse zu optimieren. Vertriebsmitarbeitende werden durch Phasen wie Lead-Qualifizierung, Kontaktmanagement und Abschluss geführt. Das stellt standardisierte Vorgehensweisen sicher, reduziert die Wahrscheinlichkeit verpasster Chancen und verbessert die Gesamtvertriebsleistung.
Lösung von Kundensupport-Tickets
In Kundensupport-Systemen helfen geführte Workflows Agenten, Probleme effizient zu lösen. Agenten werden durch eine Reihe von Schritten geführt, darunter Problemerkennung, Fehlerbehebung und Dokumentation der Lösung. Das erhöht die Kundenzufriedenheit und stellt Konsistenz in den Supportleistungen sicher.
IT-Service-Desk-Anfragen
IT-Service-Management-Plattformen nutzen geführte Workflows zur Bearbeitung von Service-Desk-Anfragen. Nutzer, die Probleme melden, werden durch die Erfassung relevanter Informationen, Schritte zur Fehlerbehebung und Einreichungsprozesse geführt. Das beschleunigt den Problemlösungszyklus und minimiert Ausfallzeiten.
Geführte Workflows mit WalkMe
WalkMe bietet mehrere Funktionen und Features, die sich nahtlos in geführte Workflows integrieren und deren Wirkung verstärken sowie Nutzererlebnisse bereichern:
Smart Walk-Thrus
Diese interaktiven Schritt-für-Schritt-Anleitungen erscheinen direkt auf dem Bildschirm der Nutzer und führen sie durch bestimmte Aufgaben oder Prozesse. Stellen Sie sie sich wie ein GPS für Software vor: Sie geben klare Richtungen vor und verhindern, dass Nutzer sich in komplexen Oberflächen verirren.
Launcher-Buttons
Platzieren Sie diese anpassbaren Buttons strategisch in jeder Anwendung, um relevante WalkMe-Inhalte auszulösen und kontextbezogene Hilfe direkt bereitzustellen. Schluss mit der Suche nach Handbüchern oder dem Durchforsten von Helpdesks!
Interaktive Elemente
WalkMe geht über einfache Textanweisungen hinaus. Nutzer können Quizze, Umfragen und Verzweigungslogik einbinden, um den Workflow zu personalisieren und an individuelle Bedürfnisse anzupassen. Gamification-Elemente lassen sich ebenfalls integrieren, um das Engagement zu steigern und Lernen unterhaltsam zu machen.
Aufgabenlisten und Checkpoints
Zerlegen Sie komplexe Prozesse mit visuell ansprechenden Aufgabenlisten in überschaubare Abschnitte. Verfolgen Sie den Fortschritt und feiern Sie Meilensteine, um Nutzer zu motivieren und einen erfolgreichen Abschluss sicherzustellen.
Shoutouts und Spotlight-Touren
Heben Sie wichtige Funktionen oder Updates mit ansprechenden Benachrichtigungen und temporären Overlays hervor. Diese kurzen Informationsimpulse ermöglichen Just-in-Time-Lernen, ohne den Workflow zu unterbrechen.
Integrationen
Verbinden Sie WalkMe mit anderen Tools wie CRM-Systemen oder HR-Plattformen, um ein ganzheitliches Ökosystem der Nutzerunterstützung zu schaffen. Optimieren Sie den Informationsfluss und personalisieren Sie Workflows anhand von Daten aus anderen Quellen.
Automatisierung und KI
Bringen Sie Ihre Workflows mit Automatisierung auf das nächste Level. WalkMe kann Formulare automatisch ausfüllen, durch Menüs navigieren und sogar Aktionen auslösen – das spart Nutzern Zeit und Aufwand. KI-gestützte Funktionen personalisieren das Erlebnis zusätzlich und antizipieren Nutzerbedürfnisse.
Beispiele für geführte Workflows
Angesichts sich schnell weiterentwickelnder Organisationsprozesse hat sich die strategische Integration geführter Workflows als transformative Kraft etabliert, die die Arbeitsweise von Unternehmen, Start-ups und Non-Profit-Organisationen neu gestaltet.
Wie Unternehmen mit geführten Workflows erfolgreich sind
Hier sind einige Beispiele dafür, wie Unternehmen geführte Workflows erfolgreich eingesetzt haben:
IBM
IBM implementierte erfolgreich geführte Workflows in seinen IT-Service-Desk-Abläufen. Mitarbeitende, die IT-Supportanfragen stellen, werden durch einen strukturierten Workflow geführt, was eine effiziente Problemlösung ermöglicht. Der geführte Prozess stellt sicher, dass Nutzer von Anfang an wesentliche Details angeben, wodurch Probleme schneller identifiziert und behoben werden können.
Die Implementierung verkürzte die Lösungszeiten deutlich, verbesserte die Nutzerzufriedenheit und steigerte die Produktivität sowohl für IT-Supportteams als auch für Endnutzer. Der optimierte Prozess führte zu Kosteneinsparungen, indem Ausfallzeiten minimiert und die Gesamteffizienz der IT-Services erhöht wurden.
Slack
Slack, eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform, implementierte geführte Workflows in ihrem Nutzer-Onboarding. Neue Nutzer werden durch die Einrichtung von Channels, Integrationen und anderen wichtigen Funktionen geführt. Das sorgt für ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis und hilft Nutzern, das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen.
Der geführte Onboarding-Prozess trug zu höherer Nutzerakzeptanz und mehr Engagement bei. Nutzer verstanden die Möglichkeiten der Plattform schnell und schufen so eine effektivere Kollaborationsumgebung. Dieses positive Nutzererlebnis reduzierte den Bedarf an umfangreichem Kundensupport und förderte langfristige Nutzerbindung.
Médecins Sans Frontières (Ärzte ohne Grenzen)
Médecins Sans Frontières implementierte geführte Workflows in seinen Planungsprozessen für medizinische Einsätze. Von der Logistik bis zur Patientenversorgung werden Mitarbeitende im Feld durch standardisierte Workflows geführt, um die Einhaltung medizinischer Protokolle und eine effiziente Ressourcennutzung sicherzustellen.
Die Implementierung geführter Workflows verbesserte die Fähigkeit der Organisation, schnell auf medizinische Notfälle zu reagieren. Standardisierte Prozesse reduzierten Fehler, verbesserten die Teamkoordination und erhöhten die Gesamtqualität der medizinischen Versorgung. Das führte zu wirksameren humanitären Einsätzen und einer optimierten Ressourcenallokation und unterstützte damit die Mission der Organisation.
Innovation vorantreiben mit WalkMe
Die beiden folgenden Organisationen haben geführte Workflows erfolgreich innerhalb der WalkMe-Plattform implementiert.
So haben sie es umgesetzt:
Intuit
Intuit, ein Finanzsoftwareunternehmen, nutzte WalkMe, um die Akzeptanz seiner neuen TurboTax-Live-Plattform zu verbessern.
Sie erstellten geführte Workflows, die Nutzer durch die wichtigsten Schritte bei der Nutzung der Plattform führten, z. B. beim Einreichen ihrer Steuererklärung und beim Geltendmachen von Abzügen.
Diese Workflows trugen dazu bei, Fehler zu reduzieren und die Nutzerzufriedenheit zu erhöhen.
Erreichte Vorteile durch Intuit mit WalkMe:
- 20 % höhere Nutzerakzeptanz von TurboTax Live
- 15 % weniger Fehler
- 10 % höhere Nutzerzufriedenheit
Vodafone
Vodafone, ein Telekommunikationsunternehmen, nutzte WalkMe, um die Effizienz seiner Kundenserviceprozesse zu verbessern.
Sie erstellten geführte Workflows, die Kundenservice-Mitarbeitenden halfen, häufige Kundenprobleme schnell und einfach zu lösen.
Diese Workflows trugen dazu bei, die Bearbeitungszeiten von Anrufen zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Erreichte Vorteile durch Vodafone mit WalkMe:
- 25 % kürzere Anrufbearbeitungszeiten
- 10 % höhere Kundenzufriedenheit
- 5 % höhere First-Call-Resolution-Rate
Vorteile geführter Workflows
Geführte Workflows bieten mehrere Vorteile in verschiedenen Bereichen, Branchen und Anwendungen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
Effizienz
Geführte Workflows optimieren Prozesse, indem sie einen strukturierten Schritt-für-Schritt-Ansatz zur Erledigung von Aufgaben bieten. Das hilft Nutzern, komplexe Prozesse effizienter zu durchlaufen, reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und verbessert die Gesamtproduktivität.
Schulung und Onboarding
Geführte Workflows sind für Schulung und Onboarding äußerst wertvoll. Sie dienen als interaktive Tutorials und helfen neuen Nutzern, schnell zu lernen, wie ein System oder eine Software zu bedienen ist. Das reduziert die Lernkurve und beschleunigt die Integration neuer Teammitglieder.
Compliance
In Branchen mit strengen regulatorischen Anforderungen helfen geführte Workflows, Compliance durchzusetzen, indem sie sicherstellen, dass alle notwendigen Schritte und Dokumentationen eingehalten werden. Das ist entscheidend für Sektoren wie Gesundheitswesen, Finanzwesen und Fertigung, in denen die Einhaltung von Vorschriften oberste Priorität hat.
Aufgabenautomatisierung
Geführte Workflows können sich in Automatisierungstools integrieren, um repetitive und zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren. Das spart Zeit und ermöglicht es Nutzern, sich auf komplexere und wertschöpfende Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren.
Anpassungsfähigkeit
Viele geführte Workflows sind konfigurierbar und an sich ändernde Geschäftsanforderungen anpassbar. Diese Anpassungsfähigkeit stellt sicher, dass Organisationen Prozesse bei Bedarf leicht ändern können, ohne dass umfangreiche Nachschulungen der Nutzer erforderlich sind.
Benutzererfahrung
Geführte Workflows verbessern das Nutzererlebnis, indem sie klare Anweisungen und Orientierung bieten. Nutzer – insbesondere diejenigen, die weniger erfahren sind oder ein System neu nutzen – können vordefinierten Schritten leicht folgen, was zu einem positiveren und zufriedenstellenderen Erlebnis führt.
Konsistenz
Geführte Workflows stellen Konsistenz in Prozessen über verschiedene Nutzer und Teams hinweg sicher. Durch die Durchsetzung eines standardisierten Ansatzes können Organisationen ein höheres Qualitätsniveau aufrechterhalten und das Risiko von Fehlern reduzieren, die durch Unterschiede in der Ausführung von Aufgaben entstehen.
Weniger Fehler
Geführte Workflows führen Nutzer durch jeden Schritt eines Prozesses und reduzieren so die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Durch Hinweise, Validierungsprüfungen und automatisierte Dateneingabe wird das Fehlerrisiko minimiert, was zu höherer Genauigkeit bei der Aufgabenausführung führt.
Datenerfassung und Reporting
Geführte Workflows enthalten häufig Datenerfassungspunkte in verschiedenen Schritten. Das erleichtert die systematische Erfassung von Informationen, vereinfacht die Erstellung von Berichten, das Nachverfolgen von Fortschritten und die Analyse wichtiger Kennzahlen zur Prozessverbesserung.
Verbesserte Zusammenarbeit
Geführte Workflows fördern die Zusammenarbeit, indem sie einen standardisierten Rahmen bereitstellen, dem alle folgen können. Das reduziert Missverständnisse, verbessert die Kommunikation und stellt sicher, dass alle Teammitglieder bei der Ausführung von Aufgaben auf dem gleichen Stand sind.
Herausforderungen bei geführten Workflows
Geführte Workflows bieten zwar zahlreiche Vorteile, bringen aber auch bestimmte Herausforderungen mit sich.
Hier sind einige häufige Herausforderungen im Zusammenhang mit geführten Workflows:
Komplexität im Design
Die Erstellung effektiver geführter Workflows erfordert sorgfältiges Design. Wird der Workflow zu komplex oder sind die Anweisungen unklar, kann es Nutzern schwerfallen, sich zurechtzufinden – was zu Verwirrung und Fehlern führt.
Widerstand gegen Veränderungen
Die Einführung geführter Workflows kann auf Widerstand bei Nutzern stoßen, die an bestehende Prozesse gewöhnt sind. Mitarbeitende können Veränderungen ablehnen, insbesondere wenn sie die neuen Workflows als Störung ihrer Routinen wahrnehmen.
Übermäßige Abhängigkeit von Technologie
Geführte Workflows sind häufig technologieabhängig, und technische Probleme oder Systemausfälle können den Workflow unterbrechen. Organisationen benötigen Notfallpläne, um potenzielle technologische Herausforderungen und Ausfallzeiten zu bewältigen.
Geführte Workflows: Ein strategischer Imperativ für den Erfolg der digitalen Transformation
In der digitalen Transformation spielen geführte Workflows eine zentrale und transformative Rolle. Sie sind ein strategischer Imperativ, der operative Dynamiken neu gestaltet und Organisationen in Richtung Effizienz, Innovation und kontinuierlicher Verbesserung vorantreibt.
Diese strukturierten Prozesse wirken wie Leuchttürme und führen Organisationen durch die komplexe Landschaft von Change Management und digitaler Adoption.
Geführte Workflows optimieren Abläufe und reduzieren die Komplexität, die mit dem Wechsel zu digitalen Plattformen verbunden ist. Eine Schritt-für-Schritt-Roadmap steigert die operative Effizienz, minimiert Fehler und sorgt für einen reibungsloseren Übergang auf dem Weg der digitalen Transformation.
Während sich Organisationen digital weiterentwickeln, werden geführte Workflows zu Katalysatoren für Innovation. Sie fördern die Erkundung neuer Methoden und Technologien und stärken eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Organisationen können sich an die sich ständig verändernde digitale Landschaft anpassen, indem sie innovative Praktiken in Workflows integrieren.