Was ist Vertragslebenszyklusmanagement?
Vertragslebenszyklusmanagement ist der Prozess der Verwaltung von Verträgen. Dabei ist es wichtig, eine Reihe von Schritten von Anfang bis Ende einzuhalten. Diese Vorgehensweise hilft dabei, Verträge reibungslos zu bearbeiten, Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle Vorgaben eingehalten werden.
CLM kann am heutigen Arbeitsplatz nicht ignoriert werden. Statistiken zeigen, dass der globale Markt für Lifecycle-Management bis 2032 voraussichtlich 3,69 Milliarden $ erreichen wird. Außerdem betrifft das Vertragsmanagement einen erheblichen Teil der Belegschaft – 32 %, wie Ergebnisse von World Commerce & Contracting zeigen. Vor diesem Hintergrund ist es für Unternehmen unerlässlich, Vertragslebenszyklusmanagement zu verstehen und die ihnen zur Verfügung stehenden digitalen Tools zu nutzen.
Welche zentralen Schritte umfasst das Vertragslebenszyklusmanagement?
Die Navigation durch den Lebenszyklus eines Vertrags umfasst eine Reihe wichtiger Schritte, damit er von Anfang bis Ende reibungslos funktioniert. Dazu gehören Phasen wie die Festlegung der Vertragsinhalte und die Einigung aller Beteiligten. Sobald eine Einigung erzielt ist, unterschreiben alle, um den Vertrag rechtswirksam zu machen. Anschließend müssen die vereinbarten Leistungen erbracht werden. Zum Schluss wird bewertet, wie gut der Vertrag funktioniert hat, und es wird geprüft, ob es Möglichkeiten gibt, ihn beim nächsten Mal zu verbessern. Hier ein genauerer Blick auf die typischen Schritte:
Initiierung
- Feststellen, ob ein Vertrag erforderlich ist
- Ausarbeiten, was der Vertrag enthalten soll
- Festlegen, wer beteiligt sein wird
Erstellung bzw. Entwurf
- Festlegen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen
- Beschreibung der Verantwortlichkeiten der Beteiligten
- Aufnahme von Fristen und weiteren wichtigen Details
Verhandlung
- Die Beteiligten können die Bedingungen besprechen
- Es kann ein Hin und Her geben, bis alle zustimmen
- Der Vertrag soll für alle vorteilhaft sein
Genehmigung
- Der Vertrag muss ggf. geprüft werden
- Dies gilt, wenn es relevante Stakeholder innerhalb der Unternehmen gibt
- Nach der Prüfung werden die finalen Bedingungen genehmigt
Unterzeichnung
- Alle unterzeichnen den Vertrag und machen ihn damit offiziell
- Das Dokument ist nun rechtsverbindlich
Verpflichtungsmanagement
- Die Beteiligten müssen ihre Pflichten erfüllen
- CLM-Systeme können ggf. die Verpflichtungen nachverfolgen und verwalten
Compliance-Management
- Beide Parteien müssen die Vertragsbedingungen einhalten, solange der Vertrag aktiv ist
- CLM-Software kann Funktionen zur Compliance-Überwachung bieten
- Damit wird nachverfolgt, ob die Bedingungen und Anforderungen eingehalten werden
Verlängerung oder Beendigung
- Im Vertrag können feste Enddaten oder Kündigungsklauseln festgelegt sein
- CLM-Software kann den Verlängerungsprozess verwalten
- Sie kann Verträge auch beenden, indem sie die festgelegten Regeln befolgt
Analyse und Reporting
- CLM-Systeme verfügen häufig über Reporting- und Analysefunktionen
- Sie liefern Einblicke in die Performance des Vertrags
- Außerdem können Compliance-Probleme identifiziert werden
- Auch Verbesserungspotenziale lassen sich erkennen
Vertragslebenszyklusmanagement vs. Vertragsmanagement
Vertragslebenszyklusmanagement und Vertragsmanagement klingen zwar nach demselben Konzept, sind jedoch unterschiedliche Begriffe:
- Vertragsmanagement konzentriert sich auf die täglichen Aufgaben rund um einzelne Verträge
- Vertragslebenszyklusmanagement betrachtet das Thema umfassender und zielt darauf ab, Effizienz zu steigern, Risiken zu reduzieren und den Wert zu maximieren, der aus allen Verträgen in der gesamten Organisation gewonnen wird
Hier eine detailliertere Übersicht:
| Vertragslebenszyklusmanagement | Vertragsmanagement | |
|---|---|---|
| Definition | Verträge von Anfang bis Ende bearbeiten Sicherstellen, dass alles wie geplant läuft | Verträge nach der Unterzeichnung betreuen Sicherstellen, dass sie korrekt eingehalten werden |
| Fokus | Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten – von der Erstellung bis zum Abschluss | Verträge nach der Unterzeichnung betreuen und sicherstellen, dass sie korrekt umgesetzt werden |
| Techniken | Verträge erstellen Arbeit automatisieren Dokumente verwalten Prüfen, wie gut es läuft Verträge analysieren | Verträge überwachen Prüfen, ob Vertragsteile rechtzeitig umgesetzt werden Probleme beheben Vertragsteile ändern Risiken bewerten Beziehungen managen |
| Ziele | Sicherstellen, dass Verträge eingehalten werden Den größtmöglichen Nutzen aus Verträgen ziehen Probleme vermeiden Gute Beziehungen pflegen | Sicherstellen, dass Vertragsteile umgesetzt werden Zusagen einhalten Probleme lösen Auf Veränderungen reagieren Gute Beziehungen pflegen |
Verträge von Anfang bis Ende bearbeiten Sicherstellen, dass alles wie geplant läuft
Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten – von der Erstellung bis zum Abschluss
Verträge erstellen Arbeit automatisieren Dokumente verwalten Prüfen, wie gut es läuft Verträge analysieren
Sicherstellen, dass Verträge eingehalten werden Den größtmöglichen Nutzen aus Verträgen ziehen Probleme vermeiden Gute Beziehungen pflegen
Verträge nach der Unterzeichnung betreuen Sicherstellen, dass sie korrekt eingehalten werden
Verträge nach der Unterzeichnung betreuen und sicherstellen, dass sie korrekt umgesetzt werden
Verträge überwachen Prüfen, ob Vertragsteile rechtzeitig umgesetzt werden Probleme beheben Vertragsteile ändern Risiken bewerten Beziehungen managen
Sicherstellen, dass Vertragsteile umgesetzt werden Zusagen einhalten Probleme lösen Auf Veränderungen reagieren Gute Beziehungen pflegen
Anwendungsfälle für Vertragslebenszyklusmanagement
So kann sich Vertragslebenszyklusmanagement am Arbeitsplatz zeigen:
Beschaffungsverträge
- Ein Fertigungsunternehmen nutzt Verträge mit Lieferanten, um Materialien einzukaufen.
- Es verwaltet diese Verträge von Anfang bis Ende und stellt sicher, dass alles reibungslos läuft.
- Das hilft, Kosten zu sparen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern.
Kundenvereinbarungen
- Ein Beratungsunternehmen schließt Vereinbarungen mit Kunden, um Dienstleistungen zu erbringen.
- Es betreut diese Vereinbarungen von Anfang bis Ende und stellt sicher, dass alles korrekt umgesetzt wird.
- Das hilft, Probleme zu vermeiden und Kunden zufrieden zu halten.
Partnerschaftsvereinbarungen
- Ein Softwareunternehmen geht Partnerschaften ein, um seine Produkte zu verkaufen.
- Es verwaltet diese Vereinbarungen von Anfang bis Ende und stellt sicher, dass Partner erfolgreich sind.
- Das hilft, das Geschäft auszubauen und mehr Produkte zu verkaufen.
Vorteile des Vertragslebenszyklusmanagements
Ein robustes Vertragslebenszyklusmanagement bietet folgende Vorteile:
Effizienz
Vertragslebenszyklusmanagement erleichtert die Vertragsbearbeitung von Anfang bis Ende, spart Zeit und reduziert Fehler.
Compliance
Es stellt sicher, dass Verträge Regeln und Gesetze einhalten, und verringert so das Risiko von Problemen.
Standardisierung
Vertragsmanagement stellt sicher, dass alle dieselben Regeln und Vorlagen verwenden, um Verwirrung zu vermeiden.
Risikokontrolle
Der Prozess hilft, Probleme zu vermeiden, indem wichtige Termine nachverfolgt werden und sichergestellt wird, dass alle die Vereinbarung einhalten.
Transparenz und Kontrolle
Er ermöglicht allen, den Status von Verträgen in Echtzeit zu sehen, und unterstützt bessere Entscheidungen.
Zufriedenheitsniveau
Durch gutes Vertragsmanagement bleiben Kunden und Lieferanten zufrieden und Vertrauen wird aufgebaut.
Herausforderungen des Vertragslebenszyklusmanagements
Der Einsatz einer DAP zur Unterstützung von CLM hilft, Herausforderungen wie die folgenden zu mindern:
Komplexität
Vertragsmanagement ist anspruchsvoll, weil es viele Schritte und Beteiligte umfasst.
Fragmentierte Prozesse
Manchmal werden Verträge mit unterschiedlichen Systemen und Methoden verwaltet, was zu Fehlern führen kann.
Compliance-Risiken
Ohne die richtigen Tools kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass Verträge die Vorgaben einhalten.
Vertragsvariabilität
Verträge können sich stark unterscheiden, was es schwierig macht, Konsistenz zu wahren.
Change Management
Änderungen in der Vertragsverwaltung umzusetzen, kann schwierig sein, wenn Menschen nicht bereit sind, sich zu verändern.
Wie können DAPs beim Vertragslebenszyklusmanagement helfen?
Eine Digital Adoption Platform (DAP) wie WalkMe.com kann das Vertragslebenszyklusmanagement unterstützen und verbessern. So geht’s: Geführte Vertragserstellung DAPs bieten Schritt-für-Schritt-Hilfen und Tutorials für die Erstellung von Verträgen in CLM-Software. So wird sichergestellt, dass Nutzer verstehen, wie alles funktioniert, und Formulare korrekt ausfüllen.
| Wie kann WalkMe helfen? Geführte Workflows geben Nutzern Schritt-für-Schritt-Anleitungen in der CLM-Software. Das bedeutet weniger Fehler und ermöglicht es Mitarbeitenden, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen. |
Automatisierte Workflows Diese Plattformen können wiederkehrende Aufgaben in der CLM-Software übernehmen. Beispiele sind das Versenden von Benachrichtigungen, dass ein Vertrag genehmigt wurde, oder der Hinweis, dass es Zeit für eine Verlängerung ist. Das macht den Prozess reibungsloser und senkt die Fehlerwahrscheinlichkeit.
| Wie kann WalkMe helfen? WalkMe Automation kann wiederkehrende Aufgaben für Mitarbeitende ausführen. Die automatisierten Workflows können auch Formulare ausfüllen und so gesteuert werden, dass ähnlich einfache Aufgaben abgeschlossen werden – das macht den Prozess reibungsloser. |
Schulungen und Onboarding Die Software bietet Trainingslektionen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für CLM-Software. So lernen Menschen schnell, wie sie die Plattform nutzen. Das erleichtert das Verständnis und die Nutzung der Software zur Vertragsbearbeitung.
| Wie kann WalkMe helfen? WalkMe kann über CLM-Software gelegt werden und Smart Walk-Thrus anbieten, die neuen Nutzern helfen, die Plattform sicher zu bedienen. Das beschleunigt den Lernprozess. |
Echtzeit-Unterstützung DAPs können Menschen während der Nutzung der CLM-Software beraten und unterstützen. Sie bieten Tipps, Vorschläge und Hilfe bei Problemen, die bei der Arbeit mit Verträgen auftreten können.
| Wie kann WalkMe helfen? WalkMe bietet ShoutOuts, die zu geplanten Zeiten erscheinen können. Sie können auch als Reaktion darauf eingeblendet werden, dass Personen bestimmte Aufgaben in der CLM-Software ausführen. Sie sind hilfreich, um Menschen genau dann zur benötigten Unterstützung zu führen, wenn sie sie brauchen. |
Erfolgsgeschichten mit Vertragslebenszyklusmanagement
WalkMe hat Unternehmen jeder Größe dabei unterstützt, ihre Prozesse im Vertragslebenszyklusmanagement zu verbessern. So hat Nestle mit der DAP Erfolge erzielt.
Nestle x WalkMe
Nestle arbeitete mit Charlton House, einem WalkMe Certified Partner, zusammen, um WalkMe-Inhalte für die SAP-Ariba-Oberfläche zu erstellen. Dadurch wurden deutlich schnellere Durchlaufzeiten für Vertragsunterschriften und ein reibungsloseres Erlebnis für die Lieferanten erreicht. Außerdem verzeichnete das Unternehmen eine Steigerung der Nutzerinteraktionen bei kritischen Feldern um 250 %. Anders gesagt: Es werden jetzt korrekte Daten eingetragen, sodass Nestle weniger Support-Tickets bearbeiten muss. Die NPS-Werte von Nestle für SAP Ariba sind seit der Einführung von WalkMe auf der Plattform um 63 % gestiegen.
Zukunft des Vertragslebenszyklusmanagements mit DAPs
Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) wird immer ausgereifter, wenn Software mit Digital-Adoption-Plattformen integriert wird. Diese Plattformen verändern, wie Organisationen Verträge verwalten. Sie machen Prozesse reibungsloser, fördern die Zusammenarbeit in Teams, liefern nützliche Informationen, stellen die Einhaltung von Vorgaben sicher und ermöglichen einfaches Skalieren. Mit dem technologischen Fortschritt wird CLM noch einfacher werden und Organisationen dabei helfen, Verträge effizienter und effektiver zu verwalten.