Mitarbeiter-Onboarding

Ein umfassender Leitfaden zum Mitarbeiter-Onboarding

Ihr umfassender Leitfaden zum Mitarbeiter-Onboarding. Das Mitarbeiter-Onboarding wirkt sich auf das Endergebnis aus. Hier erfahren Sie, wie Sie einen strategischen Onboarding-Ansatz implementieren.

Was ist Mitarbeiter-Onboarding?

Mitarbeiter-Onboarding umfasst alles von der Schulung bis zur vollständigen Integration eines neuen Mitarbeiters in den Arbeitsplatz.

Wenn Sie jemals einen neuen Job angefangen haben, wissen Sie, was „Onboarding“ ist. Es bedeutet, im Team willkommen geheißen zu werden, Ihre Hard- und Software einzurichten und zu lernen, was Sie eigentlich tun werden. Es ist eine Reihe von Ereignissen, die viele Komponenten umfasst: kulturelle, technische und alles dazwischen.

Bereiche, die beim Onboarding neuer Mitarbeiter abgedeckt werden sollten:

• Unternehmenskultur und geschäftlicher Hintergrund
• Tools und Ressourcen, um ein produktives Teammitglied zu sein
• Interne Richtlinien und Dokumente
• Einrichtung von Arbeitsplatz und Ausrüstung
• Die Leute und wie man sich in der Hierarchie zurechtfindet

Das Onboarding von Mitarbeitern sollte ein strategischer Prozess sein, der bis zu einem Jahr dauern kann. Ein starker Onboarding-Ansatz reduziert die Personalfluktuation und kann zu produktiveren, zufriedeneren Mitarbeitern führen.

Onboarding vs. Orientierung

Onboarding ist nicht dasselbe wie Orientierung. Hier ist eine Tabelle, die die Unterschiede zwischen den beiden zeigt:

1. Onboarding

• Eine Reihe von Ereignissen über einen bestimmten Zeitraum, einschließlich Orientierung
• Zugeschnitten auf Ihre spezifische Rolle innerhalb des Unternehmens
• Ein Prozess, der bis zu einem Jahr dauert, um einen neuen Mitarbeiter technisch und kulturell zu integrieren

2. Orientierung

• Eine einmalige Veranstaltung, um neue Mitarbeiter in einem Unternehmen willkommen zu heißen
• Eine Gelegenheit, etwas über Vision, Mission, Kultur und Geschichte zu erfahren
• Kann eine Führung durch das Büro, das Gebäude und den Arbeitsbereich beinhalten

Was ist der Unterschied zwischen Mitarbeiter-Onboarding und Mitarbeiterschulung?

Mitarbeiterschulung ist ein Teil des Mitarbeiter-Onboardings – sie sind nicht dasselbe. Sie wissen, wenn Sie einen neuen Job beginnen und Sie einen Haufen Papierkram zum Lesen und Unterschreiben bekommen, ein herzliches Willkommen (hoffentlich!), eine Stellenbeschreibung, eine Führung durch den Ort und so weiter? Dieser gesamte Prozess ist Onboarding.

Abgesehen von vielleicht dem sozialen Aspekt ist das Erlernen der Feinheiten Ihrer Rolle oft einer der am meisten gefürchteten Schritte beim Onboarding. Das Training beinhaltet, dass Ihnen jemand, den Sie nicht kennen, beibringt, wie Sie Ihren Job machen, und dass Sie neue Fähigkeiten üben und (potenziell unbekannte) Systeme und Software bedienen. Es kann unangenehm sein und es braucht Zeit, und die Zeit zwischen Ahnungslosigkeit und Kompetenz kann etwas unangenehm sein. Das Training ist jedoch ein Teil des Beginns eines neuen Jobs.

Es gibt auch fortlaufende Schulungen, die Mitarbeiter absolvieren müssen. Ob es sich um spezielle Fähigkeiten handelt oder darum, wie man neue Software verwendet, Schulung und Entwicklung sind ein nie endendes Unterfangen.

Geschichte Hintergrund

Stellen Sie sich vor, Sie fangen einen neuen Job an und das Mitarbeiter-Onboarding besteht darin, kostenlos in einen Zug zu steigen, bis zum Ende der Strecke zu fahren, eine Spitzhacke, eine Schaufel und ein paar andere Werkzeuge in die Hand zu bekommen und gesagt zu bekommen, dass Ihr Job darin besteht, 10 Meilen Gleis pro Tag hinzuzufügen. So war es in den Jahren 1863-1869 für diejenigen, die an der First Transcontinental Railroad (der Pacific Railroad) arbeiteten.

Deshalb begann die Forschung zur „organisationalen Sozialisation“ – also wie Menschen die Regeln ihres Jobs lernen. Im Jahr 1979 begannen die Professoren John Van Maanen und Edgar H. Schein, sich mit dem Konzept dessen zu befassen, was zum Mitarbeiter-Onboarding werden sollte. Das Paar schrieb ein Papier, in dem erörtert wurde, wie neue Mitarbeiter die Kultur erlernen und soziales Wissen erwerben könnten – selbstgesteuert, durch Ausprobieren und Irrtum und sogar durch eine Ausbildungs- und Schulungszeit, gefolgt von einer Lehre.

Seitdem wurden auf der Grundlage dieser Forschung formellere Onboarding-Verfahren formuliert und implementiert. Aber selbst dann haben neue Rekruten oft sehr negative Erfahrungen, wie diese hier. Dies liegt zum Teil daran, dass 22 % der Unternehmen nicht einmal ein formelles Onboarding-Programm haben, während 49 % behaupten, ihr Onboarding sei „etwas erfolgreich“.

Da Manager mehr denn je beschäftigt sind, bleibt oft wenig bis gar keine Zeit, sich auf die richtige Mitarbeiterintegration zu konzentrieren. Während 93 % der Arbeitgeber glauben, dass eine positive Onboarding-Erfahrung entscheidend ist, um die Bindungsrate zu erhöhen, haben 29 % der Mitarbeiter das Gefühl, dass ihr Unternehmen während des Onboardings keine gute Arbeit geleistet hat, um sie auf den Job vorzubereiten.

Obwohl die Mehrheit der Unternehmen die Bedeutung eines strukturierten Onboardings erkennt, ist die Entwicklung und Initiierung einer Strategie einer der Punkte auf der To-Do-Liste, die regelmäßig nach unten verschoben werden.

Warum ist Mitarbeiter-Onboarding wichtig?

In Anbetracht der Tatsache, dass die Kosten pro Einstellung bis zu 6.110 $ betragen können, müssen Unternehmen sorgfältig in ihrem Onboarding-Prozess sein. Berücksichtigen Sie, dass die Kosten für den Verlust eines Mitarbeiters bei etwa 15.000 USD liegen und dass Mitarbeiter, die innerhalb ihrer ersten 90 Tage eine negative Onboarding-Erfahrung machen, doppelt so wahrscheinlich nach einem anderen Job suchen – es besteht kein Zweifel, dass Mitarbeiter-Onboarding von größter Bedeutung ist.

Wenn Mitarbeiter effektiv an Bord geholt werden, ist die Bindung höher, was bedeutet, dass die Fluktuation geringer ist, und das führt zu enormen Kosteneinsparungen für Unternehmen.

Keine strukturierte Onboarding-Sequenz zu haben, ist ein Teil des Grundes, warum mehr als ein Viertel der Mitarbeiter ihren Job innerhalb der ersten 3 Monate kündigen. Neueinstellungen sind eher zufrieden und bleiben länger in ihrem Job, wenn ein solider Prozess vorhanden ist.

Onboarding hat auch einen nachhaltigen Effekt auf Leistung, Engagement und Mitarbeiterbindung. Der von O.C. Tanner durchgeführte Global Culture Report ergab, dass ein erfolgreiches Onboarding zu einer Steigerung des Zugehörigkeitsgefühls um 70 %, einer Steigerung des Verständnisses ihres Zwecks innerhalb des Unternehmens um 37 % und einer Steigerung ihres Engagements um 50 % führen kann.

Arten von Mitarbeiter-Onboarding

Informell

Ohne ein formelles Verfahren für das Onboarding werden Mitarbeiter in ihre neue Arbeitsumgebung geworfen und sich selbst überlassen, um sich einzuarbeiten. Es gibt keinen klaren Prozess und neue Mitarbeiter müssen sich selbstständig um jede Hilfe bemühen, die sie benötigen. Vielleicht gibt es eine grobe Reihenfolge, die Vorgesetzte befolgen, aber ohne eine formelle, strategische Onboarding-Struktur müssen Mitarbeiter den Arbeitsplatz, die Richtlinien und die Hierarchie allein bewältigen.

Ein informeller Onboarding-Prozess hinterlässt neue Mitarbeiter mit Unsicherheit und geringer Moral. Organisationen, die kein formelles Onboarding-Programm haben, sind weniger effektiv als solche, die dies tun.

Informelles, unstrukturiertes Mitarbeiter-Onboarding ist definitiv nicht der richtige Weg.

Formell

Sie haben es erraten – formelles Onboarding beinhaltet einen strategischen Schritt-für-Schritt-Plan, um Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren. Das Onboarding-Programm besteht aus einer Reihe von Aktionen und Aufgaben, die einem neuen Mitarbeiter seine Rolle, die Ziele und Erwartungen des Unternehmens und die Normen am Arbeitsplatz vermitteln.

Formelles Onboarding reduziert den Stress, der mit dem Beginn eines neuen Jobs und dem Kennenlernen von Kollegen verbunden ist. Es ist ein wiederholbarer Prozess, der jede Phase des Kennenlernens einer neuen Position und Organisation detailliert beschreibt. Dieser strukturierte Ansatz verringert die Unsicherheit und Angst, die Menschen typischerweise empfinden, wenn sie Jobs und/oder Unternehmen wechseln. Letztendlich führt ein formelles Verfahren für das Onboarding zu besseren, produktiveren und zufriedeneren Mitarbeitern.

Onboarding-Manager oder Vorgesetzte sollten diese Checkliste vor dem Startdatum eines neuen Mitarbeiters überprüfen:

• Welche Tools und Software benötigen sie?
• Sind die anderen Geräte oder Ausrüstungen, die sie möglicherweise benötigen, verfügbar?
• Hat die IT die E-Mail-Adresse, die Anmeldeinformationen eingerichtet und den Zugriff auf die erforderlichen Konten usw. gewährt?
• Wo werden sie sitzen? Ist der Arbeitsplatz sauber und ausgestattet?
• Sind Büroschlüssel, Zugangskarten und Sicherheitscodes für sie bereit zur Verwendung?
• Haben sie ein Willkommenspaket erhalten?
• Haben Sie oder jemand anderes aus dem Unternehmen sich vor ihrem Startdatum gemeldet?

Trends beim Mitarbeiter-Onboarding

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in Bezug auf Onboarding-Praktiken auf dem neuesten Stand ist, sollten Sie diese Trends übernehmen, falls Sie dies noch nicht getan haben:

Preboarding

Stellen Sie sich Folgendes vor: Nach scheinbar unzähligen Vorstellungsgesprächen haben Sie das richtige Angebot unterschrieben, und dann klingelt es an Ihrer Tür – Sie haben ein Paket von Ihrem neuen Unternehmen erhalten. Völlig unerwartet und total genial! Es gibt keinen besseren Weg, um einen neuen Mitarbeiter einen ersten Eindruck zu vermitteln, als ihm das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, bevor er überhaupt einen Fuß in das Büro setzt. Die meisten großen Unternehmen praktizieren Preboarding. Sie können dies tun, indem Sie:

• Unternehmensartikel nach Hause schicken
• Ihnen eine einladende und motivierende Nachricht per SMS senden
• Die ersten Schritte des Prozesses per SMS bereitstellen

Diese Aktionen zeigen neuen Mitarbeitern, dass Ihr Unternehmen mit ihnen in Kontakt treten möchte und sich freut und sich verpflichtet, sie im Team zu haben.

Wie wir später noch genauer besprechen werden, ist Twitter groß im Preboarding. Sie investieren viel Mühe in den Zeitraum, der auf die Unterzeichnung eines Stellenangebots folgt, bis zu dem Zeitpunkt, an dem ein neuer Mitarbeiter zum ersten Mal an seinem Schreibtisch sitzt.

Sozialisation

Dieser Trend bezieht sich auf etwas anderes als organisatorische Sozialisation. Sozialisation wird zu einem immer häufigeren Bestandteil moderner Arbeitsplätze. Gelegenheiten zur Sozialisation bauen die Beziehungen der Mitarbeiter zu ihren Kollegen auf und stärken sie – denken Sie an Teamessen, Arbeitskollegen, Kaffeetreffen usw. Und gute Beziehungen zu Kollegen machen den Arbeitsplatz für seine Mitarbeiter angenehmer. Ein Mitarbeiter bleibt eher länger in einem Job, wenn er sich gut mit seinen Kollegen versteht. Tatsächlich sagen 70 % der Mitarbeiter, dass Freunde bei der Arbeit der wichtigste Aspekt eines glücklichen Arbeitslebens sind.

Square erkennt die Bedeutung guter Arbeitsplatzbeziehungen an und legt Wert auf seine „Kaffeekultur“ und bietet regelmäßig Möglichkeiten für jüngere Mitglieder, sich mit der Führungsebene zu vernetzen. Es gibt Einführungen am runden Tisch und zwanglose Einzelgespräche, die es neuen Talenten ermöglichen, ihre Kollegen kennenzulernen.

Personalisierung

Jeder lernt anders. Die Personalisierung des Onboarding-Erlebnisses kann die Produktivität eines Mitarbeiters beeinflussen. Es ist wichtig, auf die verschiedenen Lernstile jedes neuen Mitarbeiters einzugehen. Dies kann auf folgende Weise geschehen:

• Online-Schulungsvideos
• Ein Erfolgsleitfaden für die Arbeit in Ihrem Unternehmen
• Ein Video von einem normalen Tag in der Organisation
• Überblick über Richtlinien und Verfahren
• Eine Erklärung der Bedeutung ihrer Rolle
• Eine Richtlinie zur Kommunikation am Arbeitsplatz

Wenn es um Personalisierung geht, nimmt DigitalOcean den Kuchen entgegen. Neue Mitarbeiter erhalten eine handschriftliche Notiz, Champagner, Unternehmens-Swag und ihr Arbeitsplatz ist mit einem Ballon geschmückt – dies signalisiert bestehenden Mitarbeitern, dass es ein neues Teammitglied zu begrüßen gibt.

Wie hat sich das Mitarbeiter-Onboarding verändert?

Eine Vielzahl von Faktoren hat zu den Veränderungen im Zusammenhang mit dem Mitarbeiter-Onboarding beigetragen:

• Unternehmen, die um Top-Talente konkurrieren
• Plötzlicher Anstieg von Remote-Mitarbeitern
• Einfluss des Onboardings auf die Mitarbeiterfluktuation
• Ständig fortschrittliche Technologie
• HR Manager sind mehr denn je beschäftigt

Wie bei den meisten Prozessen in unserer modernen Welt wurde das Onboarding in den meisten Branchen automatisiert. Es ist nicht mehr erforderlich, eine Tonne Papierkram zu erledigen, Probleme persönlich zu lokalisieren und Mitarbeiter zu jagen, um zugewiesene Aufgaben zu erledigen. Es gibt Apps und Software, die den gesamten Prozess rationalisieren.

Eine Digital Adoption Platform bietet Mitarbeiter-Onboarding-Lösungen, indem sie die Softwarenutzung mit Automatisierung und plattformübergreifenden Prozessen rationalisiert, die die Arbeit vereinfachen. Es gibt nichts Erleichternderes für einen neuen Mitarbeiter, als zu sehen, dass die Verwendung seiner Software schnell und nahtlos sein wird.

WFH: Remote-Mitarbeiter-Onboarding

Es ist genauso wichtig, ein strukturiertes Onboarding-Programm für Remote-Mitarbeiter zu haben, wenn man den Anstieg der Arbeit von zu Hause aus berücksichtigt. Dank der verschiedenen Tools und Plattformen, die jetzt verfügbar sind, ist es auch so einfach wie nie zuvor, neue Mitarbeiter remote an Bord zu holen.

Da Remote-Mitarbeiter nicht die gleichen Möglichkeiten haben, sich organisch zu integrieren und zu sozialisieren, benötigen sie einen soliden strategischen Onboarding-Prozess. Abhängig von der Komplexität der Rolle kann Remote-Onboarding – genau wie On-Site-Onboarding – zwischen ein paar Wochen und mehreren Monaten dauern. Für einige Unternehmen dauert das Onboarding ein Jahr.

Ein Remote-Onboarding-Programm umfasst alle gleichen Elemente wie On-Site-Onboarding – eine Reihe von virtuellen Meetings und Schulungen sowie Papierkram, Unternehmensrituale und wie strategische Initiativen und OKRs festgelegt werden. Die Bereitstellung und Interaktion wird jedoch unterschiedlich sein, da sie digital erfolgen wird.

Es gibt einige Tipps und Best Practices, wenn es um Remote-Onboarding geht, da es schwieriger sein kann als die Durchführung des Prozesses im Büro. Hier sind einige der Top-Praktiken, um neue Mitarbeiter vollständig an Bord zu holen und zu unterstützen:

1. Erstellen Sie einen Plan mit klaren Meilensteinen

Das Onboarding eines Remote-Mitarbeiters kann mehr Zeit in Anspruch nehmen, da er nicht den Vorteil hat, sich am Arbeitsplatz zu befinden und Informationen von Kollegen und seiner Umgebung aufzunehmen. Stellen Sie sicher, dass der Weg klar ist und die Meilensteine bekannt sind. Planen Sie unbedingt Meetings mit Agenden, Links usw. Beginnen Sie mit einem Plan, der mindestens die ersten 90 Tage abdeckt.

2. Senden Sie Mitarbeitern ein Willkommenspaket

Ob es sich nur um ein digitales Willkommenspaket oder ein Paket handelt, das an das Zuhause des Mitarbeiters geliefert wird, sollten Sie vor Beginn des Onboardings ein Onboarding-/Willkommenspaket senden. Fügen Sie allgemeine Informationen – in Form von Text und Video – sowie einige Unternehmensartikel hinzu, damit sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen und ein Gefühl der Zugehörigkeit entsteht.

3. Geben Sie ihnen ein kleines erstes Projekt

Dies mag selbstverständlich sein, aber erwarten Sie nicht, dass ein neuer Mitarbeiter direkt in große, wichtige Projekte einsteigt. Lassen Sie sie sich aufwärmen und mit ihrem Team zusammenarbeiten; ermöglichen Sie ihnen, ein wenig selbstständig zu lernen. Ein einfaches oder kurzfristiges Projekt bietet die Möglichkeit zur Wissensentdeckung, teamübergreifenden Zusammenarbeit und Sozialisation.

4. Onboarden Sie nach Möglichkeit in Gruppen

Minimieren Sie Redundanzen und Anstrengungen, indem Sie neue Mitarbeiter in Kohorten onboarden und schulen. Das Zusammenbringen von Gruppen wie dieser schafft auch ein Gemeinschaftsgefühl. Neue Teammitglieder können sich schneller und in weniger einschüchternden Umgebungen als im Einzelgespräch kennenlernen. Es könnte auch das Gefühl der Isolation reduzieren.

5. Bieten Sie Raum für Feedback

Unabhängig davon, ob Sie Erfahrung mit dem Onboarding haben – entweder remote oder vor Ort – fragen Sie immer nach Feedback und bieten Sie Mitarbeitern einen sicheren Raum, um mitzuteilen, was gut funktioniert hat und was nicht. Dies könnte in Form von Umfragen erfolgen, die nach jedem Modul durchgeführt werden, einem wöchentlichen Check-in usw. Es gibt immer Raum für Verbesserungen, und angesichts der Bedeutung, die das Onboarding für das Personal und das Unternehmen als Ganzes hat, ist es einfach eine gute Geschäftspraxis, das Erlebnis ständig zu verbessern.

6. Vernetzen Sie sich persönlich mit neuen Mitarbeitern

Eine Verbindung zu Telearbeitern herzustellen ist offensichtlich schwieriger als am Arbeitsplatz. Wenden Sie sich also an neue Mitarbeiter, ermöglichen Sie persönliche Vorstellungen und Gespräche, um sich kennenzulernen. Wenn möglich, treffen Sie sich regelmäßig am Hauptsitz oder in einem lokalen Büro. Andernfalls treffen Sie sich regelmäßig zu Video-Chats. Nehmen Sie sich auch Zeit für Ihr Team, um virtuell Zeit miteinander zu verbringen und an nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten und Diskussionen teilzunehmen. Da sich die Menschen während der COVID-19-Pandemie sozial distanzieren, verspüren sie ein stärkeres Bedürfnis, sich mit ihren Kollegen zu vernetzen, durch virtuelle Spiele, Filmabende und sogar Video-Wasserkühler-Treffen.

7. Regelmäßiger Check-in mit neuen Mitarbeitern

Manchmal werden neue Mitarbeiter vergessen oder sich selbst überlassen, weil es andere, dringendere Angelegenheiten gibt, um die man sich kümmern muss. Dies wirkt sich auf die Moral und das Zugehörigkeitsgefühl eines neuen Mitarbeiters aus. Machen Sie es sich zur Priorität, regelmäßige Check-ins einzuplanen, um zu sehen, wie neue Mitglieder zurechtkommen, sich integrieren und wie sie ihre Rolle empfinden. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Feedback zu erhalten und Ihren Mitarbeiter und seine Fortschritte in der Onboarding-Phase zu beurteilen.

Hier sind einige Checklistenpunkte, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Remote-Mitarbeiter erfolgreich einarbeiten:

• Senden Sie Mitarbeitern Links zu Artikeln, Videos und dem Merch-Store des Unternehmens (falls zutreffend).
• Stellen Sie Hardware frühzeitig bereit und unterstützen Sie sie beim Einrichten ihres Heimarbeitsplatzes.
• Planen Sie eine (Gruppen-)Orientierung per Videokonferenz. Stellen Sie die Tagesordnung und das Mitarbeiterhandbuch im Voraus zur Verfügung.
• Weisen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter einen Mentor/Buddy zu und vereinbaren Sie ein Kennenlerngespräch.
• Geben Sie den Mitarbeitern Zeit, alle bereitgestellten Materialien zu überprüfen und die Website, Tools und Ressourcen des Unternehmens zu erkunden.
• Planen Sie eine HR-Orientierung ein, um die Mitarbeiter mit dem HR-System und den Vorteilen vertraut zu machen und Dokumente zu unterzeichnen.
• Veranstalten Sie ein Treffen mit der IT-Abteilung, bei dem die Mitarbeiter Anmeldeinformationen und Anweisungen zu IT-Prozessen und Support erhalten und Zugang zu Messaging-Gruppen usw. erhalten.
• Planen Sie einen Teamanruf zur Vorstellung ein. Überprüfen Sie das Organigramm, die Rollen, Verantwortlichkeiten, Kontaktinformationen, Teamkalender usw.
• Ermutigen Sie immer zu Feedback während des gesamten Prozesses.
• Planen und teilen Sie Check-in-Anrufe für die gesamte Dauer des Onboardings
• Stellen Sie neue Mitarbeiter allen vor, die sie kennen müssen.
• Schulen Sie sie! Geben Sie ihnen Aufgaben und Lesematerialien, um sicherzustellen, dass sie ihre Rolle und Position innerhalb des Unternehmens verstehen.

Schulung von Remote-Mitarbeitern

Offensichtlich können Sie Remote-Mitarbeiter nicht auf die gleiche Weise schulen wie Mitarbeiter, die im Büro arbeiten. Aber so wie Sie (idealerweise) eine Vielzahl von Methoden verwenden, wenn Sie Mitarbeiter persönlich schulen, sollten Sie die gleiche Bandbreite für Mitarbeiter anbieten, die von zu Hause aus arbeiten.

Zum Beispiel:

• Lehrvideos
• Einzelgespräche
• Individuelle Gruppen-Videokonferenzen
• Zu lesende Dokumente
• Übungsaufgaben
• Ein Mentor

Bewährte Praktiken Tipps

Es gibt vier verschiedene Ebenen im formalen Onboarding-Prozess – die „Bausteine“ eines guten Onboardings. Professorin Tayla Bauer von der Portland State University bezeichnet diese 4 Hauptprinzipien als „die vier C’s“.

Die vier C’s sind:

• Compliance

Die niedrigste Ebene, Compliance, beinhaltet die Vertrautmachung der Mitarbeiter mit den grundlegenden gesetzlichen Bestimmungen und Richtlinien.

• Klarstellung

In dieser Phase geht es darum, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Rolle kennen und alle Erwartungen verstehen.

• Kultur

Diese breite Kategorie umfasst sowohl formelle als auch informelle Organisationsnormen und vermittelt dem Mitarbeiter ein Gefühl für die Unternehmenskultur.

• Verbindung

Denken Sie an zwischenmenschliche Beziehungen, Networking und Sozialisation mit Kollegen und Mitarbeitern.

Die Fähigkeit einer Organisation, diese Leitprinzipien zu nutzen, bestimmt ihre gesamte Onboarding-Strategie. Die meisten Unternehmen fallen in eine dieser drei Kategorien:

• Passives Onboarding (Level 1)

Natürlich decken fast alle Unternehmen die Compliance während des formalen Onboardings ab. Für Unternehmen, die passives Onboarding praktizieren, gibt es möglicherweise eine Form der Rollenklarstellung, aber Kultur und Verbindung werden nicht berücksichtigt. Vielleicht gibt es einige informelle Wege, aber es gab keine konzertierten Bemühungen von HR oder irgendjemandem, die Aufgabe zu rationalisieren. Agenturen auf dieser Ebene haben möglicherweise eine Onboarding-Checkliste mit Aufgaben, die sie erledigen müssen. Passives Onboarding funktioniert bis zu einem gewissen Grad, aber es ist nicht systematisch.

• High Potential Onboarding (Level 2)

Wo eine Organisation Compliance und Klarstellung in ihrem formalen Onboarding gründlich abdeckt und Kultur und Verbindung angesprochen werden, wird Level 2 – High Potential Onboarding – erreicht. Dennoch gibt es keinen etablierten Prozess über die gesamte Bandbreite.

• Proaktives Onboarding (Level 3)

In einem proaktiven Onboarding-Unternehmen oder Level 3 werden alle vier Bausteine formell behandelt. Es gibt einen systematischen Ansatz für das Onboarding, der eine Personalmanagementstrategie beinhaltet. Nicht viele Unternehmen sind auf dieser Ebene.

Sicherlich gibt es keinen Einheitsansatz für das Onboarding, aber es gibt eine allgemeine Formel:

Selbstvertrauen + Rollenklarheit + Soziale Integration + Kenntnisse der Unternehmenskultur = Erfolgreiches Onboarding

Trotzdem gibt es spezifische Best Practices – und ja, Remote- und On-Site-Onboarding haben die meisten davon gemeinsam. Top-Unternehmen wie Twitter, Microsoft und Netflix befolgen diese gängigen Best Practices für das Onboarding und die Unterstützung neuer Talente:

1. Frühzeitig beginnen

Warten Sie nicht, bis Ihr neuer Mitarbeiter an seinem ersten Tag durch die Tür geht, um seine Integration einzuleiten. Um den Status des proaktiven Onboardings zu erreichen, muss Ihr Onboarding-Programm in der Rekrutierungsphase beginnen. Onboarding ist keine einmalige Veranstaltung; es sollte beginnen, bevor der Mitarbeiter anfängt. Als CEO von BambooHR, Ben Peterson, sagt, „Wenn wir uns nicht vor dem Start des Mitarbeiters um das Onboarding kümmern, sind wir weit zurück.“. Stellen Sie den Kandidaten zusammen mit anderen notwendigen Materialien und lustigen Werbegeschenken eine realistische Vorschau auf den Job zur Verfügung, da dies dazu beiträgt, Vertrauen zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber aufzubauen, bevor sie überhaupt das Büro betreten.

2. Ressourcen vorbereiten

Geben Sie dem neuen Mitarbeiter das, was er zum Erfolg braucht, noch bevor er das Büro betritt. Stellen Sie sie per E-Mail vor und stellen Sie ihnen alle Ressourcen zur Verfügung, die sie benötigen – vorab – um sich am Arbeitsplatz zurechtzufinden und einen soliden Start am ersten Tag zu haben. Erwägen Sie, ein Begrüßungsschreiben und spezielle Tipps für die Orientierung in ihrer neuen Umgebung beizufügen. Erstellen Sie einen Arbeitsplan und Zeitplan und stellen Sie sicher, dass sie alle Details zu ihrer neuen Rolle, der Hierarchie usw. erhalten.

3. Begrüßen Sie Ihr neues Mitglied

Denken Sie über die Vorstellung eines neuen Teammitglieds mit einer netten E-Mail hinaus über andere Möglichkeiten nach, wie Sie ihm das Gefühl geben können, willkommen zu sein.

• Statten Sie ihren Arbeitsplatz aus und richten Sie ihn mit Namensschild, Visitenkarten und sogar einem kleinen Geschenk ein
• Veranstalten Sie eine kleine Willkommensparty/ein Treffen für persönliche Vorstellungen und Networking
• Geben Sie ihnen eine Werbetasche voller Merchandise-Artikel mit dem Logo des Unternehmens

4. Verbindung erleichtern fördern

Wie bereits erwähnt, verbinden Sie neue Mitarbeiter und planen Sie Kennenlerngespräche mit bestehenden Mitarbeitern. Wenn neue Mitarbeiter in der Lage sind, sinnvolle Verbindungen herzustellen, werden sie wahrscheinlich länger bleiben und sich an ihrem Arbeitsplatz wohler fühlen. Stellen Sie sicher, dass Sie sie darüber informieren, wer wer ist und wie das Unternehmen strukturiert ist. Planen Sie Zeit für Einzelgespräche mit Managern ein, da 72 % der neuen Mitarbeiter sagen, dass dies während des Onboardings sehr wichtig ist.

5. Erwartungen an Arbeits- Managementstil festlegen

Eine Person kennt möglicherweise ihren Job an sich, aber oft sind die Erwartungen und der Managementstil ungewiss. Abgesehen von der Bereitstellung einer Stellenbeschreibung lassen Sie Ihren neuen Mitarbeiter in den ersten Wochen auf einige kurzfristige Ziele hinarbeiten und besprechen Sie die Entwicklung von Fähigkeiten, den Managementstil und die Aufstiegschancen.

6. Weisen Sie einen Buddy oder Mentor zu

In einer Studie von BambooHR wurde festgestellt, dass 56 % der Befragten der Meinung waren, dass ein Mentor am Arbeitsplatz sehr wichtig ist, insbesondere am Anfang. Ein Buddy kann dazu beitragen, einen neuen Mitarbeiter schneller auf den neuesten Stand zu bringen, die soziale Integration zu erleichtern und Unterstützung zu bieten, um ihn produktiver und zufriedener zu machen. Denken Sie darüber nach, zusätzlich zu informellen Check-ins monatliche Treffen zu planen. Ein Buddy kann die Produktivität steigern – um bis zu 97 %!

7. Planen Sie Schulungen und Entwicklung

Das Engagement der Mitarbeiter ist der Schlüssel zur Bindung und zum Glück der Mitarbeiter. Laut einer von Achievers durchgeführten Umfrage fühlen sich jedoch nur etwa 30 % der Mitarbeiter in ihrer Arbeit engagiert. Die Erstellung eines Schulungs- und Entwicklungsplans beginnt mit dem Onboarding. Erfassen Sie die Fähigkeiten und skizzieren Sie Möglichkeiten zur Weiterbildung.

8. Geben und fordern Sie Feedback an

Es ist eine bewährte Methode, sich mit Ihrem neuen Mitarbeiter zusammenzusetzen und eine informelle Überprüfung durchzuführen, bei der Sie Feedback zum Onboarding geben und erhalten. Sprechen Sie unbedingt über die positiven Aspekte, gehen Sie auf Herausforderungen ein, bieten Sie ihnen Möglichkeiten für Feedback und stehen Sie für Fragen zur Verfügung.

9. Passen Sie die Erfahrung an

Ihr Onboarding sollte mit Ihrer Unternehmenskultur und Marke übereinstimmen. Peppen Sie das Programm auf, indem Sie Unternehmensprodukte oder Teambuilding-Übungen einbeziehen. Und denken Sie daran, dass jeder Mensch anders lernt, also personalisieren Sie die Erfahrung, indem Sie nach Möglichkeit auf den spezifischen Lernstil Ihres neuen Mitarbeiters eingehen.

10. Setzen Sie den Prozess fort

Vergessen Sie nicht: Onboarding ist ein fortlaufender Prozess. Es endet nicht erst nach der formellen Abfolge von Ereignissen und Aufgaben oder wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Mitarbeiter „die Tricks kennt“. Setzen Sie den Prozess fort, indem Sie das Wissen Ihres neuen Mitarbeiters erweitern, ihm Feedback-Tools geben, Technologie einsetzen, wann immer Sie können, und konsequent sein.

Wenn Sie bereits einen systematischen Onboarding-Ansatz haben, diesen aber verbessern möchten, finden Sie hier einige schnelle Tipps, um ihn zu verbessern, abgesehen von den Best Practices, die wir gerade erwähnt haben:

• Lernen Sie den Mitarbeiter kennen, bringen Sie ihn nicht nur auf den neuesten Stand
• Erleichtern Sie das Networking und die Vermischung von neuen und bestehenden Mitarbeitern
• Seien Sie sich über die Erwartungen im Klaren und helfen Sie neuen Mitarbeitern, sich Ziele zu setzen
• Bieten Sie zusätzliche Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Richten Sie Einzelgespräche zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem ein
• Bitten Sie um Feedback, wie der Prozess verbessert werden kann

Microsoft: Superstar für das Mitarbeiter-Onboarding

Ein Paradebeispiel für exzellentes Onboarding ist Microsoft. Ihr Onboarding beginnt an dem Tag, an dem ein Mitarbeiter sein Angebot erhält, und dauert etwa 6 Monate. Microsoft versteht, dass es sich um einen fortlaufenden, langfristigen Prozess handelt.

Aspekte, die zu Microsofts erstklassigem Onboarding-Ansatz beitragen, sind:

• Sicherstellung einer herzlichen Verbindung in den Tagen vor dem Arbeitsbeginn
• Bereithalten eines Laptops, einer ID und anderer Geräte für den ersten Tag
• Eine anregende Mitarbeiterorientierung
• Ein Buddy-/Mentorenprogramm
• Geben und Empfangen von Feedback während des gesamten Programms

Microsoft priorisiert die persönliche Note, musste sich aber mit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie schnell neu ausrichten. Wie der kürzlich rekrutierte Eran Samocha erklärt, wollte sein Manager ihn im Rahmen seines Onboardings einfliegen, und Eran bereitete sich auf die Teilnahme an der Orientierung für neue Mitarbeiter vor. Als jedoch die Anordnung erging, zu Hause zu bleiben, änderte sich der gesamte Plan. Aber die Mitarbeiter treffen sich immer noch mit ihrem Chef und ihren Kollegen – nur digital.

Microsoft hatte auf dem Weg dorthin einige Probleme, da sie versuchen, ihr Onboarding-Programm in der virtuellen Welt neu zu etablieren, aber sie konzentrieren sich immer noch auf Verbindung und Freundschaften. Neue Mitarbeiter werden ermutigt, miteinander zu chatten und Breakout-Gruppen abzuhalten, um sich kennenzulernen. Neuen Mitarbeitern wird ein Onboarding-Buddy zugewiesen, der normalerweise vor Ort ist.

Da ihr virtuelles Onboarding jetzt reibungslos verläuft, legt Microsoft von Anfang an klare Erwartungen fest – zu verwendende Softwareversionen, wie man sich für Leistungen anmeldet, was der Job beinhaltet usw. Sie senden neuen Mitarbeitern auch das Microsoft-Gerät ihrer Wahl mit klaren Anweisungen zur Einrichtung.

Top-bewertete Mitarbeiter-Onboarding-Programme

Sapling listete Eventbrite, Twitter, Google, LinkedIn und Zapier unter den besten im Mitarbeiter-Onboarding auf. Ihre überlegenen Onboarding-Strategien haben die folgenden Elemente gemeinsam:

• Investition – Ein starkes Onboarding-Programm erfordert Investitionen in Zeit und Geld.
• Fokus auf die Unternehmenskultur – Sorgen Sie dafür, dass sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen und mit den Unternehmenswerten übereinstimmen.
• Früher Start – Sicherzustellen, dass alles bereit ist, bevor ein Mitarbeiter anfängt, ist ein Schlüssel zum Erfolg.
• Teamarbeit – Beziehen Sie das gesamte Team ein und betonen Sie die Kommunikation.
• Klare Roadmap – Es muss einen klaren und strukturierten Weg für die Integration geben.
• Schulung Entwicklung – Stellen Sie den Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge und praktischen Fähigkeiten zur Verfügung, um ihre Rolle zu erlernen.
• Evaluierungs-Taskforce – Ein Ausschuss mit unterschiedlichen Perspektiven, der sich der Entwicklung der idealen Onboarding-Lösung widmet.
• Zielsetzung – Ein robustes Onboarding-Programm hat klar definierte Ziele.

Schauen wir uns einen Fall etwas genauer an, um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie ein „erstklassiges“ Mitarbeiter-Onboarding-Programm aussieht.

Twitters Yes-to-Desk

Wie der Name schon sagt, konzentriert sich Twitters Onboarding darauf, den Zeitraum zwischen dem Moment, in dem ein neuer Mitarbeiter „Ja“ zu einem Stellenangebot sagt, und dem Zeitpunkt, an dem er sich an seinen Schreibtisch setzt, so einladend und produktiv wie möglich zu gestalten. Twitter erkennt offensichtlich die Wirksamkeit von Preboarding.

Noch vor dem ersten Tag gibt es eine Abfolge von über 75 Schritten und Übergaben zwischen Recruiting, HR, IT und Facilities. Während dieser Zeit erhalten neue Mitglieder eine E-Mail-Adresse, ein T-Shirt und farbenfrohe PDFs, die beschreiben, was am ersten Tag zu erwarten ist. Eine Flasche Wein wartet an ihrem Schreibtisch auf sie. Ihr Schreibtisch ist strategisch platziert, basierend darauf, mit wem sie zusammenarbeiten werden.

Am ersten Tag frühstücken neue Mitarbeiter mit dem CEO (derzeit Jack Dorsey), gefolgt von einer Führung durch das Büro und einer Gruppenschulung zu den Tools und Systemen, die sie verwenden werden.

Twitter versteht die Bedeutung der Sozialisation und den fortlaufenden Charakter des Onboardings und veranstaltet monatlich eine Happy Hour für neue Mitarbeiter, an der auch das Senior Team teilnimmt. Sie haben sogar Präsentationen an Freitagnachmittagen, bei denen neue Mitarbeiter etwas über laufende Projekte erfahren und mit Leads, PMs, Managern usw. interagieren können.

Nach ein paar Monaten im Job werden die Mitarbeiter nach ihren bisherigen Erfahrungen gefragt. Diese Austausche inspirieren zu Änderungen und Anpassungen, um den Prozess zu verbessern.

Twitters Wunsch, die Nervosität und das Unbehagen am ersten Tag zu reduzieren, inspirierte ihren Yes-to-Desk-Ansatz. Es gibt viel zu tun und Twitter möchte, dass die Mitarbeiter so schnell wie möglich einsatzbereit sind, also machen sie sie so schnell wie möglich mit der Organisation vertraut.

Mitarbeiter-Onboarding-Software Tools

Wir haben einige Apps und Software zur Unterstützung des Onboarding-Prozesses angesprochen, aber es gibt eine Vielzahl von Produkten auf dem Markt. Sie können Tools basierend auf den Bedürfnissen Ihrer Organisation und der Form Ihres Onboarding-Programms auswählen. Zu den Optionen gehören Software, die umfassend ist – die jeden Aspekt der Rekrutierung und des Onboardings abdeckt – und Lösungen für bestimmte Aufgaben.

Die typischen Funktionen von Onboarding-Software umfassen:

• Electronic forms 
  • Digitalisieren Sie Formulare (W-4s, I-9s usw.) zum einfachen Kopieren, Übertragen, Signieren und Speichern.
• Online-Dokumentspeicher
  • Speichern Sie ausgefüllte Formulare in einer sicheren Online-Bibliothek, auf die bei Bedarf zugegriffen werden kann.
• Automatisierte Workflows
  • Benutzer können benutzerdefinierte Workflows erstellen, die neue Mitarbeiter automatisch durch die Onboarding-Sequenz führen können.
• Hintergrundüberprüfungen
  • Die meisten Produkte sind in wichtige Hintergrundüberprüfungsdienste integriert, sodass Hintergrundüberprüfungen direkt von der Plattform aus durchgeführt werden können.
• New hire task management  
  • Fortschrittsmetriken, Aufgabenzuweisung und automatische Benachrichtigungen, um alle Parteien auf dem Laufenden und auf Kurs zu halten.

Einige der am besten bewerteten Tools für das Mitarbeiter-Onboarding sind:

WalkMe

• Echtzeit-Schulung für verbesserte Wissensspeicherung
• Self-Service-System mit aufgabenspezifischer Schulung
• Cloud- und webbasiert mit 24/7 Live-Rep-Support

BambooHR

• Cloudbasierte HR-Plattform für kleine und mittlere Unternehmen
• Angebotsbasierte Preisgestaltung, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist
• Benutzerdefinierte Workflows, offene API, einfache Schnittstelle

Zenefits

• Eine der bekanntesten Plattformen für das Leistungsmanagement
• Geeignet für Unternehmen jeder Größe
• Umfassende HR-Lösung mit Integration in G Suite, Office 365, Slack und Salesforce

Lessonly

• Eine vollwertige Schulungslösung mit mehr als nur Video-Tutorials
• Integration mit Slack und Salesforce
• Einige Abonnementpläne und Angebots-basierte Preise

Helpjuice

• Cloudbasierte Wissensmanagement-Software
• Benutzerfreundliche Plattform, die es neuen Mitarbeitern ermöglicht, sich selbst zu helfen
• Starke Analysen und vollständig anpassbar

Trello

• Ein kostenloses Tool zur Verwaltung fast jedes Projekts
• Interaktive To-Do-Listen für die Aufgabenverteilung und -verfolgung
• Eine vorgefertigte Onboarding-Vorlage für neue Mitarbeiter

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, bietet WalkMe einen Leitfaden zur Auswahl der besten Onboarding-Software für Ihr Unternehmen.

Ein Hinweis zur Preisgestaltung von Onboarding-Software

Es gibt im Allgemeinen zwei Arten der Preisgestaltung: monatliches Abonnement oder unbefristete Lizenz. Normalerweise hängt der Preis von der Größe des Unternehmens oder der durchschnittlichen Anzahl der Mitarbeiter ab, die in einem Monat an Bord genommen werden.

Unbefristete Lizenz

• Das Unternehmen zahlt einmalig im Voraus für die Software
• Die Software wird auf den Computern und Servern des Unternehmens installiert
• Es können jährliche Gebühren für Support, Wartung und Upgrades anfallen

Abonnement

• Das Unternehmen zahlt jeden Monat eine Gebühr
• Die Software wird in der Regel in der Cloud gehostet und über einen Webbrowser aufgerufen
• Gebühren für Support, Wartung und Upgrades sind in der Regel enthalten

Trends bei der Onboarding-Software für Mitarbeiter

Hier sind einige Markttrends, die Sie bei der Suche nach Onboarding-Software beachten sollten:

Cloudbasiert

Cloudbasierte Onboarding-Software wird immer beliebter, da sie es Einzelpersonen ermöglicht, von überall mit einer Internetverbindung auf das System zuzugreifen.

Fokus auf die Erfahrung neuer Mitarbeiter

Das Engagement der Mitarbeiter ist ein wachsendes Problem, und daher gestalten Onboarding-Plattformen den Prozess angenehmer. Einige Tools verfügen beispielsweise über eine Nachrichtenfunktion, über die neue Mitarbeiter vor ihrem ersten Arbeitstag Kontakt zu ihrem Vorgesetzten aufnehmen können.

Integration von Schulung Performance Management

Viele Plattformen bieten die Möglichkeit, neue Mitarbeiter zu schulen und Ziele zu verfolgen, was neuen Mitarbeitern hilft, schneller produktiv zu werden.

Mitarbeiter-Onboarding visualisiert

(Quelle:https://miro.com/guides/remote-work/onboarding)

(Quelle:https://www.hrvsvirushackathon.org/virtualonboarding)

Zusammenfassung zum Mitarbeiter-Onboarding

Alles in allem kann ein großartiges Onboarding die Mitarbeiterbindung um 82 % erhöhen. Dennoch stimmen nur 12 % der Arbeitnehmer uneingeschränkt zu, dass ihr Arbeitgeber einen guten Onboarding-Ansatz verfolgt. Wenn sich die meisten Unternehmen nur auf die erste Woche konzentrieren, ist es kein Wunder, dass so viele Mitarbeiter so denken. Ohne einen strategischen Onboarding-Plan werden sich neue Mitarbeiter wahrscheinlich verlassen, verwirrt und im Allgemeinen unzufrieden fühlen.

In Anbetracht der Tatsache, dass es sich um die wichtigste Phase in der Beziehung eines Mitarbeiters zu einem Unternehmen handelt, sollte jedes Unternehmen in seinen Onboarding-Prozess investieren, um sicherzustellen, dass er erfolgreich ist. Mitarbeiterfluktuation ist teuer, aber fast vollständig vermeidbar. Über 75 % der Unternehmen wenden Onboarding-Praktiken nicht richtig an, was zu einem fehlerhaften Prozess führt. Ihr Unternehmen muss nicht Teil dieser Statistik sein.

Durch die Implementierung der von uns aufgeführten Best Practices – von der Verwendung von Onboarding-Software über die Zuweisung von Buddies und das Einholen von Feedback bis hin zur ständigen Verbesserung des Prozesses – können Sie ein formelles Onboarding-Programm für Ihr Unternehmen entwerfen. Das Ergebnis sind engagiertere und produktivere Mitarbeiter, eine geringere Fluktuation und geringere Kosten sowie bessere Neueinstellungen.

Eine strukturierte Onboarding-Richtlinie kommt sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer zugute. Alle Top-Unternehmen und die meisten erfolgreichen Organisationen erkennen die Bedeutung des Mitarbeiter-Onboardings an. Sicher, es ist eine Investition von Zeit und Geld, aber es ist es absolut wert – die Statistiken zeigen deutlich die positiven Auswirkungen auf die Mitarbeiter und das Geschäftsergebnis. Die Erstellung eines robusten Onboarding-Programms muss durchdacht und mit Sorgfalt und Absicht erfolgen. Schließlich hängt der Ruf Ihres Unternehmens maßgeblich davon ab, wie es seine Mitarbeiter behandelt.

Ressourcen für das Mitarbeiter-Onboarding

Hier sind einige unserer Ressourcen für das Mitarbeiter-Onboarding:

• Die 5-Minuten-Vorlage für das Mitarbeiter-Onboarding (die Ihnen Stunden sparen kann) | WalkMe Blog
• Beschleunigen Sie Ihr Onboarding mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen | WalkMe
• Mitarbeiter remote onboarden | WalkMe Blog