Was ist ein Personalinformationssystem?
Ein Personalinformationssystem (HRIS) ist ein Softwaresystem, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre HR-Aufgaben zu verwalten und zu automatisieren. Es dient als zentraler Speicherort für die Aufbewahrung, Organisation und den Zugriff auf Mitarbeiterinformationen und HR-Daten.
Das System ermöglicht es HR-Fachkräften, effizienter zu arbeiten. Sie müssen weniger Zeit für administrative Aufgaben aufwenden und können fundiertere Entscheidungen treffen. Da alle relevanten Daten an einem Ort gebündelt sind, können sie zur Verbesserung der allgemeinen Employee Experience beitragen. Der Einsatz von HR-Software wie einem HRIS wird immer wichtiger. Untersuchungen von SHRM zeigen, dass jedes vierte Unternehmen beabsichtigt, in den nächsten 5 Jahren mit der Nutzung von Automatisierung oder KI bei der Personalbeschaffung und -einstellung zu beginnen oder diese zu verstärken. Darüber hinaus gaben 85 % der vom Weltwirtschaftsforum befragten Unternehmen an, dass die verstärkte Einführung neuer Technologien ein Trend sei, der am ehesten den Wandel am Arbeitsplatz vorantreiben werde.
Was sind die Hauptmerkmale eines HRIS?
Ein Personalinformationssystem (HRIS) umfasst eine Vielzahl von Funktionen, die darauf ausgelegt sind, HR-Prozesse zu rationalisieren und zu optimieren, das Datenmanagement zu verbessern und die allgemeine organisatorische Effizienz zu steigern.
Verwaltung von Mitarbeiterinformationen
Ein HRIS speichert und verarbeitet Mitarbeiterdaten. Dazu gehören persönliche Informationen, Kontaktdaten, Werdegang, Leistungsnachweise und Gehaltsdetails.
Anwesenheits- und Zeiterfassung
HR-Manager können die Anwesenheit der Mitarbeiter überwachen und Arbeitsstunden erfassen. Zudem können sie mit der Software Urlaubsanträge verwalten und Anwesenheitsberichte erstellen.
Verwaltung von Sozialleistungen
Ein HRIS hilft bei Sozialleistungen für Mitarbeiter, wie Krankenversicherung und Altersvorsorge. Es verwaltet Anmeldungen, verfolgt die Nutzung und erstellt Berichte.
Schulung und Entwicklung
Das HR-Personal kann Mitarbeiterschulungen problemlos verwalten. Sie sind in der Lage, Fortschritte zu verfolgen und zu beurteilen, wie effektiv die Schulungsprogramme sind.
Analysen und Berichterstattung
Ein HRIS verfügt über Tools zur Analyse von HR-Daten. HR-Manager können Trends erkennen und datengestützte Entscheidungen treffen. Sie sind besser gerüstet, um bei der Planung, Einstellung und dem Wachstum des Unternehmens zu unterstützen.
Personalbeschaffung und Bewerbermanagement
Die Plattform verwaltet Stellenausschreibungen und behält den Überblick über Bewerbungen. Sie hilft auch bei der Terminierung von Vorstellungsgesprächen und dem Versenden von Nachrichten an Bewerber.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Mit dem System kann die Personalabteilung Entgeltabrechnungsprozesse automatisieren. Das Programm kann Gehälter, Steuern, Abzüge und Boni berechnen. Dies geschieht auf Basis von Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter und anderen relevanten Informationen.
Leistungsmanagement
Die Software unterstützt bei Mitarbeiterbeurteilungen. Die angebotenen Tools helfen dem Personal dabei, Ziele zu setzen, Leistungsbeurteilungen durchzuführen, Fortschritte zu verfolgen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
Compliance-Management
Ein HRIS hilft dabei, Compliance sicherzustellen. Es führt Aufzeichnungen und erstellt Compliance-Berichte. Darüber hinaus kann es Erinnerungen für Verlängerungen und Zertifizierungen versenden.
HRIS vs. HRMS vs. HCM
HR-Manager und die Geschäftsführung profitieren davon, den Unterschied zwischen den folgenden Begriffen zu kennen:
- Personalinformationssystem (HRIS)
- Personalmanagementsystem (HRMS)
- Human Capital Management-Lösung (HCM)
Im Wesentlichen:
- HRIS verwaltet Mitarbeiterdaten
- HRMS fügt Einstellungs- und Schulungsfunktionen hinzu
- HCM kombiniert beides mit strategischer Planung für verbesserte Mitarbeiterleistung und Geschäftswachstum
Hier ist eine weitere Aufschlüsselung:
| HRIS | HRMS | HCM | |
|---|---|---|---|
| Definition | Verwaltet Mitarbeiterdaten wie Gehaltsabrechnung und Anwesenheit. | Enthält HRIS-Funktionen plus Tools für Einstellung und Schulung. | Kombiniert HRIS- und HRMS-Funktionen mit strategischer Planung für eine bessere Mitarbeiterleistung. |
| Fokus | Verarbeitet Mitarbeiterdaten und grundlegende HR-Aufgaben. | Deckt HR-Aufgaben, Einstellung und Schulung ab. | Konzentriert sich auf die strategische HR-Planung für den Geschäftserfolg. |
| Techniken | Nutzt Datenbanken zur Organisation von Mitarbeiterinformationen. | Nutzt verschiedene HR-Methoden für Einstellung und Schulung. | Nutzt fortschrittliche Analysen und Planungstechniken für die HR-Strategie. |
| Ziele | Macht HR-Aufgaben einfacher und präziser. | Verbessert Einstellung, Schulung und Mitarbeiterengagement. | Richtet die Personalabteilung auf die Geschäftsziele für Wachstum und Innovation aus. |
| Anwendungsbeispiele | Verwaltet Gehaltsabrechnung, Anwesenheit und Sozialleistungen. | Rekrutiert, schult und bewertet Mitarbeiter. | Plant die Personalstrategie, bindet Talente und steigert die Leistung. |
Verwaltet Mitarbeiterdaten wie Gehaltsabrechnung und Anwesenheit.
Verarbeitet Mitarbeiterdaten und grundlegende HR-Aufgaben.
Nutzt Datenbanken zur Organisation von Mitarbeiterinformationen.
Macht HR-Aufgaben einfacher und präziser.
Verwaltet Gehaltsabrechnung, Anwesenheit und Sozialleistungen.
Enthält HRIS-Funktionen plus Tools für Einstellung und Schulung.
Deckt HR-Aufgaben, Einstellung und Schulung ab.
Nutzt verschiedene HR-Methoden für Einstellung und Schulung.
Verbessert Einstellung, Schulung und Mitarbeiterengagement.
Rekrutiert, schult und bewertet Mitarbeiter.
Kombiniert HRIS- und HRMS-Funktionen mit strategischer Planung für eine bessere Mitarbeiterleistung.
Konzentriert sich auf die strategische HR-Planung für den Geschäftserfolg.
Nutzt fortschrittliche Analysen und Planungstechniken für die HR-Strategie.
Richtet die Personalabteilung auf die Geschäftsziele für Wachstum und Innovation aus.
Plant die Personalstrategie, bindet Talente und steigert die Leistung.
Anwendungsfälle für ein Personalinformationssystem
Hier sind drei Beispiele dafür, wie ein Personalinformationssystem (HRIS) in verschiedenen Geschäftsszenarien eingesetzt werden kann:
Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern
Wenn ein Unternehmen neue Mitarbeiter einstellt, kann ein HRIS den Onboarding-Prozess erleichtern. Es kann Aufgaben wie das Erfassen persönlicher Informationen, das Ausfüllen von Unterlagen und das Einrichten des Zugriffs auf Unternehmenssysteme automatisieren. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann das HRIS Aufgaben wie Austrittsgespräche, das Entfernen des Systemzugriffs und die Bearbeitung von Abschlusszahlungen verwalten.
Leistungsmanagement und Beurteilungen
Ein HRIS kann die Mitarbeiterleistung verfolgen. Leistungskennzahlen, Ziele und Erfolge eines Mitarbeiters können über die Zeit protokolliert werden. Die Software kann auch Leistungsbeurteilungen planen und durchführen. Sie kann Berichte erstellen, um Trends in der Einzel- und Teamleistung zu analysieren. Dies hilft Managern, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wer Beförderungen, Boni oder Schulungen erhalten kann.
Zeit- und Anwesenheitserfassung
Die Software kann für Branchen mit Stundenlöhnern oder schichtbasierten Arbeitsplänen sehr hilfreich sein. Das liegt daran, dass sie die Erfassung von Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden automatisieren kann. Sie kann auch Stundenzettel erstellen, Anwesenheitsmuster überwachen und berechnen, wie viel jedem Mitarbeiter gezahlt werden muss. Sie hilft bei der Durchsetzung von Richtlinien in Bezug auf Freizeit, Krankheitsurlaub und Überstunden. Zudem stellt sie die Einhaltung von Arbeitsvorschriften sicher. Schließlich treten weniger Fehler auf, wenn ein HRIS die Gehaltsabrechnung verarbeitet.
Vorteile von Personalinformationssystemen
Die Nutzung eines HRIS bringt viele Vorteile mit sich, wie zum Beispiel die folgenden:
Effizienz
Ein HRIS macht Aufgaben wie die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und die Bearbeitung von Unterlagen schneller und einfacher.
Zentralisierung
Alle HR-Informationen befinden sich an einem Ort, was den Zugriff und die Verwaltung erleichtert.
Compliance
Es hilft sicherzustellen, dass HR-Prozesse gesetzliche Anforderungen und Unternehmensrichtlinien einhalten.
Analysen
HR-Software bietet Einblicke in Belegschaftstrends und Leistung und unterstützt so die Entscheidungsfindung.
Herausforderungen von Personalinformationssystemen
Es lohnt sich auch, sich der Herausforderungen bewusst zu sein, die ein HRIS mit sich bringen kann:
Komplexität der Implementierung
Die Einrichtung von HR-Software kann komplex und zeitaufwendig sein.
Datensicherheitsrisiken
Die digitale Speicherung sensibler Mitarbeiterinformationen kann Sicherheitsrisiken bergen, wenn sie nicht angemessen geschützt ist.
Nutzerakzeptanz
Mitarbeiter dazu zu bringen, das neue System effektiv zu nutzen, kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn sie an manuelle Prozesse gewöhnt sind. Hier kann eine DAP helfen.
Wie können DAPs bei einem Personalinformationssystem helfen?
Eine Digital Adoption Platform (DAP) kann in ein Personalinformationssystem integriert werden oder dieses erweitern. Ein solcher Schritt kann für Unternehmen, die beide Arten von Software in Betracht ziehen oder bereits nutzen, sehr effektiv sein. Hier ist der Grund dafür:
Einarbeitung und Schulung
DAPs können den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter erleichtern. Die Plattform kann interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungen innerhalb des HRIS bereitstellen. Dies kann Tutorials zur Erledigung von Aufgaben wie Urlaubsanträgen oder der Aktualisierung persönlicher Informationen sowie den Zugriff auf Schulungsmaterialien umfassen.
| Wie kann WalkMe helfen?WalkMe kann intelligente Walk-Thrus bereitstellen, die neue Mitarbeiter mit interaktiven Bildschirmsequenzen durch das HRIS führen. ShoutOuts können verwendet werden, um wichtige Informationen hervorzuheben. Zudem können Aufgabenlisten sicherstellen, dass neue Mitarbeiter alle wichtigen Schritte abschließen. |
Benutzersupport und Helpdesk
DAPs können Anleitungen und Support direkt in der HRIS-Benutzeroberfläche anbieten. Dies hilft Mitarbeitern, Probleme zu beheben oder Antworten auf ihre Fragen in Echtzeit zu finden. Sie müssen das System nicht verlassen, um Unterstützung zu erhalten.
| Wie kann WalkMe helfen?Die Suche von WalkMe lässt sich in das HRIS integrieren. Sie liefert sofortige Antworten innerhalb der Software. Launcher können platziert werden, um dort Hilfe anzubieten, wo Nutzer am häufigsten Fragen haben. |
Change Management
Unternehmen aktualisieren ihr HRIS von Zeit zu Zeit oder führen neue Funktionen ein. DAPs können unterstützen, indem sie In-App-Ankündigungen bereitstellen. Sie können auch Walkthroughs und Tipps anbieten, um Nutzer durch die Änderungen zu führen. Das bedeutet, dass weniger Mitarbeiter Widerstand gegen die Änderung leisten werden. Es bedeutet auch, dass sich die Mitarbeiter schneller an die Aktualisierungen anpassen.
| Wie kann WalkMe helfen?ShoutOuts können neue Funktionen ankündigen. Intelligente Walk-Thrus und Onboarding-Aufgaben können Nutzer durch neue Prozesse führen. Umfragen können Nutzerfeedback zu den Änderungen einholen. |
Prozessautomatisierung
DAPs können wiederkehrende Aufgaben und Workflows innerhalb des HRIS automatisieren. Beispiele hierfür sind das Ausfüllen von Formularen oder das Erstellen von Berichten. Durch die Automatisierung dieser Prozesse werden Unternehmen effizienter. Zudem treten weniger Fehler auf. Darüber hinaus kann sich das HR-Personal auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
| Wie kann WalkMe helfen?Die Automatisierungsfunktion von WalkMe kann Aufgaben wie Formularübermittlungen und Dateneingaben übernehmen. Workflows können eingerichtet werden, um mehrstufige Prozesse zu vereinfachen. |
Datenanalyse und Erkenntnisse
DAPs können analysieren, wie Nutzer mit dem HRIS interagieren. Sie können Berichte über die Nutzungsmuster erstellen. Zudem zeigen sie auf, an welchen Stellen Personen Schwierigkeiten mit dem HRIS haben. Diese Informationen können genutzt werden, um die User Experience zu verbessern. Sie können auch sicherstellen, dass Schulungen auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind.
| Wie kann WalkMe helfen?WalkMe Insights sammelt Daten zum Nutzerverhalten, um Trends und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Erweiterte Analysen können den Nutzerfortschritt verfolgen und aufzeigen, wo Nutzer Schwierigkeiten haben. |
Integration mit anderen Systemen
DAPs können in andere Softwaresysteme integriert werden, die von Personalabteilungen genutzt werden. Beispiele hierfür sind:
- Lernmanagementsysteme (LMS)
- Leistungsmanagementsysteme
- Lohnabrechnungssoftware
- Plattformen für Mitarbeiterengagement
Der Datenaustausch wird einfacher und Workflows können über mehrere Systeme hinweg automatisiert werden. Die Datengenauigkeit und die allgemeine Effizienz verbessern sich dadurch.
| Wie kann WalkMe helfen?WalkMe kann über APIs und Webhooks in verschiedene Systeme integriert werden. Dies ermöglicht den Datentransfer und Aktionen, die über verschiedene Plattformen hinweg ausgelöst werden. |
Erfolgsgeschichten mit Personalinformationssystemen
WalkMe war maßgeblich daran beteiligt, zahlreichen Marken bei ihren HR-Prozessen zu helfen. Hier ist ein Beispiel dafür, wie TUI dank der DAP den Übergang zu einem neuen System mit Leichtigkeit gemeistert hat:
TUI x WalkMe
TUI hatte bei der Einführung seiner neuen HRIS-Software einen kaskadierenden Ansatz gewählt. Dieser erwies sich jedoch als schwierig, und das Unternehmen musste effektiver skalieren. Das Unternehmen entschied sich für den Rollout der Digital Adoption-Lösung von WalkMe. Das HR-Personal konnte kontextbezogene Anleitungen nutzen, Benachrichtigungen für wichtige Neuigkeiten erhalten und Onboarding-Prozesse abschließen. Infolgedessen profitierte TUI von einer Reduzierung der Support-Tickets um 50 % und einer Steigerung der Abschlussraten für Aufgaben um 40 %.
Zukunft von Personalinformationssystemen mit DAPs
Es ist offensichtlich, dass Personalinformationssysteme für eine moderne Personalarbeit entscheidend sind. Doch die Zukunft hält noch spannendere Veränderungen bereit, insbesondere mit Digital Adoption Platforms. DAPs werden HRIS verändern, indem sie deren Bedienung erleichtern und hilfreicher machen. Sie führen Nutzer, automatisieren Aufgaben und bieten sofortigen Support, wodurch die HR-Arbeit verbessert wird. Mit dem weiteren technologischen Fortschritt werden HRIS noch intelligenter und integrierter werden. DAPs werden wegweisend sein und dafür sorgen, dass die Personalarbeit schneller und smarter wird. Unternehmen müssen DAPs zusammen mit HRIS einsetzen, um das Beste aus ihren HR-Strategien herauszuholen.