Arla foods améliore l'engagement SuccessFactors®, réduit les erreurs avec la plateforme d'adoption numérique WalkMe

Arla Foods, un géant mondial des produits laitiers avec 18 000 employés, a adopté SuccessFactors® pour garantir des processus RH cohérents. Cependant, l’utilisation initiale du logiciel a entraîné de la frustration chez les employés, des erreurs et une mauvaise expérience utilisateur. L’entreprise s’est tournée vers la plateforme d’adoption numérique WalkMe pour relever ces défis. En conséquence, Arla Foods rapporte :

• Moins d’erreurs de saisie de données dans SuccessFactors®
• Amélioration de l’engagement et de la productivité des employés
• Réduction de la charge d’assistance et du temps consacré aux tâches administratives

Détenue en coopérative par plus de 9 700 agriculteurs, Arla Foods est la quatrième plus grande entreprise laitière au monde, avec plus de 18 000 employés. Avec une main-d’œuvre si importante et dispersée, la standardisation des processus RH a été un objectif clé pour l’équipe dirigeante de l’entreprise.
Nikolaj Petersen, responsable mondial de la gestion du changement commercial, de la communication et de la performance chez Arla Foods, s’est lancé dans un projet d’implémentation d’un processus de recrutement mondial plus standardisé et en libre-service utilisant SuccessFactors®. L’objectif de cette implémentation en libre-service était de créer des processus évolutifs tout en réduisant la dépendance au support et en garantissant la conformité RGPD. « Ce nouveau changement consistait à standardiser en interne tout en essayant d’humaniser en externe », explique Petersen.

Le passage à un processus de recrutement en libre-service a présenté ses défis, détournant les responsables du recrutement d’initiatives clés. « Quand vous dirigez un groupe de huit ouvriers laitiers sur un site quelque part dans une forêt en Allemagne, vous voulez vous concentrer sur les bonnes mesures de qualité et sur le fait que les produits laitiers aient le goût qu’ils sont censés avoir », explique Petersen. Le personnel RH était plutôt entraîné dans des tâches administratives et devait corriger de nombreuses erreurs.

Avec SuccessFactors®, la frustration des utilisateurs était à son comble, Arla Foods a commencé à chercher une solution d’adoption numérique. « Si nous voulions conserver le libre-service comme outil, nous devions trouver un moyen d’atténuer la frustration et de raccourcir le temps que les utilisateurs passaient dans le système », explique Petersen.

Avant de découvrir WalkMe, Arla Foods avait implémenté une solution d’adoption numérique alternative, qui ne répondait pas à leurs besoins. Après cette expérience infructueuse, ils ont fait table rase et se sont tournés vers WalkMe pour aider à améliorer l’expérience SuccessFactors® des employés.

« Notre objectif principal lors de l’implémentation de WalkMe était de rendre les choses si faciles que n’importe quel chef d’équipe puisse entrer dans le système et terminer le processus, même s’il ne l’avait pas fait depuis un an », explique Petersen. Grâce aux Smart Walk-Thrus WalkMe personnalisés (guidage étape par étape dans l’application), les responsables d’usine occupés peuvent maintenant naviguer rapidement et facilement dans le système SuccessFactors® et accomplir leurs tâches avec un minimum de confusion ou de perturbation.

Arla a également implémenté des solutions WalkMe pour s’assurer que les données saisies dans SuccessFactors® soient de la plus haute précision. Grâce à l’utilisation de SmartTips (bulles d’aide), de contenu personnalisé et de directives, les utilisateurs sont incités à saisir les bonnes données à chaque étape.
Arla utilise maintenant les enquêtes WalkMe pour recueillir des informations sur le comportement des utilisateurs, améliorer les flux de processus et s’assurer que tout contenu d’aide soit opportun et pertinent.

L’un des plus grands impacts de l’implémentation de WalkMe a été le temps économisé, tant par les responsables du recrutement que par l’équipe d’assistance.

Avec moins d’erreurs et plus d’options en libre-service, les responsables du recrutement passent moins de temps à effectuer des tâches administratives. Et l’équipe d’assistance administrative a bénéficié d’une diminution constante des appels d’assistance entrants, ce qui leur permet de se concentrer sur des problèmes plus complexes. Lorsque des appels arrivent à l’équipe d’assistance concernant le processus en libre-service, l’équipe d’Arla dirige l’utilisateur pour qu’il démarre WalkMe et suive le guide. « C’est tout simplement si intuitif », explique Petersen.

« Nous voulons que nos employés se concentrent sur nos activités commerciales principales et non sur de multiples processus et procédures RH », explique Petersen. « Et WalkMe nous aide à faire exactement cela. »

Parce que SuccessFactors® est maintenant considérablement plus facile à utiliser, la frustration des utilisateurs a pratiquement disparu. « Nos responsables du recrutement ne luttent plus lorsqu’ils lancent un processus de recrutement », explique Petersen. « Une fois que les utilisateurs identifient le processus qu’ils doivent démarrer, WalkMe les guide rapidement et facilement. »

Arla Foods prévoit d’étendre l’utilisation de WalkMe sur SuccessFactors® à ses employés au-delà des départements RH et administratifs. Les employés d’Arla utilisent SuccessFactors® de manière moins fréquente. « L’objectif maintenant avec les employés est d’améliorer la facilité d’utilisation lors de l’accomplissement d’activités administratives, tout comme nous l’avons fait pour les responsables du recrutement », explique Peterson.