Was ist Workflow-Adoption?
Workflow-Adoption ist der Prozess der Einführung neuer Arbeitsabläufe in einer Organisation. Er beinhaltet, dass Mitarbeiter oder Teammitglieder diese Workflows akzeptieren, nutzen und integrieren. Eine erfolgreiche Workflow-Adoption erfordert oft effektive Kommunikation, Schulung und Unterstützung durch das Management. Die Mitarbeiter müssen die neuen Prozesse verstehen und sich bei deren Anwendung sicher fühlen.
Die Adoption kann auch Anpassungen an bestehenden Systemen oder Technologien beinhalten. Dies dient der Akkommodation der neuen Workflows.
Das Ziel der Workflow-Adoption ist die Optimierung von Prozessen. Dies führt zu verbesserter Effizienz, Produktivität und Effektivität innerhalb der Organisation. Zudem kann sie zu besserer Zusammenarbeit, Kommunikation und Abstimmung unter den Teammitgliedern führen.
Workflow-Adoption für die digitale Transformation
Die Workflow-Adoption ist von grundlegender Bedeutung für die digitale Transformation und die organisatorische Effizienz.
Wenn Unternehmen eine digitale Transformation durchlaufen, führen sie neue Technologien und Systeme ein.
Doch der Erfolg dieser Initiativen ist nicht garantiert. Er hängt davon ab, wie gut die Mitarbeiter die neuen Workflows annehmen.
Eine effektive Adoption stellt sicher, dass diese Prozesse Teil des täglichen Betriebs werden. Infolgedessen profitieren Unternehmen von gesteigerter Produktivität und Effizienz.
Eine erfolgreiche Adoption maximiert zudem den Return on Investment (ROI) von digitalen Transformationsinitiativen.
Organisationen investieren erhebliche Ressourcen in die Implementierung digitaler Lösungen. Deren Adoption sicherzustellen, ist entscheidend, um das volle Potenzial dieser Investitionen auszuschöpfen.
Darüber hinaus erfordert eine erfolgreiche Workflow-Adoption, dass sich die Mitarbeiter an Veränderungen anpassen. Dies stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Eine aktuelle WTW-Studie zeigt, dass nur 43 % der Mitarbeiter glauben, dass ihre Organisation gut im Change Management ist.
Im Wesentlichen sollten Unternehmen reibungslose Übergänge unterstützen. Sie sollten auch eine Kultur des Change Managements fördern. Dadurch werden sie besser in der Lage sein, im heutigen Geschäftsumfeld erfolgreich zu sein.
Wie können DAPs bei der Workflow-Adoption helfen?
Digitale Adoptionsplattformen (DAPs) wie WalkMe sind wichtig, um bei der Workflow-Adoption zu unterstützen.
Diese Tools helfen bei der Workflow-Automatisierung. Dieser Prozess trägt dazu bei, den manuellen Aufwand zu reduzieren und macht die Workflow-Adoption attraktiver. Der Markt für Workflow-Automatisierung boomt. Laut Mordor Intelligence soll er bis 2029 34,18 Milliarden US-Dollar erreichen.
Hier sind verschiedene Möglichkeiten, wie WalkMe die Workflow-Adoption unterstützen und verbessern kann:
Interaktive Anleitung
WalkMe zeichnet sich dadurch aus, interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungen innerhalb des Workflows bereitzustellen. Dies beinhaltet:
Tooltips: Diese erscheinen, wenn Benutzer den Mauszeiger über bestimmte Elemente bewegen. Sie erklären, wofür ein Element gedacht ist oder wie man es benutzt.
Smart Walk-Thrus: Dies sind geführte Touren, die Benutzer durch einen Prozess leiten. Sie stellen sicher, dass die Personen verstehen, wie sie effizient durch den Workflow navigieren.
Onboarding-Hilfe
Für neue Benutzer bietet WalkMe maßgeschneiderte Onboarding-Unterstützung:
Kontextbezogene Anleitung: WalkMe bietet während des Onboardings In-App-Anleitungen in Echtzeit. Dadurch verstehen neue Mitarbeiter den spezifischen Workflow, den sie übernehmen müssen.
Leistungsunterstützung
WalkMe unterstützt Benutzer dabei, Hindernisse während der Workflow-Interaktionen zu überwinden:
Tipps zur Fehlerbehebung: Wenn Benutzer auf Probleme stoßen, kann WalkMe SmartTips anbieten. Diese helfen den Personen, eine Funktion zu verstehen, oder sie werden zu relevanten Ressourcen weitergeleitet.
Wissensdatenbanken: Diese sind innerhalb des Workflows verfügbar. Dadurch können Benutzer ihre Probleme ohne Schwierigkeiten lösen.
Feedback und Analysen
WalkMe bietet robuste Feedback- und Analysefunktionen:
Tracking der Benutzerinteraktion: WalkMe sammelt Daten über Benutzerinteraktionen mit dem Workflow. Die Funktion verfolgt Nutzungsmuster, häufige Engpässe und Bereiche mit Verbesserungspotenzial.
Insights und Berichte: Organisationen gewinnen wertvolle Erkenntnisse durch Analyse-Dashboards und Berichte. Dies ermöglicht datengesteuerte Entscheidungen.
Anwendungsfälle für Workflow-Adoption
Workflow-Adoption in Unternehmen
Hier sind drei Beispiele dafür, wie Workflow-Adoption in Unternehmen aussehen kann.
Optimierung des Vertriebsprozesses
In einer Vertriebsorganisation muss ein neuer Workflow eingeführt werden, wenn ein CRM-System implementiert wird. Anfangs könnten Vertriebsmitarbeiter aufgrund mangelnder Vertrautheit oder wahrgenommener Komplexität Widerstand gegen die Änderung leisten.
DAPs ermöglichen die Bereitstellung interaktiver Leitfäden innerhalb der CRM-Oberfläche. Dies hilft den Vertriebsmitarbeitern, den neuen Workflow zu verstehen. Sie lernen zudem, wie sie das System bedienen. Zu den erlernten Fähigkeiten gehören das Verwalten von Leads, Opportunities und Kundeninteraktionen.
Sobald sich die Vertriebsmitarbeiter mit dem CRM vertrauter fühlen, bemerken sie Verbesserungen. Erfolge bei der Effizienz, Dateneingabe und Lead-Pflege werden sichtbar. Dies führt zu einer gesteigerten Vertriebsleistung und Umsatzgenerierung für das Unternehmen.
Optimierung des HR-Onboarding-Prozesses
Ein Unternehmen überarbeitet seinen HR-Onboarding-Prozess. Ziel ist es, die Erfahrung für neue Mitarbeiter zu verbessern. Darüber hinaus muss die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Vorschriften sichergestellt werden.
Das Unternehmen entscheidet sich für die Einführung einer neuen digitalen Onboarding-Plattform. Neueinstellungen werden durch einen optimierten Workflow geführt. Sie füllen notwendige Unterlagen aus, schauen Schulungsvideos an und richten ihre Mitarbeiterprofile ein.
HR-Administratoren können den Prozess mit einer digitalen Adoptionsplattform verbessern. Sie können den Fortschritt der Mitarbeiter verfolgen, Probleme identifizieren und personalisierte Hilfe leisten.
Dies führt zu schnelleren Onboarding-Zeiten und reduziertem Verwaltungsaufwand. Zudem ermöglicht das Unternehmen neuen Mitarbeitern einen reibungsloseren Übergang.
Optimierung von Fertigungsprozessen
Ein Fertigungsunternehmen führt einen neuen Workflow ein. Dieser ist für Qualitätskontrollen an der Produktionslinie konzipiert.
Digitale Adoptionsplattformen werden eingesetzt, um Bediener in den neuen Inspektionsverfahren zu schulen. Sie bieten interaktive Anleitungen und Simulationen, um ihnen zu helfen, die beteiligten Schritte zu verstehen. Zudem lernen die Bediener, Qualitätsprobleme zu identifizieren und zu beheben.
Mit der Zeit werden die Bediener kompetenter in der Durchführung der Inspektionen. Infolgedessen beobachtet das Unternehmen einen Rückgang von Defekten, Nacharbeiten und Produktionsverzögerungen. Dies führt zu einer höheren Produktqualität. Das Unternehmen profitiert zudem von verbesserter Kundenzufriedenheit und Kosteneinsparungen.
Erfolgsgeschichten mit Workflow-Adoption
Hier ist ein Beispiel für eine Organisation, die WalkMe für die Workflow-Adoption genutzt hat:
TUI
Die TUI Group führte eine neue Software für das Human Capital Management ein. Sie mussten den Onboarding-Prozess für 35.000 Mitarbeiter optimieren.
Mit der Hilfe von WalkMe wurden die Mitarbeiter befähigt, in ihrem eigenen Tempo zu lernen. Sie konnten die Module mit In-App-Anleitungen und erweiterten Tooltips durchlaufen. Dies half ihnen, unbekannte Konzepte zu verstehen, und unterstützte sie bei der Eingabe korrekter Informationen.
Infolge der Partnerschaft mit WalkMe konnte TUI positive Kennzahlen verzeichnen. Dazu gehören eine Reduzierung der Zeit- und Reisekosten um 70 %, ein Rückgang der Support-Tickets um 50 % und eine Steigerung der Aufgabenerfüllungsraten um 40 %.
Workflow-Adoption vs. Prozess-Adoption
Workflow-Adoption und Prozess-Adoption sind verwandte Konzepte. Sie haben jedoch jeweils eigene Schwerpunkte innerhalb organisatorischer Veränderungen und Verbesserungen:
- Workflow-Adoption beinhaltet das Akzeptieren und Integrieren spezifischer Abfolgen von Aufgaben oder Aktivitäten.
- Prozess-Adoption ist das Akzeptieren und Einführen von Geschäftsprozessen oder Methoden. Dies geschieht mit einer breiteren Perspektive.
Beide Konzepte sind wesentlich für die organisatorische Verbesserung und Effizienz. Sie operieren jedoch auf unterschiedlichen Granularitätsebenen innerhalb der Organisation.
Lassen Sie uns dies genauer betrachten:
| Workflow-Adoption | Prozess-Adoption | |
|---|---|---|
| Definition | Einführung eines bestimmten Workflows oder einer Abfolge von Schritten. Ziel ist es, ein spezifisches Ziel oder Ergebnis zu erreichen. | Einführung eines gesamten Geschäftsprozesses oder einer Methode. Dies kann mehrere Workflows über verschiedene Abteilungen oder Funktionen hinweg umfassen. |
| Umfang | Konzentriert sich auf die Akzeptanz spezifischer Abfolgen von Aufgaben oder Aktivitäten innerhalb einer Organisation. | Konzentriert sich auf die Adoption übergreifender Rahmenwerke oder Methoden innerhalb einer Organisation. |
| Schwerpunkt | Akzeptanz und Nutzung von Tools, Systemen und Methoden, die mit dem vorgeschriebenen Workflow verbunden sind. | Kulturelle und organisatorische Änderungen, die notwendig sind, um neue Arbeitsweisen zu verankern. Dies beinhaltet Änderungen in der Denkweise, im Verhalten und in der Organisationsstruktur. |
| Ziel | Steigerung der Effizienz und Effektivität durch Optimierung spezifischer Aufgaben oder Aktivitäten. | Verbesserung der gesamten organisatorischen Leistung und Erreichung strategischer Ziele. Dies geschieht durch die Implementierung von Best Practices. |
| Beispiele | Einführung eines neuen CRM-Systems, Onboarding-Prozesses, Fertigungsprüfverfahrens. | Einführung von Lean Six Sigma, Agile, Total Quality Management Methoden. |
Einführung eines bestimmten Workflows oder einer Abfolge von Schritten. Ziel ist es, ein spezifisches Ziel oder Ergebnis zu erreichen.
Konzentriert sich auf die Akzeptanz spezifischer Abfolgen von Aufgaben oder Aktivitäten innerhalb einer Organisation.
Akzeptanz und Nutzung von Tools, Systemen und Methoden, die mit dem vorgeschriebenen Workflow verbunden sind.
Steigerung der Effizienz und Effektivität durch Optimierung spezifischer Aufgaben oder Aktivitäten.
Einführung eines neuen CRM-Systems, Onboarding-Prozesses, Fertigungsprüfverfahrens.
Einführung eines gesamten Geschäftsprozesses oder einer Methode. Dies kann mehrere Workflows über verschiedene Abteilungen oder Funktionen hinweg umfassen.
Konzentriert sich auf die Adoption übergreifender Rahmenwerke oder Methoden innerhalb einer Organisation.
Kulturelle und organisatorische Änderungen, die notwendig sind, um neue Arbeitsweisen zu verankern. Dies beinhaltet Änderungen in der Denkweise, im Verhalten und in der Organisationsstruktur.
Verbesserung der gesamten organisatorischen Leistung und Erreichung strategischer Ziele. Dies geschieht durch die Implementierung von Best Practices.
Einführung von Lean Six Sigma, Agile, Total Quality Management Methoden.
Vorteile der Workflow-Adoption
Die Workflow-Adoption bietet Organisationen mehrere Vorteile, darunter:
Gesteigerte Effizienz: Die Einführung spezifischer Workflows kann Prozesse optimieren, Redundanzen reduzieren und Engpässe beseitigen. Dies führt zu einer gesteigerten Effizienz bei der Erledigung von Aufgaben und der Erreichung von Zielen. Durch das Befolgen vordefinierter Schrittfolgen können Mitarbeiter konsistenter und produktiver arbeiten.
Verbesserte Konsistenz: Standardisierte Workflows stellen sicher, dass Aufgaben organisationsweit einheitlich ausgeführt werden. Dies reduziert Fehler und Variabilität bei den Ergebnissen. Diese Konsistenz verbessert die Qualitätssicherung und die Kundenzufriedenheit. Sie stellt sicher, dass zuverlässige und vorhersehbare Ergebnisse geliefert werden.
Verbesserte Zusammenarbeit: Die Workflow-Adoption erleichtert die Zusammenarbeit unter Teammitgliedern. Dies geschieht durch klare Richtlinien für jeden Schritt eines Prozesses. Indem sie ihre Rollen verstehen, können Mitarbeiter ihre Bemühungen besser koordinieren. Dies führt zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit und besserem Teamwork.
Schnellere Entscheidungsfindung: Klar definierte Workflows ermöglichen eine schnellere Entscheidungsfindung. Das Rahmenwerk ist strukturiert. Es hilft Personen dabei, Optionen zu bewerten, Informationen zu sammeln und Maßnahmen zu ergreifen. Dies beschleunigt das Tempo der Abläufe. Zudem ermöglicht es Organisationen, schneller auf sich ändernde Umstände zu reagieren.
Bessere Compliance und Risikomanagement: Standardisierte Workflows helfen dabei, die Einhaltung regulatorischer Anforderungen sicherzustellen. Sie integrieren notwendige Prüfungen und Genehmigungen in den Prozess. Dies reduziert das Risiko von Non-Compliance, was potenzielle rechtliche oder finanzielle Folgen für die Organisation hätte.
Optimierte Ressourcenzuweisung: Durch die Beseitigung von Ineffizienzen in Workflows können Organisationen die Ressourcenzuweisung optimieren. Dies ermöglicht es ihnen, Ressourcen effektiver zuzuteilen. Sie können sich auf Aktivitäten konzentrieren, die den größten Wert liefern.
Erleichterte Schulung und Onboarding: Standardisierte Workflows vereinfachen den Schulungs- und Onboarding-Prozess. Neue Mitarbeiter erhalten klare Richtlinien und Dokumentationen darüber, wie Aufgaben ausgeführt werden. Dies reduziert die Zeit und die Ressourcen, die erforderlich sind, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Zudem steigert es früher deren Produktivität.
Kontinuierliche Verbesserung: Die Workflow-Adoption fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Sie bietet eine Basis für die Leistungsbewertung und die Identifizierung von Optimierungspotenzialen. Durch regelmäßige Überprüfung und Verfeinerung von Workflows können Organisationen wettbewerbsfähig bleiben. Dies erreichen sie durch die Anpassung an sich ändernde Anforderungen, Technologien und Marktbedingungen.
Herausforderungen der Workflow-Adoption
Die Workflow-Adoption bietet viele Vorteile. Organisationen können jedoch bei der Implementierung und Aufrechterhaltung standardisierter Prozesse vor verschiedenen Herausforderungen stehen. Einige dieser Herausforderungen sind:
Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter können sich gegen die Einführung neuer Workflows wehren. Gründe können die Angst vor dem Unbekannten oder Sorgen um die Arbeitsplatzsicherheit sein. Zudem fühlen sie sich möglicherweise unwohl dabei, etablierte Routinen zu ändern. Die Überwindung von Widerständen erfordert effektive Kommunikation, Schulung und Unterstützung. Unternehmen müssen den Mitarbeitern helfen, die Gründe für die neuen Workflows zu verstehen. Zudem müssen sie kommunizieren, wie die Mitarbeiter davon profitieren werden.
Komplexität und Aufwand: Die Implementierung standardisierter Workflows kann komplex und zeitaufwendig sein. Dies gilt insbesondere für große Organisationen mit vielfältigen Prozessen und Systemen. Es kann erhebliche Vorabinvestitionen in Technologie, Schulung und Change-Management-Initiativen erfordern. Die Aufrechterhaltung von Workflows kann zudem den Verwaltungsaufwand und den Ressourcenbedarf erhöhen.
Mangelnde Akzeptanz durch die Nutzer: Mitarbeiter sind möglicherweise nicht motiviert, die Änderungen anzunehmen. Sie sehen vielleicht nicht den Wert in der Einführung neuer Workflows oder empfinden sie als unnötig oder mühsam. Unternehmen müssen Akzeptanz und Unterstützung aufbauen. Dies können sie erreichen, indem sie Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess einbeziehen, sie um Input bitten und die Vorteile durch Pilotprojekte oder Erfolgsgeschichten demonstrieren.
Zukunft der Workflow-Adoption
Die Workflow-Adoption hilft Unternehmen dabei, Effizienz, Zusammenarbeit und Konsistenz zu verbessern. Sie integriert standardisierte Abfolgen von Aufgaben oder Aktivitäten.
Digitale Adoptionsplattformen (DAPs) spielen eine zentrale Rolle bei der Erleichterung dieser Adoption. Sie bieten interaktive Anleitungen, personalisierte Unterstützung und Einblicke in die Performance. Diese Funktionen helfen Benutzern, durch neue Workflows zu navigieren.
Unternehmen wie WalkMe haben die transformative Wirkung von DAPs auf die Workflow-Adoption demonstriert. Sie ermöglichen es Organisationen, verschiedene Herausforderungen zu überwinden. Dazu gehören eine langsame Einarbeitungszeit und suboptimale Aufgabenerfüllungsraten.
Mit Blick auf die Zukunft birgt die Workflow-Adoption ein enormes Potenzial. Sie wird durch die kontinuierliche Weiterentwicklung digitaler Adoptionsplattformen unterstützt. Da Unternehmen die digitale Transformation vorantreiben, werden DAPs eine noch kritischere Rolle spielen.
Die Synergie zwischen Workflow-Adoption und digitalen Adoptionsplattformen verspricht, Organisationen zu stärken. Sie werden in der Lage sein, sich in einer ständig verändernden Geschäftslandschaft anzupassen, Innovationen hervorzubringen und erfolgreich zu sein.