Arla Foods verbessert das SuccessFactors®-Engagement, reduziert Fehler mit der digitalen WalkMe-Adoptionsplattform

Arla Foods, ein globales Molkereiunternehmen mit 18.000 Mitarbeitern, hat SuccessFactors® eingeführt, um einheitliche HR-Prozesse sicherzustellen. Die frühe Nutzung der Software führte jedoch zu Frustration der Mitarbeiter, Fehlern und einer schlechten Benutzererfahrung. Das Unternehmen wandte sich an die WalkMe Digital Adoption Platform, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Infolgedessen berichtet Arla Foods:

• Weniger Dateneingabefehler in SuccessFactors®
• Verbessertes Mitarbeiterengagement und Produktivität
• Reduzierung der Supportlast und des Zeitaufwands für Backoffice-Aufgaben

Arla Foods, das sich im Besitz von über 9.700 Landwirten befindet, ist das viertgrößte Molkereiunternehmen der Welt mit mehr als 18.000 Mitarbeitern. Bei einer so großen, verteilten Belegschaft ist die Standardisierung von HR-Prozessen ein zentraler Schwerpunkt für das Führungsteam des Unternehmens.
Nikolaj Petersen, Global Head of Business Change Management, Communication, and Performance bei Arla Foods, begab sich auf eine Reise, um einen standardisierteren globalen Self-Service-Rekrutierungsprozess mit SuccessFactors® zu implementieren. Ziel der Self-Service-Implementierung war es, skalierbare Prozesse zu schaffen und gleichzeitig die Abhängigkeit vom Support zu verringern und die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen. „Bei dieser neuen Änderung ging es darum, intern zu standardisieren und gleichzeitig zu versuchen, extern zu vermenschlichen“, sagt Petersen.

Die Umstellung auf einen Self-Service-Rekrutierungsprozess hatte ihre Herausforderungen, da Personalverantwortliche von wichtigen Initiativen abgezogen wurden. „Wenn Sie eine Gruppe von acht Molkereimitarbeitern an einem Standort irgendwo in einem Wald in Deutschland leiten, möchten Sie sich auf die richtigen Qualitätsmessungen konzentrieren und dass die Molkereiprodukte so schmecken, wie sie sollen“, sagt Petersen. Stattdessen wurden HR-Mitarbeiter in Backoffice-Aufgaben einbezogen und mussten zahlreiche Fehler beheben.

Da die Benutzerfrustration mit SuccessFactors® auf einem Allzeithoch war, begann Arla Foods mit der Suche nach einer digitalen Adoptionslösung. „Wenn wir Self-Service als Tool beibehalten wollten, mussten wir einen Weg finden, die Frustration zu lindern und die Zeit zu verkürzen, die Benutzer im System verbrachten“, sagt Petersen.

Vor der Entdeckung von WalkMe implementierte Arla Foods eine alternative digitale Adoptionslösung, die ihren Anforderungen nicht entsprach. Nach dieser erfolglosen Erfahrung drückten sie den Reset-Knopf und wandten sich an WalkMe, um die SuccessFactors®-Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern.

„Unser Hauptziel bei der Implementierung von WalkMe war es, es so einfach zu machen, dass jeder Teamleiter in das System gehen und den Prozess abschließen kann, selbst wenn er dies seit einem Jahr nicht mehr getan hat“, sagt Petersen. Dank der benutzerdefinierten WalkMe Smart Walk-Thrus (schrittweise Anleitungen in der App) können vielbeschäftigte Werksleiter jetzt schnell und einfach durch das SuccessFactors®-System navigieren und ihre Aufgaben mit minimaler Verwirrung oder Unterbrechung erledigen.

Arla implementierte auch WalkMe-Lösungen, um sicherzustellen, dass die in SuccessFactors® eingegebenen Daten von höchster Genauigkeit sind. Durch den Einsatz von SmartTips (Tipp-Ballons), maßgeschneiderten Inhalten und Direktiven werden Benutzer aufgefordert, bei jedem Schritt die korrekten Daten einzugeben.
Arla verwendet jetzt WalkMe-Umfragen, um Einblicke in das Benutzerverhalten zu gewinnen, Prozessabläufe zu verbessern und sicherzustellen, dass alle Hilfestellungen zeitnah und relevant sind.

Eine der größten Auswirkungen der Implementierung von WalkMe war die Zeitersparnis, sowohl für Personalverantwortliche als auch für das Supportteam.

Mit weniger Fehlern und mehr Self-Service-Optionen verbringen Personalverantwortliche weniger Zeit mit Backoffice-Aufgaben. Und das Backoffice-Supportteam freut sich über einen stetigen Rückgang der eingehenden Supportanrufe, wodurch es sich auf komplexere Probleme konzentrieren kann. Wenn Anrufe beim Supportteam bezüglich des Self-Service-Prozesses eingehen, weist das Team von Arla den Benutzer an, WalkMe zu starten und dem Leitfaden zu folgen. „Es ist einfach so intuitiv“, sagt Petersen.

„Wir möchten, dass sich unsere Mitarbeiter auf unsere Kerngeschäftsaktivitäten und nicht auf mehrere HR-Prozesse und -Verfahren konzentrieren“, sagt Petersen. „Und WalkMe hilft uns dabei.“

Da SuccessFactors® jetzt wesentlich einfacher zu bedienen ist, hat sich die Benutzerfrustration fast vollständig aufgelöst. „Unsere Personalverantwortlichen haben keine Probleme mehr, wenn sie einen Einstellungsprozess starten“, sagt Petersen. „Sobald Benutzer den Prozess identifiziert haben, den sie starten müssen, führt WalkMe sie schnell und einfach durch ihn hindurch.“

Arla Foods plant, die Nutzung von WalkMe auf SuccessFactors® auf seine Mitarbeiter außerhalb der Personal- und Verwaltungsabteilungen auszudehnen. Die Mitarbeiter von Arla nutzen SuccessFactors® weniger häufig. „Das Ziel ist es jetzt, die Benutzerfreundlichkeit bei der Durchführung von Backoffice-Aktivitäten zu verbessern, so wie wir es für Personalverantwortliche getan haben“, sagt Peterson.