Was ist Kostenoptimierung?

Definition von Kostenoptimierung

Kostenoptimierung ist die Reduzierung von Unternehmensausgaben bei gleichzeitiger Maximierung des Geschäftswerts.

Unternehmen profitieren von strategischer Kostenoptimierung, wenn sie diese Aspekte der Definition kennen und dadurch Geschäftswert generieren können. Kostenoptimierung ist nicht dasselbe wie Ausgaben- und Kostensenkung. Kostensenkung betrifft nur die Höhe der Kosten, während Kostenoptimierung alle Anforderungen und Einschränkungen berücksichtigt. Führungskräfte müssen danach streben, bedeutende Erfolge und Ziele abteilungsübergreifend neu zu definieren, anstatt Mitarbeiter zu ermutigen, sich auf ein einzelnes Ziel zu konzentrieren. Diese Maßnahme spornt Mitarbeiter an, gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten. Es ist auch notwendig, Lieferkettensysteme zu optimieren, die eine Aufteilung am Arbeitsplatz fördern. Aber warum ist Kostenoptimierung überhaupt notwendig?

Warum jedes Unternehmen Kostenoptimierung benötigt

Die größten Unternehmen sind effektiv, weil sie sicherstellen, dass jeder Cent kalkuliert wird. Jedes Unternehmen kann sich mit Kostenoptimierung befassen, um sicherzustellen, dass es profitabel bleibt. Heute ist eine der größten Herausforderungen in diesen Unternehmen die Ausbreitung digitaler Systeme. Aufgrund der spezifischen Verwendungszwecke dieser Apps behalten Unternehmen Abonnements bei, selbst wenn diese unnötig und ungenutzt werden. Dieser Mangel an Aufsicht führt zu erheblicher Verschwendung und verpassten Möglichkeiten zur Kostensenkung. Kostenoptimierung wird effektiv, wenn Unternehmen Cloud Financial Management implementieren. Dies stellt sicher, dass Unternehmen Cloud-Computing-Ausgaben optimieren, um den höchsten Wert aus ihren Ressourcen zu ziehen. Dadurch zahlen Sie nur für Technologie, die Ihrem Unternehmen zusätzlichen Wert bietet. Gartner berichtet, dass mehr als die Hälfte der großen Unternehmen keine klaren Erfolgsmaßstäbe für ihre Kostenmanagementinitiativen haben. Viele Organisationen verschwenden Ressourcen aufgrund fehlender Kostenoptimierungsstrategien. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen Kostenoptimierung effizient nutzt, sollten Sie einen strategischen Ansatz zur Kostenoptimierung verfolgen. Der nächste Abschnitt stellt drei Möglichkeiten vor, eine gute Kostenoptimierungsstrategie zu entwickeln.

Drei Ansätze zur strategischen Kostenoptimierung

Kostenoptimierung ist am nützlichsten, wenn sie strategisch ist. Eine Strategie von Grund auf zu entwickeln, ist schwierig. Es ist besonders schwierig, weil Kostenoptimierung mit anderen Geschäftsbereichen verbunden sein kann – wie Projekten zum digitalen Change Management, strategischer IT-Planung usw. In diesem einfachen Glossareintrag können wir nicht alle Techniken zur Kostenoptimierung im Unternehmen bereitstellen – aber wir können einige wichtige Modelle zur Kostenverbesserung vorstellen.

Zusammen werden diese Sie dabei unterstützen, Ihre Kostenoptimierungsprozesse zu verbessern.

Gartners drei Säulen der Kostenoptimierung

Zunächst betrachten wir einen allgemeinen Ansatz zur Kostenoptimierung im Unternehmen. Insbesondere unterstützen Gartners drei Säulen seines strategischen Kostenoptimierungs-Frameworks einen geschäftsorientierten Ansatz für Sparpläne. Die drei Säulen sind: Erfolg klar definieren, ein einheitliches Framework übernehmen und funktionsübergreifende Zusammenarbeit nutzen.

1. Erfolg klar definieren: Wie sieht Erfolg für Ihre Kostenoptimierung aus? Bedeutet es spezifische Sparziele – oder die Steigerung von Produktivitätskennzahlen? Organisationen sollten realistische Ziele und strategische Maßnahmen festlegen, um diese zu erreichen. Ohne sie können radikale Kostensenkungen versehentlich Ihre Geschäftsfähigkeiten reduzieren. Laut Gartners Daten von 2021 nutzten die meisten Organisationen mehrere Erfolgsmetriken; 66 % der Unternehmen definierten jedoch das häufigste Hindernis als das Erreichen spezifischer Kosteneinsparungen.
2. Ein einheitliches Framework übernehmen: Organisationen, die vor der Pandemie ein Kostenmanagement-Framework verwendeten, hatten seltener Budgetkürzungen. Ein klares Framework ermöglicht ein gemeinsames Verständnis darüber, welche Kosten Sie optimieren können und welche geschützt bleiben müssen, um organisatorische Ziele zu verfolgen. Organisationen, die einen systematischen und methodischen Ansatz verwenden, finden es einfacher, ihre Budgets gegenüber anderen interessierten Parteien zu validieren.
3. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit nutzen: Dies ist die letzte Säule der Kostenoptimierung. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit ist entscheidend für die Erzielung von Wirkung (und ist häufiger, wenn ein Standardframework vorhanden ist). Beginnen Sie damit, Fälle zu identifizieren, in denen Funktionen von ihren Kollegen abhängig sind – oder mit ihnen zusammenarbeiten müssen –, um ihre Kostentreiber zu verwalten, und gehen Sie die Bereiche schlechter abteilungsübergreifender Zusammenarbeit an.

Die vier Säulen der Cloud-Kostenoptimierung

Gartner gibt uns das große Ganze. Die Realität ist jedoch, dass Kostenoptimierung in verschiedenen Geschäftsbereichen unterschiedliche Anforderungen stellen wird. Hier konzentrieren wir uns auf Cloud-Kosten – ein Bereich, der viel zu leicht außer Kontrolle geraten kann. Die vier Säulen, um Ihre Cloud-Ausgaben in Ordnung zu bringen, sind Right-Sizing, Reserved Instances, Elastizität und Monitoring.

1. Right-Sizing unterstützt die Kostenoptimierungsstrategie, indem es die Ressourcenzuweisung an die tatsächliche Nutzung anpasst. Right-Sizing reduziert verschwenderische Überbereitstellung und verhindert Leistungsengpässe aufgrund von Ressourcenknappheit. Dieses Gleichgewicht von Angebot und Nachfrage senkt unnötige Ausgaben und stellt sicher, dass Ressourcen voll ausgeschöpft werden. Dadurch können Organisationen eine schlanke Kostenstruktur aufrechterhalten und gleichzeitig optimale Leistungsniveaus aufrechterhalten.
2. AWS führt aus, dass Ihre Organisation durch die Nutzung von Reserved Instances das Potenzial hat, bis zu 75 % Kosteneinsparungen zu erzielen. Die allgemeine Idee ist, dass Sie sich verpflichten, über einen bestimmten Zeitraum für eine festgelegte Kapazität zu zahlen, was Sie zu einem Rabatt berechtigt. Die Bestimmung, wie viel AWS-Kapazität gekauft werden soll, kann jedoch Zeit und Mühe erfordern.
3. Elastizität bedeutet, Dienste zu nutzen, wenn Sie sie benötigen – und sie auszuschalten, wenn Sie sie nicht benötigen. Dies ist einer der entscheidenden Vorteile der Nutzung der Public Cloud. Wichtige Maßnahmen können automatisierte Planungsmethoden umfassen, wie das Ausschalten von Nicht-Produktions-Workloads zu bestimmten Tageszeiten jeden Tag und die Erhöhung der Granularität bei der automatischen Skalierung.
4. Schließlich besteht die vierte und letzte Säule der Kostenoptimierung darin, „zu messen, zu überwachen und zu verbessern

Fünf praktische Kostenoptimierungstechniken

Die spezifischen Elemente einer Kostenoptimierungsstrategie sind zentral für den Erfolg. Der erste dieser strategischen Kostenoptimierungsansätze besteht darin, Ihre Unternehmensziele mit der Effizienz des operativen Ansatzes zu verknüpfen.

1. Verknüpfen Sie Unternehmensziele mit operativer Effizienz. Unternehmen streben ständig nach Umsatzwachstum, daher ist es entscheidend, die Optimierung an dieser Kennzahl zu messen. „Kostenoptimierung“ bedeutet jedoch, die richtigen Kosten zu finden, nicht die niedrigsten. Dieser Ansatz verhindert, dass Kostensenkungen zu einem kurzsichtigen Unterfangen werden: Sie möchten nicht das langfristige Wachstum für sofortige Einsparungen opfern. Durch die direkte Verknüpfung von Kosteneinsparungsinitiativen mit strategischen Zielen können Unternehmen Investitionen in Bereichen priorisieren, die nachhaltigen Wert und Wettbewerbsvorteile schaffen.

2. Machen Sie Ihre hybride IT-Infrastruktur sichtbarer. Organisationen benötigen vollständige Transparenz über alle ihre Assets, um die Kosten von IT-Services zu optimieren. Da hybride IT für nahezu jede Organisation zur Norm wird, war Transparenz noch nie so wichtig. Um Einblick in die Funktionsweise Ihrer hybriden Dienste zu erhalten, benötigen Sie ein Tool wie WalkMe, das einheitliche Transparenz und Analyse für jeden Aspekt Ihrer Umgebung bietet.

3. Bestimmen Sie, wie viel jedes Projekt oder Produkt kosten wird. Um Kosteneinsparungen korrekt zu berechnen, müssen Sie zunächst die Kostenstruktur Ihrer Betriebsumgebung ermitteln. Die Kalkulation von Cloud-Diensten Dritter (IaaS, PaaS oder SaaS) ist relativ unkompliziert. Sie müssen zusätzliche Vorbereitungen treffen, wenn Sie traditionelle Infrastruktur vor Ort in Ihrem Rechenzentrum gespeichert haben. Es ist jedoch wichtig, sich nicht in dem Streben nach der perfekten Struktur zu verlieren – beginnen Sie mit etwas Grundlegendem, das später durch neue Ebenen erweitert werden kann.

4. Ineffizienzen sicher beseitigen. Organisationen müssen die Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen aufrechterhalten und gleichzeitig unnötige Ausgaben reduzieren. Die Betonung auf „sicher“ unterstreicht die Bedeutung kontrollierter Änderungen, um Störungen wichtiger Funktionen oder des Kundenerlebnisses zu vermeiden. Diese Methode stellt sicher, dass Kosteneinsparungsbemühungen die Effizienz verbessern, ohne Risiken einzugehen, was letztendlich eine agilere, wirtschaftlichere und widerstandsfähigere operative Struktur fördert.

5. Kosten schätzen, indem Sie ein Budget für jedes Projekt erstellen. Durch sorgfältige Planung und Zuweisung von Ressourcen für einzelne Projekte können Organisationen Klarheit über erwartete Ausgaben und potenzielle Kosteneinsparungsmöglichkeiten gewinnen. Diese Methode fördert proaktive Entscheidungsfindung, hilft, Mehrausgaben zu verhindern, und stellt sicher, dass Ressourcen effizient zugewiesen werden. Darüber hinaus erleichtern projektspezifische Budgets die Verfolgung von Ausgaben und ermöglichen zeitnahe Anpassungen bei Abweichungen.

Best Practices zur Kostenoptimierung

Die Befolgung von Best Practices ermöglicht es, den Geschäftswert innerhalb eines strukturierten Prozesses zu steigern. Die erste dieser Best Practices zur Kostenoptimierung besteht darin, Cloud-Kosten zu prüfen.

Cloud-Kosten prüfen

Wenn Sie Ihre Cloud-Ausgaben untersuchen, schauen Sie sich die potenziellen Verbesserungsbereiche an und wo Sie möglicherweise sich wiederholende Systeme haben. Unternehmen finden häufig mehrere Cloud-Strukturen, die an ähnlichen Aufgaben arbeiten – wie Sicherheit oder Verwaltungstools. Es könnte auch Teile Ihrer Entwicklung in der Cloud geben, die mehr Aufmerksamkeit benötigen, um erfolgreich zu sein.

Funktionsübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen

Sie haben vielleicht bemerkt, dass es immer eine Debatte darüber gibt, wie Unternehmen Geld zwischen Administratoren, Entwicklern und Benutzern zuweisen sollten. Auch wenn sie alle aus ihrer Perspektive richtig liegen mögen, werden die Mitarbeiter vor Ort sehen, wohin Cloud-Kosten fließen müssen. Durch funktionsübergreifende Teams ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie Geld an Stellen ausgeben, die nicht benötigt werden, und wahrscheinlicher, dass Sie Bereiche identifizieren, die Verbesserungen benötigen.

Prozesse zur Beschaffung und Stilllegung formulieren

Ungenutzte oder inaktive organisatorische Ressourcen sind häufig auf ineffektive Systeme und Prozesse zurückzuführen. Organisationen können die Wahrscheinlichkeit unerwünschter Schatten-IT verringern, indem sie strengere Kontrollen bei der Inbetriebnahme von Ressourcen durchsetzen und sicherstellen, dass IT-Abteilungen Apps stilllegen, die nicht mehr benötigt werden.

Inaktive Ressourcen konsolidieren

Richten Sie Ressourcenkonsolidierung für inaktive Systeme ein, um die Kostenoptimierung zu erhöhen. Systeme, die jährlich genutzt werden, müssen nicht im Vordergrund gehalten werden. Während diese Ressourcen möglicherweise nicht für die Stilllegung geeignet sind, müssen sie möglicherweise nicht so viele Ressourcen nutzen, wie sie es tun. Beispielsweise möchten Organisationen möglicherweise ein mehrschichtiges System haben, bei dem die aktivsten Ressourcen die höchste Verfügbarkeit haben und die am wenigsten aktiven Ressourcen die niedrigsten Verfügbarkeitsstufen aufweisen.

Integrierte Optimierungstools nutzen

Azure und AWS verfügen beide über Kostenoptimierungstools, die ausgeschöpft werden sollten, bevor nach einem Tool eines Drittanbieters gesucht wird. Integrierte Technologien funktionieren perfekt mit der Infrastruktur und verursachen keine zusätzlichen Kosten.

Kosteneinsparungen und digitale Transformation

Eines der wichtigsten Ziele der digitalen Transformation sind Kosteneinsparungen. Unternehmen können Ressourcen freisetzen, indem sie Prozesse optimieren und Aufgaben automatisieren. Digitale Transformation kann Unternehmen auch dabei helfen, Kosten zu optimieren, indem sie Bereiche identifiziert, in denen sie Ressourcen verschwenden. Digitale Transformation geht jedoch über Kosteneinsparungen hinaus. Sie generiert Einsparungen durch Verbesserung von Effizienz, Effektivität und Kundenzufriedenheit. Bei korrekter Implementierung hilft digitale Transformation Unternehmen, ihre Ziele zu erreichen und dauerhaften Geschäftswert zu schaffen.

Weiterführende Literatur

Kostenoptimierung beinhaltet viele Veränderungen für Mitarbeiter, daher müssen Sie Change-Management-Theorien implementieren. Kostenoptimierung ist auch Teil von Strategien zur digitalen Transformation. Es ist auch wichtig, Kundenerfahrung in jede Kostenoptimierungsstrategie einzubeziehen, um die Servicequalität trotz Einsparungen aufrechtzuerhalten.