FR introduit des processus automatisés et en libre-service dans Workday®, entraînant des gains d'efficacité organisationnelle substantiels.

WalkMe permet à Fairfield Residential d’exploiter pleinement le potentiel de Workday® et d’intégrer leurs employés à la plateforme avec un minimum de perturbations, quel que soit leur niveau de compétence numérique. Après le déploiement, les processus RH sont plus faciles d’accès, complétés avec plus de précision et génèrent moins d’appels d’assistance.

La mise en œuvre de Workday® comme solution RH unique dans l’ensemble de Fairfield Residential, une grande organisation avec une main-d’œuvre variée, était une étape clé dans la création d’une efficacité organisationnelle – et une initiative intimidante. WalkMe a assuré que le déploiement soit efficace, réussi et sans perturbation.

Le haut niveau d’interaction des utilisateurs avec WalkMe a entraîné des économies significatives en termes de coûts de support et d’administration :

• 69 % de tous les employés exposés à WalkMe ont interagi avec lui
• 95 % des employés qui ont utilisé WalkMe l’ont utilisé plus d’une fois
• 1 080 heures et 27 000 $ de temps administratif économisés

Fairfield Residential s’est lancé dans une ambitieuse initiative de transformation numérique visant à remplacer 12 systèmes RH disparates par un seul, dans le but d’accroître l’efficacité organisationnelle. Workday® a été choisi comme plateforme d’enregistrement pour tous les processus RH, de l’embauche au licenciement en passant par la paie et les avantages sociaux. La mise en œuvre du nouveau système présentait un défi intimidant : comment former des centaines d’employés ayant des compétences, des rôles et des emplacements différents à travers le pays – et réduire la charge de support sur un service RH déjà surchargé ?

WalkMe a résolu ces défis en permettant à Fairfield de fournir à leurs employés une expérience utilisateur intuitive, lors de la migration vers Workday® ainsi que chaque jour après, résultant en un haut niveau d’adoption de la plateforme. La formation intégrée au système de WalkMe a fourni aux employés de Fairfield des conseils étape par étape en libre-service à travers la nouvelle interface utilisateur et les processus mis à jour. Plus important encore, WalkMe a augmenté l’autonomie des employés : en automatisant un certain nombre de processus, tels que le suivi du temps, tous les membres de la main-d’œuvre diversifiée de Fairfield ont pu tirer le meilleur parti de la même plateforme RH, quel que soit leur niveau de compétence numérique, entraînant une réduction du nombre d’appels de support liés aux RH.

La main-d’œuvre de Fairfield Residential a considérablement augmenté sur une courte période, entraînant une main-d’œuvre importante et diversifiée, et une douzaine de systèmes RH disparates. « Nous avons réalisé à quel point notre patchwork de systèmes était dépassé, » dit Kim Knight, SVP des Ressources Humaines pour Fairfield. « Nous avions besoin d’un moyen de consolider nos 12 systèmes RH disparates en un seul. »

Ils ont opté pour Workday®, une plateforme de gestion du capital humain et financier à la demande, pour être le système d’enregistrement de toutes les données RH, processus, paie, suivi des candidats, intégration et départ. « Cela allait être un énorme changement, » dit Kim. « Et ma plus grande préoccupation était : comment allons-nous former tout le monde ? »

La formation était un défi particulier étant donné la main-d’œuvre variée, qui comprenait des employés de gestion immobilière et professionnels sur le terrain, ainsi que tous les niveaux d’employés de bureau. Répartis sur 250 sites aux États-Unis, certains employés étaient salariés, d’autres horaires ; certains à l’aise avec la technologie, d’autres moins. Pour compliquer davantage les choses, certains employés travaillaient la nuit et le week-end, lorsque le personnel RH n’était pas disponible pour répondre aux questions ou résoudre les problèmes.

La main-d’œuvre de Fairfield Residential est souvent en flux à mesure que les propriétés sont construites, acquises ou vendues. Des centaines d’employés peuvent rejoindre l’entreprise au cours d’une année donnée, Kim et son équipe avaient donc besoin d’une solution de formation évolutive qui serait prête à accueillir les nouveaux employés et leur permettre de démarrer rapidement. « Nous avons un afflux constant de nouvelles personnes, et nous serions donc constamment en train de former des gens si nous n’avions pas une sorte de guide intégré au système. »

Avant d’introduire Workday®, tout processus en dehors du pointage était presque certain de générer un ticket de support, accompagné d’un appel direct aux RH. Workday® allègerait la charge de support – mais seulement si tout le monde était capable de tirer pleinement parti de la plateforme.

WalkMe a offert la solution parfaite aux défis de Fairfield et s’est avéré essentiel pour un déploiement réussi de Workday®. Kim dirige la mise en œuvre de WalkMe dans la suite HCM Workday® de Fairfield, y compris les modules de performance, de rémunération avancée et de paie.

Fairfield a créé des Smart Walk-Thrus, des guides sous forme de bulles qui apparaissent exactement quand un employé a besoin d’aide, pour guider les employés à travers la nouvelle interface utilisateur. Les SmartTips ont encore augmenté l’autonomie des employés, entraînant une réduction globale des tickets de support. « Avoir une assistance en temps réel dans le système pour ne pas avoir à aller ailleurs pour savoir comment faire quelque chose, c’est le plus grand avantage – surtout avec le personnel qui travaille le week-end, » dit Kim.

Comme pour tout système RH, Kim a reconnu la difficulté de pousser les utilisateurs à effectuer des tâches dans un système différent, c’est pourquoi ils ont décidé d’utiliser WalkMe pour engager les utilisateurs à l’endroit où ils passent le plus de temps – leur boîte de réception – pour favoriser l’adoption des processus. Lors de l’envoi d’un e-mail, ils intégraient un Permalink – un lien qui lance automatiquement un Smart Walk-Thru pertinent lorsqu’il est cliqué – de sorte que les employés étaient redirigés de manière transparente vers Workday®, et le guide pour le processus approprié était lancé, augmentant la probabilité que l’utilisateur s’engage et termine.

Bien que WalkMe ait été essentiel pour créer une expérience de déploiement sans heurts, il joue un rôle tout aussi important dans la promotion d’une véritable adoption continue de la plateforme en rendant les processus quotidiens et occasionnels simples, faciles et même automatisés. L’une des solutions les plus utilisées de Fairfield est un Smart Walk-Thru automatisé créé dans le but de rendre le suivi du temps sans effort. Un bouton de pointage d’entrée et de sortie a été créé de sorte que lorsqu’il est cliqué, il exécute automatiquement un certain nombre d’étapes. « Ça a été génial, » dit Kim. « Tout notre personnel horaire, même s’ils ne sont pas super doués en technologie, peut simplement venir et cliquer sur le bouton. » D’autres fonctions, y compris la préparation et l’impression de rapports, ont également été automatisées, entraînant d’énormes gains de temps sur les tâches répétitives.

Le remplacement de l’ensemble des systèmes RH de Fairfield a été un processus d’un an que Kim dit n’aurait pas pu se produire sans WalkMe. Bien que Workday® ait fourni l’infrastructure de base et les fonctionnalités dont l’entreprise avait besoin, WalkMe a assuré que les employés utilisaient réellement Workday® correctement et pleinement.

WalkMe a facilité la communication efficace des changements ou des mises à jour de processus, entre autres choses. « Nous utilisons WalkMe pour aider à gérer les changements dans notre système Workday®, » dit Kim. « Nous utilisons les pop-ups pour mettre en évidence différentes campagnes de recrutement et programmes, programmes de parrainage, etc. »

L’introduction des Smart Walk-Thrus a réduit le nombre d’appels de type « comment faire » que l’équipe RH reçoit. Kim explique, « Et même quand nous recevons un appel avec “Comment puis-je faire ceci ?” Nous pouvons simplement les diriger pour lancer un Smart Walk-Thru. Cette courte interaction remplace un appel de 10 minutes avec un spécialiste de la paie. » En l’espace d’un an, l’équipe de Kim a économisé 1 080 heures et 27 000 $ en temps administratif grâce aux Smart Walk-Thrus.

L’automatisation a non seulement amélioré l’efficacité, mais aussi augmenté la précision en s’assurant que toutes les parties d’un processus complexe sont suivies correctement. Plus important encore, le manque de compétence numérique n’est plus un obstacle : l’automatisation a permis aux travailleurs de Fairfield ayant des emplois et des compétences différents d’utiliser tous la même plateforme RH. En ne dépendant pas des RH pour un accompagnement, WalkMe « donne à nos employés un sentiment d’indépendance, » dit Kim, « ce qui permet aux RH de mieux utiliser notre temps. »

« Ils n’ont plus vraiment besoin de nous pour les guider à travers les processus administratifs maintenant, » explique Kim, « nous pouvons donc nous concentrer sur d’autres choses. Lorsque quelqu’un arrive, par exemple, nous pouvons nous concentrer sur ce qu’il doit savoir pour faire le travail pour lequel il a été embauché, et ne pas nous enliser dans les tâches d’intégration. »

Fairfield utilise actuellement WalkMe pour enseigner et automatiser les processus fréquemment utilisés et Kim se réjouit de le mettre en œuvre également pour les tâches RH périodiques. « Maintenant que nous avons abordé les tâches quotidiennes comme les fiches de temps, nous avons hâte d’étendre l’impact de WalkMe pour nous aider à simplifier les choses que nous devons faire mensuellement, trimestriellement ou annuellement car pour le moment, nous luttons avec les mêmes processus cycliques. »

Dans l’ensemble, Kim dit que WalkMe est un atout inestimable pour faciliter une véritable adoption de Workday® par les employés de Fairfield, ce qui a augmenté le libre-service et maximisé la productivité. « Je ne peux pas imaginer comment nous aurions déployé Workday® sans WalkMe, tout en gardant notre équipe RH légère. » Kim.