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Decision Support Systems : comment sont utilisés les systèmes d’aide à la décision ?

L’objectif principal d’un DSS est de présenter des informations d’une manière simple aux utilisateurs afin que ces derniers puissent les lire facilement. Les départements de gestion des opérations et de planification utilisent le système d’aide à la décision pour soutenir la prise de décision. En général, ce sont les cadres moyens et supérieurs qui utilisent ces systèmes.

Pour les problèmes ou les calculs qui ne sont pas faciles à faire manuellement, comme les prévisions de chiffres d’affaires, un DSS peut intégrer toutes les données et les variables afin de produire un résultat. Le système peut en effet projeter les revenus d’une entreprise au cours des six prochains mois ou l’année suivante, selon le calendrier requis, sur la base des chiffres de vente passés et actuels.

Les systèmes d’aide à la décision peuvent être programmés pour créer divers types de rapports, y compris des rapports écrits et graphiques. Les rapports sont basés sur les spécifications entrées par l’utilisateur.

Puisqu’un DSS est essentiellement une application, celui-ci peut être utilisé sur la plupart des appareils : ordinateurs portables, ordinateurs de bureau et il y a même des options DSS pour les appareils mobiles. Cette flexibilité permet notamment aux grands voyageurs d’être toujours à jour, ce qui permet une prise de décision rapide même en déplacement. Cela est particulièrement pratique dans le climat de travail actuel, où les bureaux hybrides et les travailleurs à distance sont plus nombreux.

Un DSS peut être personnalisé pour :

• Des secteurs spécifiques
• Des professions/domaines
• Des agences gouvernementales
• Des entreprises agricoles
• Des opérations d’entreprise.

Le système d’aide à la décision et sa définition : un peu d’histoire

C’est un directeur retraité de l’American Telephone & Telegraph, Chester Barnard, qui a fait passer le terme « décision making » (prise de décision) du monde de l’administration publique à celui des affaires. Cette expression a rapidement remplacé d’autres expressions comme « resource allocation » et « policy making », et a changé la façon dont les managers opéraient.

Contrairement aux termes « policy making » et « resource allocation », qui ne débouchent pas nécessairement sur une conclusion ferme, le terme « décision making » implique de mettre fin aux délibérations et d’agir.

C’est donc Barnard et d’autres théoriciens qui l’ont suivi qui ont stimulé l’étude de la prise de décision managériale. Bien qu’on vise toujours autant à prendre les décisions les plus rationnelles possibles, il a toutefois été reconnu très tôt que des contraintes psychologiques et contextuelles interféraient avec la capacité des humains à prendre des décisions parfaitement rationnelles.

D’autres contraintes, comme les limites de temps, les circonstances complexes, les émotions et la puissance de calcul humaine, affectent notre capacité à prendre des décisions. Il était clair que les humains, qu’ils soient seuls ou en groupe, avaient besoin d’une certaine forme d’aide à la prise de décision. Cette aide a pris la forme d’un support informatique électronique.

L’aide à la décision, en tant que concept, a été développée principalement à partir des études sur la prise de décision organisationnelle menées au Carnegie Institute of Technology dans les années 1950-1960. Partant d’un intérêt profond pour le comportement organisationnel et le cerveau humain, les scientifiques ont jeté les bases d’outils informatiques d’aide à la prise de décision. Dans les années 1970, le DSS est devenu un domaine de recherche à part entière.

Au cours des deux décennies suivantes, les EIS (Executive Information Systems), les GDSS (Group Decision Support Systems) et les ODSS (Organizational Decision Support Systems) sont apparus, après avoir évolué à partir des DSS à utilisateur unique.

La portée et la définition du système d’aide à la décision ont également évolué au fil des années. Au départ, il s’agissait d’une aide informatique à la prise de décision, mais les utilisateurs ont fini par accéder à des bases de données et à des modèles pour résoudre des problèmes non structurés. Aujourd’hui, le DSS est considéré comme un outil essentiel pour les tâches de gestion.

À la fin des années 80, un DSS a été conçu pour United Airlines. Celui-ci a permis de réduire les retards de voyage en aidant à la gestion des opérations au sol. Le domaine des DSS s’est étendu dans les années 90 avec l’entreposage des données et l’OLAP (Online Analytical Processing), le traitement analytique en ligne. Au tournant du millénaire, de nouvelles applications basées sur le Web ont été découvertes.

Les composants d’un DSS

Un système d’aide à la décision se compose de trois éléments principaux :

• La base de données ou la base de connaissances : la base de données contient des informations provenant de diverses sources, internes et externes. Les informations internes sont collectées par le biais de différentes applications, tandis que les informations externes sont extraites d’Internet (journaux, bases de données en ligne, etc.)

• L’interface utilisateur : il existe des outils qui aident l’utilisateur final d’un DSS à naviguer dans le système, ce qui facilite l’interaction. Il s’agit d’une interface graphique qui affiche les informations sous diverses formes (texte, tableaux, graphiques)

• Le modèle : le modèle, ou logiciel système, comprend les méthodes mathématiques et analytiques qui sont utilisées pour passer au crible les données et les analyser. Il peut y avoir plusieurs modèles dans un même système, chacun remplissant une fonction spécifique. Les modèles utilisés dépendent des besoins de l’utilisateur et de l’objectif du DSS.

Les types de systèmes d’aide à la décision

Il existe plus d’un type de système d’aide à la décision et il est possible de les classer en 5 catégories :

• DSS axé sur la communication : ce système soutient les entreprises où plus d’une personne travaille sur une tâche partagée
• DSS sur un modèle : ce système n’est pas totalement centré sur les données. Le DSS dirigé par le modèle aide les décideurs à évaluer les situations sur la base de paramètres et de données spécifique

• DSS basé sur les données : celui-ci permet l’accès et la manipulation de données internes et externes

• DSS axé sur les connaissances : ce système fournit une expertise spécialisée pour la résolution de problèmes sous la forme de règles, de faits et de ressources structurées telles que des organigrammes et des arbres de décision

• DSS axé sur les documents : ce système recueille des informations non structurées, les gère et les manipule dans divers formats.

Le système d’aide à la décision en pratique

Dans une banque, par exemple, un système d’aide à la décision peut être utilisé pour établir des objectifs annuels basés sur les tendances des dépôts et des prêts, ainsi que pour vérifier la solvabilité des demandeurs de prêts.

Dans le domaine clinique, les systèmes DSS soutiennent les diagnostics médicaux. Les DSS sont également de plus en plus utilisés dans l’agriculture ainsi que dans la gestion des forêts, plus précisément pour la planification spatiale et la programmation des récoltes.

Le système des Chemins de fer nationaux du Canada est un exemple spécifique qui démontre l’importance d’un DSS. Grâce à celui-ci, la Compagnie des Chemins de fer nationaux du Canada a pu réduire le nombre de déraillements à un moment où d’autres chemins de fer connaissaient une augmentation de ces derniers.

Les avantages et inconvénients d’un système d’aide à la décision

Les avantages d’un système d’aide à la décision

Quels sont les avantages d’un DSS pour une organisation ?

Le DSS :

• Rend la prise de décision plus rapide et plus efficace, notamment parce qu’un DSS peut recueillir et analyser des données en temps réel

• Permet d’automatiser les processus de gestion, libérant ainsi du temps que les responsables peuvent consacrer à la prise de décisions

• Favorise le développement des compétences, car les employés doivent être formés et acquérir des compétences spécifiques pour mettre en œuvre et exploiter un DSS

• Améliore la communication interpersonnelle au sein de l’entreprise. Le DSS nécessite en effet une coopération et un échange d’informations.

Le système d’aide à la décision et ses inconvénients

Bien qu’un DSS est généralement un atout pour une entreprise, celui-ci présente quelques inconvénients :

• L’élaboration et la mise en œuvre d’un DSS, ainsi que la formation, représentent un investissement substantiel, ce qui signifie que celui-ci n’est pas accessible à toutes les organisations

• Les entreprises peuvent devenir tellement dépendantes d’un système d’aide à la décision que la subjectivité de la prise de décision est perdue

• Un excès d’informations se traduit parfois par des options multiples pour les utilisateurs finaux, créant ainsi plus de problèmes que celui-ci n’en résout

• Un système d’aide à la décision peut susciter des résistances au sein d’une organisation, les employés craignant ou se méfiant des nouvelles technologies et de leurs implications.