Qu’est-ce que l’optimisation des coûts ?

Définition de l’optimisation des coûts

L’optimisation des coûts est l’acte de réduire les dépenses d’une entreprise tout en maximisant la valeur commerciale.

Les entreprises bénéficient d’une optimisation stratégique des coûts lorsqu’elles connaissent ces aspects de la définition, ce qui leur permet de générer de la valeur commerciale. L’optimisation des coûts n’est pas la même chose que la réduction des dépenses et la réduction des coûts. La réduction des coûts ne concerne que le coût d’un élément, tandis que l’optimisation des coûts prend en compte toutes les exigences et contraintes. Les dirigeants d’entreprise doivent s’efforcer de redéfinir les succès et les objectifs significatifs dans tous les départements au lieu d’encourager les employés à se concentrer sur une seule cible. Cette action incite les employés à collaborer vers un objectif commun. Il est également nécessaire de rationaliser les systèmes de chaîne d’approvisionnement qui favorisent la division du travail. Mais pourquoi l’optimisation des coûts est-elle nécessaire en premier lieu ?

Pourquoi chaque entreprise a besoin d’optimisation des coûts

Les plus grandes entreprises sont efficaces parce qu’elles s’assurent que chaque centime est rentabilisé. Chaque entreprise peut s’engager dans l’optimisation des coûts pour s’assurer de rester rentable. Aujourd’hui, l’un des défis majeurs de ces entreprises est la prolifération des systèmes numériques. En raison des utilisations de niche de ces applications, les entreprises maintiennent des abonnements même s’ils deviennent inutiles et inutilisés. Ce manque de supervision entraîne d’énormes gaspillages et des opportunités manquées de réduction des coûts. L’optimisation des coûts devient efficace lorsque les entreprises mettent en œuvre une gestion financière du cloud. Cela garantit que les entreprises optimisent les dépenses de cloud computing pour tirer la plus grande valeur de leurs ressources. Cela garantit que vous ne payez que pour la technologie qui apporte une valeur ajoutée à votre entreprise. Gartner rapporte que plus de la moitié des grandes entreprises n’ont pas de mesures claires de succès pour leurs initiatives de gestion des coûts. De nombreuses organisations gaspillent des ressources en raison d’un manque de stratégies d’optimisation des coûts. Pour vous assurer que votre entreprise utilise l’optimisation des coûts efficacement, vous devez adopter une approche stratégique de l’optimisation des coûts. La section suivante présentera trois façons de créer une bonne stratégie d’optimisation des coûts.

Trois approches de l’optimisation stratégique des coûts

L’optimisation des coûts est plus utile lorsqu’elle est stratégique. Créer une stratégie à partir de zéro est difficile. C’est particulièrement difficile car l’optimisation des coûts peut être liée à d’autres domaines d’activité – comme les projets de gestion du changement numérique, la planification stratégique informatique, etc. Dans cette simple entrée de glossaire, nous ne pouvons pas fournir toutes les techniques d’optimisation des coûts d’entreprise – mais nous pouvons présenter certains des modèles importants pour améliorer les coûts.

Ensemble, ils vous guideront pour améliorer vos processus d’optimisation des coûts.

Les trois piliers de l’optimisation des coûts selon Gartner

Pour commencer, nous examinerons une approche générale de l’optimisation des coûts d’entreprise. En particulier, les trois piliers du cadre d’optimisation stratégique des coûts de Gartner soutiennent une approche axée sur l’entreprise pour les plans d’économies. Les trois piliers sont de définir clairement le succès, d’adopter un cadre cohérent et de tirer parti de la collaboration interfonctionnelle.

1. Définir clairement le succès : À quoi ressemble le succès pour votre optimisation des coûts ? S’agit-il d’objectifs d’économies spécifiques – ou d’une augmentation des indicateurs de productivité ? Les organisations doivent fixer des objectifs réalistes et des actions stratégiques pour les atteindre. Sans cela, des réductions de coûts drastiques peuvent accidentellement réduire vos capacités commerciales. Selon les données de Gartner de 2021, la plupart des organisations ont utilisé plusieurs métriques de succès ; cependant, 66 % des entreprises ont défini l’obstacle le plus courant comme la réalisation d’économies spécifiques.
2. Adopter un cadre cohérent : Les organisations qui utilisaient un cadre de gestion des coûts avant la pandémie étaient moins susceptibles de voir leurs budgets/coûts réduits. Un cadre clair permet une compréhension partagée des coûts que vous pouvez optimiser et de ceux qui doivent rester protégés pour poursuivre les objectifs organisationnels. Les organisations qui utilisent une approche systématique et méthodique trouvent plus simple de valider leurs budgets auprès des autres parties intéressées.
3. Tirer parti de la collaboration interfonctionnelle : C’est le dernier pilier de l’optimisation des coûts. La collaboration interfonctionnelle est essentielle pour générer un impact (et est plus courante lorsqu’un cadre standard est en place). Commencez par identifier les cas où les fonctions dépendent de – ou doivent collaborer avec – leurs pairs pour gérer leurs facteurs de coûts et aborder les domaines de faible collaboration interdépartementale.

Les quatre piliers de l’optimisation des coûts du cloud

Gartner nous aide à avoir une vue d’ensemble. Cependant, la réalité est que l’optimisation des coûts dans différentes unités commerciales nécessitera des exigences différentes. Ici, nous nous concentrerons sur les coûts du cloud – un domaine qui peut devenir incontrôlable beaucoup trop facilement. Les quatre piliers pour maîtriser vos dépenses cloud sont le dimensionnement approprié (right-sizing), les instances réservées, l’élasticité et la surveillance.

1. Le dimensionnement approprié (right-sizing) soutient la stratégie d’optimisation des coûts en alignant l’allocation des ressources sur l’utilisation réelle. Le dimensionnement approprié réduit le surprovisionnement inutile et prévient les goulots d’étranglement de performance résultant de la rareté des ressources. Cet équilibre entre l’offre et la demande réduit les dépenses inutiles et garantit que les ressources sont utilisées à leur plein potentiel. En conséquence, les organisations peuvent maintenir une structure de coûts allégée tout en maintenant des niveaux de performance optimaux.
2. AWS indique qu’en utilisant des instances réservées, votre organisation a le potentiel de réaliser jusqu’à 75 % d’économies. L’idée générale est que vous acceptez de payer pour une quantité définie de capacité sur une période donnée, ce qui vous donne droit à une réduction. Cependant, déterminer la quantité de capacité AWS à acheter peut prendre du temps et des efforts.
3. L’élasticité signifie utiliser les services lorsque vous en avez besoin – et les désactiver lorsque vous n’en avez pas. C’est l’un des avantages cruciaux de l’exploitation du cloud public. Les actions clés peuvent impliquer des méthodes de planification automatisées, telles que la désactivation des charges de travail non-production à des moments spécifiques de la journée et l’augmentation de la granularité de l’auto-scaling.
4. Enfin, le quatrième et dernier pilier de l’optimisation des coûts est de « mesurer, surveiller et améliorer » pour établir une culture de transparence et de responsabilité autour du déploiement cloud de votre organisation. Vous pouvez réaliser un tel changement culturel significatif en définissant des KPI appropriés.

Cinq techniques pratiques d’optimisation des coûts

Les éléments spécifiques d’une stratégie d’optimisation des coûts sont essentiels au succès. La première de ces approches stratégiques d’optimisation des coûts consiste à lier les objectifs de votre entreprise à l’efficacité de l’approche opérationnelle.

1. Lier les objectifs de l’entreprise à l’efficacité opérationnelle. Les entreprises cherchent constamment à augmenter leurs revenus, il est donc vital d’examiner l’optimisation par rapport à cette métrique. Cependant, « optimiser » les coûts signifie trouver le coût correct, pas le plus bas. Cette approche empêche la réduction des coûts de devenir une entreprise à courte vue : vous ne voulez pas sacrifier la croissance à long terme pour des économies immédiates. En reliant directement les initiatives d’économie de coûts aux objectifs stratégiques, les entreprises peuvent prioriser les investissements dans les domaines qui génèrent une valeur durable et un avantage concurrentiel.

2. Rendre votre infrastructure informatique hybride plus visible. Les organisations ont besoin d’une visibilité complète sur tous leurs actifs pour optimiser le coût des services informatiques. L’informatique hybride étant devenue la norme pour presque toutes les organisations, obtenir des informations n’a jamais été aussi critique. Pour obtenir des informations sur le fonctionnement de vos services hybrides, vous avez besoin d’un outil comme WalkMe qui offre une visibilité et une analyse unifiées pour chaque aspect de votre environnement.

3. Déterminer le coût de chaque projet ou produit. Pour calculer correctement les économies de coûts, vous devez d’abord déterminer la structure des coûts de votre environnement d’exploitation. Le calcul des coûts des services cloud tiers (IaaS, PaaS ou SaaS) est relativement simple. Vous devrez faire des préparations supplémentaires si vous avez une infrastructure traditionnelle stockée sur site dans votre centre de données. Cependant, il est crucial de ne pas vous laisser prendre au piège de la recherche de la structure parfaite – commencez par quelque chose de basique qui pourra être amélioré en ajoutant de nouvelles couches plus tard.

4. Éliminer les inefficacités en toute sécurité. Les organisations doivent maintenir la qualité de leurs produits ou services tout en réduisant les dépenses inutiles. L’accent mis sur le fait de le faire « en toute sécurité » souligne l’importance d’apporter des changements de manière contrôlée, en évitant les perturbations des fonctions vitales ou des expériences client. Cette méthode garantit que les efforts d’économie de coûts améliorent l’efficacité sans introduire de risques, favorisant ainsi une structure opérationnelle plus agile, économique et résiliente.

5. Estimer les coûts en créant un budget pour chaque projet. En planifiant et en allouant méticuleusement les ressources pour les projets individuels, les organisations peuvent obtenir une clarté sur les dépenses anticipées et les opportunités potentielles d’économie de coûts. Cette méthode favorise une prise de décision proactive, aidant à prévenir les dépenses excessives et garantissant que les ressources sont allouées efficacement. De plus, les budgets spécifiques aux projets facilitent le suivi des dépenses, permettant des ajustements opportuns en cas d’écarts.

Meilleures pratiques pour optimiser les coûts

Le respect des meilleures pratiques permet d’augmenter la valeur commerciale au sein d’un processus structuré. La première de ces meilleures pratiques pour optimiser les coûts est d’auditer les coûts du cloud.

Auditer les coûts du cloud

Lorsque vous examinez vos dépenses cloud, recherchez les domaines potentiels d’amélioration et les systèmes que vous pourriez répéter. Les entreprises trouvent souvent plusieurs structures cloud travaillant sur des tâches similaires – comme la sécurité ou les outils d’administration. Il pourrait également y avoir des parties de votre développement dans le cloud qui nécessitent plus d’attention pour réussir.

Activer la transversalité

Vous avez peut-être remarqué qu’il y a toujours un débat sur la façon dont les entreprises devraient allouer l’argent entre les administrateurs, les développeurs et les utilisateurs. Même s’ils peuvent tous avoir raison de leur point de vue, les employés sur le terrain verront où les coûts du cloud doivent aller. En ayant des équipes interfonctionnelles, vous êtes moins susceptible de dépenser de l’argent dans des endroits inutiles et plus susceptible d’identifier les domaines nécessitant des améliorations.

Formuler des processus d’acquisition et de désaffectation

Les ressources organisationnelles inutilisées ou inactives sont souvent dues à des systèmes et processus inefficaces. Les organisations peuvent réduire les risques de Shadow IT indésirable en renforçant des contrôles plus stricts lorsque les entreprises commandent des ressources et en s’assurant que les départements informatiques désactivent les applications qui ne sont plus nécessaires.

Consolider les ressources inactives

Mettez en place la consolidation des ressources pour les systèmes inactifs afin d’augmenter l’optimisation des coûts. Les systèmes utilisés annuellement n’ont pas besoin d’être maintenus au premier plan. Bien que ces ressources ne soient pas adaptées à la désaffectation, elles n’ont peut-être pas besoin d’utiliser autant de ressources qu’elles le font. Par exemple, les organisations peuvent vouloir avoir un système multicouche où les ressources les plus actives ont la plus grande disponibilité, et les ressources les moins actives ont les niveaux de disponibilité les plus bas.

Utiliser des outils d’optimisation intégrés

Azure et AWS disposent tous deux d’outils d’optimisation des coûts, qui devraient être épuisés avant de rechercher un outil tiers. Les technologies intégrées fonctionnent parfaitement avec l’infrastructure et n’entraînent pas de coûts supplémentaires.

Économies de coûts et transformation numérique

L’un des objectifs les plus importants de la transformation numérique est la réalisation d’économies. Les entreprises peuvent libérer des ressources en rationalisant les processus et en automatisant les tâches. La transformation numérique peut également aider les entreprises à optimiser les coûts en identifiant les domaines où elles gaspillent des ressources. Cependant, la transformation numérique ne se limite pas aux économies de coûts. Elle génère des économies en améliorant l’efficacité, l’efficience et la satisfaction client. Lorsqu’elle est mise en œuvre correctement, la transformation numérique aide les entreprises à atteindre leurs objectifs et à créer une valeur commerciale durable.

Pour en savoir plus

L’optimisation des coûts implique de nombreux changements pour le personnel, vous devez donc mettre en œuvre des théories de gestion du changement. L’optimisation des coûts fait également partie des stratégies de transformation numérique. Il est également essentiel d’intégrer l’expérience client dans chaque stratégie d’optimisation des coûts pour maintenir la qualité du service malgré les économies.