Créer un modèle de manuel de formation des employés : un guide complet
La formation du personnel offre des avantages considérables tant aux employés et qu’aux employeurs, et un modèle de manuel de formation des employés adéquat peut considérablement amplifier ces avantages.
En fait, à mesure que l’ère numérique progresse, il devient de plus en plus important que les employés soient correctement formés, non seulement pour maintenir leur productivité, mais également pour assurer la continuité des activités de l’entreprise.
Selon de multiples enquêtes menées par PwC, entre autres, l’absence de compétences numériques est une préoccupation majeure, car elle fait obstacle à l’innovation, a un impact négatif sur l’expérience client et peut causer des problèmes qui empêchent les entreprises de réaliser leurs objectifs de croissance. Le Forum Economique Mondial signale même qu’au moins 133 millions de nouveaux emplois vont être créés pour combler ce déficit de compétences toujours croissant.
Bien que la majorité des responsables du recrutement estiment que les efforts de développement du personnel sont la clé pour mieux gérer des changements qui peuvent perturber leur groupe, la plupart des entreprises s’adaptent lentement.
Les conséquences peuvent être catastrophiques : pénurie des talents, augmentation des coûts du personnel et pertes sur le marché. Les efforts de formation et de développement des employés sont d’une importance capitale pour minimiser ces risques.
Étant donné le rôle de plus en plus important que la formation joue dans l’avenir du monde du travail, les responsables de formations et les professionnels des ressources humaines doivent tout faire pour que leurs efforts pour former le personnel soient couronnés de succès.
Dans ce guide, nous allons étudier les principaux avantages de la formation des employés, et nous allons expliquer comment créer un modèle de manuel de formation des employés adapté à l’ère numérique.
Pourquoi une formation efficace des employés est si importante ?
La culture et les compétences numériques étant essentielles dans le monde du travail numérique d’aujourd’hui, la formation des employés est devenue une nécessité pour de nombreuses entreprises. Ainsi, avec l’évolution constante du lieu de travail et l’augmentation des besoins en formation, il est plus important que jamais de créer un programme qui fonctionne dans l’environnement de travail moderne.
Avec les bons outils, une bonne stratégie et sa bonne exécution, les responsables de la formation et les professionnels des R.H. peuvent concevoir des programmes qui offrent un certain nombre d’avantages, tant pour les employés que pour l’organisation.
Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles il est important de développer un programme de formation solide et moderne :
Une amélioration des compétences, de la productivité et des performances des employés
La culture et les compétences numériques sont essentielles pour optimiser la productivité des employés sur l’espace de travail actuel. Mais pour rester compétents et productifs, les employés doivent apprendre en permanence, et ce sont souvent les organisations qui doivent dispenser les formations dont ils ont besoin.
Une partie de la formation et de l’éducation peut et doit être acquise en dehors du lieu de travail. Cependant, comme la plupart des entreprises disposent de leurs propres ressources technologiques et de leur propre workflow, elles doivent souvent s’assurer elles-mêmes que leurs employés possèdent les compétences adéquates.
Lorsque la formation est correctement mise en place, il est possible d’atténuer beaucoup des risques mentionnés ci-dessus, et de s’assurer que les employés disposent des connaissances nécessaires pour rester compétents et productifs.
En d’autres termes, avec le bon programme de formation du personnel, l’employeur peut être certain que les employés donneront le meilleur d’eux-mêmes, ce qui permettra à l’entreprise d’atteindre ses propres objectifs de performance.
Une meilleure fidélisation des employés
Intégration et formation du personnel sont étroitement liées, et toutes deux peuvent permettre d’améliorer la rétention et la fidélité des employés.
Il y a plusieurs raisons à cela. Par exemple, si leur intégration dans l’entreprise s’est bien passée, les employés ont une meilleure image de la compagnie. Les premières impressions perdurent et ont une forte influence sur leur volonté de rester dans l’entreprise ou de la quitter. Selon M. Gallup, des programmes d’intégration bien gérés sont essentiels pour réduire le taux de démission du personnel et façonner la future carrière des employés au sein d’une entreprise.
La formation, qui doit commencer dès l’intégration des employés, doit également fournir les compétences qui leur permettront de réussir leur carrière dans l’entreprise. Une formation inadéquate provoquera de la frustration, donnera aux employés l’impression qu’ils sont incompétents et sapera leur moral.
Pour résumer, plus l’expérience d’intégration et de formation des salariés est bonne, mieux l’entreprise les accueille et les soutient dans leur carrière, et plus ils ont de chances de rester dans l’entreprise à long terme. Compte tenu des coûts élevés des recrutements, des formations et des remplacements, il est évident que bien intégrer et bien former des employés profitent à l’entreprise.
Une meilleure expérience pour les employés
L’expérience de l’employé désigne l’ensemble des interactions qu’un employé a avec son employeur.
La formation est l’un des éléments qui affectent cette expérience : avec de meilleures compétences, les employés travaillent mieux et plus efficacement, la frustration liée à l’utilisation de logiciels diminue et tout ceci contribue à créer une culture de l’apprentissage.
De nombreuses compagnies commencent à réaliser l’impact que l’expérience de leurs employés peut avoir sur leur moral, leur motivation et leur engagement au sein du groupe, entre autres choses.
Les avis divergent sur la méthode à utiliser pour modéliser l’expérience des employés. Gallup utilise la définition mentionnée ci-dessus, et divise le parcours de l’employé en sept étapes, chacune pouvant être optimisée et améliorée. D’autres considèrent que l’expérience de l’employé est compliquée et que nous avons encore besoin de temps pour mener des recherches et comprendre ce concept.
Quelle que soit l’approche, il est évident que l’expérience des employés dans une entreprise a une incidence sur leur rendement, leur productivité, leur perception d’une marque, etc.
Une amélioration des performances de l’entreprise
Comme le révèlent les enquêtes menées par PwC auprès de certains PDG, des employés bien formés sont la garantie pour une organisation de pouvoir atteindre ses objectifs de performance et d’améliorer son caractère innovateur.
De tous les avantages mentionnés ici, c’est peut-être le plus important. Après tout, tous les autres avantages que nous avons mentionnés dépendent de la rentabilité de l’entreprise.
Le rendement organisationnel dépend directement des performances des employés, et les employés ne peuvent être performants que s’ils possèdent les bonnes compétences. Une formation adéquate permet aux travailleurs de rester productifs et favorise l’innovation (entre autres), ce qui est capital pour maintenir un rendement organisationnel positif.
Pourquoi créer un modèle de formation?
Jusqu’ici, nous avons exposé certaines des raisons pour lesquelles la formation des employés est si importante pour une entreprise moderne. Mais pourquoi est-il nécessaire de créer un modèle de manuel de formation des employés ?
Pour normaliser les processus, sans pour autant sacrifier la personnalisation. Comme nous le verrons plus tard, la normalisation peut être une arme à double tranchant quand il s’agit de former des employés. La normalisation permet aux entreprises de maintenir les mêmes niveaux de connaissances et les mêmes aptitudes dans toute l’organisation. Cependant, une formation trop générale peut ennuyer les employés ou leur fournir des informations qui ne leur profiteront pas. Mais lorsque les modèles de manuels de formation abordent les deux aspects du problème, les entreprises peuvent répondre à leur besoin, tout en s’assurant que le contenu de la formation soit pertinent et attrayant pour les employés.
Adapter les workflows pour les responsables de la formation, le personnel des RH et les chefs de service. Si l’on choisit un modèle de manuel de formation des employés, c’est principalement parce que ceci facilite le travail. A chaque fois que les responsables de formation et que le personnel des RH créent de nouveaux programmes de formation, ils doivent répéter un certain nombre d’actions. Les modèles prennent en charge tous ces processus qui se répètent, de sorte que les responsables peuvent simplement adapter le modèle aux besoins d’un individu, puis cocher les cases appropriées au fur et à mesure de la formation.
Minimiser les erreurs. Les modèles permettent de réduire le taux d’erreurs, ce qui est particulièrement important puisqu’elles peuvent causer des problèmes majeurs. Si les responsables de la formation ne suivent pas une liste ou un modèle, ils peuvent oublier des tâches importantes. Puisque certaines erreurs peuvent coûter cher à l’entreprise, et comme les modèles permettent d’économiser du temps et de l’énergie – un bon modèle peut être profitable pour de nombreuses raisons.
Faciliter l’information et le suivi des efforts de formation. Informer permet de s’assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde. Les manuels de formation peuvent aider les employés à comprendre ce que l’on attend d’eux en termes d’apprentissage et de performances. Au fil du temps, ces documents peuvent être affinés et améliorés, c’est pourquoi ils sont également utiles pour contrôler et améliorer les efforts de formation à long terme. En d’autres termes, les responsables de la formation peuvent utiliser ces documents comprendre les forces et les faiblesses des efforts des formations précédentes.
Concevoir un modèle de manuel de formation des employés est un excellent moyen pour simplifier les efforts de formation et, surtout, il est relativement facile d’en élaborer un.
Un modèle de manuel de formation des employés en quatre étapes
L’intégration et la formation des nouveaux employés pourraient-elles être aussi simples que de cocher des cases ?
Malheureusement pour les professionnels travaillant pour les ressources humaines et les responsables des recrutements, la réponse est non. Cependant, un modèle de manuel de formation des employés peut considérablement simplifier l’ensemble du processus et le rendre plus efficace.
L’uniformisation des principales composantes de l’accueil des nouveaux employés augmente leur efficacité et crée une structure qui profite autant aux managers qu’aux employés. Un modèle de formation permet de s’assurer que certains critères de l’intégration sont remplis tout en laissant suffisamment de place pour personnaliser la formation afin de répondre aux besoins spécifiques du nouvel employé.
Un modèle de manuel de formation des employés doit comprendre les quatre éléments suivants:
1. Des objectifs de formation clairement définis
Clarifier les principaux objectifs d’un nouvel arrivant est la première étape du processus d’intégration, et elle est essentielle. Une fois ces objectifs clairement définis, l’employé et le responsable comprendront ce qu’ils doivent accomplir à chaque étape du programme de formation.
Une fois les objectifs fixés, il faut les décomposer en plus petites actions.
Par exemple, si l’objectif est de former l’employé pour qu’il maîtrise parfaitement un nouveau logiciel, le responsable et l’employé doivent garder à l’esprit qu’il faut suivre une courbe d’apprentissage. Mesurer les compétences globales une seule fois et à la fin de la formation n’est pas forcément la meilleure façon d’évaluer les progrès d’un nouvel employé. Mais si la formation est décomposée en plusieurs étapes et ponctuée d’évaluations, l’examen est plus précis et l’apprentissage est mieux ciblé.
2. Etablir un calendrier et des étapes
Pour chaque objectif, franchir des étapes permet aux nouveaux employés de mieux comprendre le but de la formation qu’ils suivent. Toutes ces occasions de célébrer des succès motivent également les employés et les incitent à apprendre.
Les étapes peuvent être de simples des dates buttoirs, des projets ou d’autres types de missions. Ils doivent répondre à l’objectif général et être fixés selon un calendrier réaliste du modèle de manuel de formation des employés.
Prenons l’exemple d’une formation qui vise à enseigner à un employé comment utiliser une technologie nouvelle. La première étape pourrait consister à discuter de cette technologie avec un autre employé ou un responsable. L’étape suivante pourrait être un quiz. Les étapes peuvent consister en n’importe quelle activité qui favorise la mémorisation des données par l’employé, qui démontre des connaissances, ou vise à le préparer pour le sujet suivant.
Lorsque vous concevez un calendrier de formation, gardez à l’esprit que chaque employé travaille à un rythme différent. Veillez à prévoir une certaine souplesse dans le modèle de manuel de formation afin de tenir compte des différences de connaissances préexistantes et des différents rythmes d’apprentissage. Certains employés peuvent être capables de survoler une section tandis que d’autres doivent passer plus de temps à la réviser. Prévoyez une certaine souplesse pour répondre aux besoins de chaque employé.
3. Les retours d’expérience
Tous les employés ont besoin d’une formation, quel que soit leur rôle ou leur statut. Comme la formation concerne tout le monde dans l’organisation, il est important de toujours s’efforcer de l’améliorer. C’est pourquoi les retours d’expérience honnêtes et les suggestions pour rendre la formation plus efficace sont inestimables. Les performances des employés dépendent fortement de la direction qu’ils reçoivent.
Demander un retour d’expérience à la fin de la formation peut permettre d’améliorer votre approche d’une formation future, mais ceci n’aide en rien la personne que vous êtes en train d’intégrer dans l’entreprise. En recueillant des remarques franches et honnêtes au cours du processus d’intégration, vous pouvez modifier votre approche en temps quasi réel, et vous pouvez vous assurer que la formation sera bénéfique et productive.
4. Renforcements et possibilités de formation continue
Grâce à un modèle de manuel de formation des employés soigneusement planifié, vos nouvelles recrues suivront une formation sans heurts. Toutefois, il leur sera difficile de retenir tout ce qu’ils apprennent et d’assimiler toutes ces nouvelles connaissances sans un renforcement adéquat.
Une fois que les employés auront atteint les objectifs décrits dans le modèle de formation, ils auront besoin de passer des examens, de répondre à des quiz ou à d’autres activités de renforcement qui les aideront à imprimer toutes ces nouvelles connaissances dans leur mémoire. Certains logiciels soigneusement choisis et une solution d’adoption numérique adéquate peuvent leur apporter une aide précieuse.
Les armes pour réussir
Bien entendu, les employés ont toujours plus à apprendre que ce qui avait été prévu au moment de leur intégration. Encouragez-les à discuter ouvertement de leurs objectifs individuels, et veillez à ce que la technologie dont ils disposent soit un soutien et non un fardeau.
SI les employés commencent avec les bons outils, ils sont déjà sur la bonne voie pour réussir. Une plate-forme d’adoption numérique est un outil très utile pour contrôler la manière dont les employés utilisent des logiciels et s’ils les ont adoptés. Elle peut également indiquer le niveau de formation des employés. En élaborant un modèle de manuel de formation des employés prévoyant et organisé, vous donnez aux employés les moyens de devenir des apprenants à long terme, et vous les assistez dans leur réussite, ce qui est plus important que jamais avec la numérisation du monde du travail actuel.
Une formation efficace pour les travailleurs à distance
Lors de la crise COVID-19 de 2020, le travail à distance est devenu une nécessité pour de nombreuses entreprises. Les employés qui n’avaient jamais travaillé à domicile auparavant ont alors été obligés de travailler à distance à temps plein. Cette transition s’est avérée difficile pour beaucoup, notamment en matière de formation.
Compte tenu des avantages du travail à domicile, tant en termes d’amélioration de la productivité que de l’atténuation des risques, il est clair que les entreprises doivent trouver des moyens d’intégrer et de former leurs employés à distance.
Lors de la conception d’un modèle de manuel de formation à distance, il est important de se concentrer sur certains éléments clés :
Les formations en ligne
Les employés qui travaillent à domicile ne pourront pas facilement communiquer avec leurs collègues ou avec le personnel informatique qui les assiste habituellement dans l’utilisation de certains logiciels. Bien que le personnel d’assistance technique de garde puisse fournir une assistance, il ne peut pas assurer la formation pratique.
Il est important de procurer aux employés des méthodes de formation qui leur permettent de s’auto-éduquer, comme par exemple :
- Des plates-formes d’adoption numérique (DAP)
- Des supports de connaissances, des forums et des contenus en ligne
- Des contenus vidéo
La formation doit être aussi conviviale et simple que possible, comme toute bonne conception centrée sur l’utilisateur, et les programmes de formation doivent requérir un minimum d’effort mental de la part des employés et rester discrets.
C’est pourquoi les solutions de formation comme la DAP de WalkMe, sont d’excellentes plateformes qui peuvent être exploitées dans n’importe quel environnement professionnel, qu’il soit virtuel ou physique.
Cultiver une culture de la résilience
Les outils de formation tels que les plates-formes d’adoption numérique sont essentiels pour favoriser l’autonomie des travailleurs. Ce point est particulièrement important pour les équipes virtuelles qui doivent apprendre à fonctionner avec moins de visibilité que les équipes sur site.
Lorsque vous concevez un modèle de manuel de formation des employés, donnez une place centrale à la formation en libre-service et à l’apprentissage contextuel.
De plus, lorsque vous créez votre modèle de formation, faites en sorte que les employés n’aient pas seulement à suivre la formation, mais qu’ils aient également à faire la preuve de leurs capacités. Le simple fait de suivre un cours ne suffit pas et ne prouve pas que les employés aient retenu ce qu’ils devaient apprendre.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser plusieurs méthodes. Par exemple, vous pouvez mettre en place des tests ou utiliser des logiciels de formation interactifs qui permettent aux employés de prouver qu’ils ont atteint un certain niveau de compétence.
Former les employés à l’espace de travail numérique
Les innovations en matière de technologie numérique perturbent l’environnement de travail moderne, et poussent beaucoup d’entreprises à faire la transition vers le numérique. Les groupes qui ne parviennent pas à se moderniser peuvent prendre du retard par rapport à leurs concurrents qui, eux, vont de l’avant.
Pour aider le personnel à rester moderne, compétitif et pour l’encourager à se tourner vers le numérique, les organisations doivent proposer des formations centrées sur:
- La maîtrise des outils individuels.
- Des workflows qui couvrent plusieurs plates-formes.
- L’indépendance, le travail à distance et l’espace de travail virtuel.
- La culture numérique en général
Pour résumer, l’habilitation numérique doit être la priorité lors de l’intégration et de la formation des nouveaux employés. En d’autres termes, la formation doit permettre aux employés d’évoluer et de réussir dans un milieu professionnel axé sur la technologie à l’ère du numérique.
Les meilleures méthodes pour former des employés à l’ère du numérique
Un modèle de manuel de formation des employés permet de rationaliser les workflows et d’optimiser les résultats des efforts en termes de formation du personnel. Toutefois, dans le paysage numérique actuel, et avec les multiples mutations qui l’accompagnent, de nombreuses entreprises doivent repenser et réinventer leurs efforts de formation.
Voici des méthodes éprouvées, ainsi que des principes et des conseils qui peuvent s’avérer utiles pour créer des modèles de formation pertinents, modernes, et avant tout numériques:
Fixer des objectifs clairs et mesurables
Pour évaluer l’efficacité des efforts déployés pour former le personnel, il est important de fixer des objectifs clairs, puis de les relier à des objectifs organisationnels pertinents, tels que des objectifs de performance.
Si, par exemple, une entreprise souhaite améliorer la productivité de son équipe de vente, elle peut créer un programme de formation Salesforce, puis évaluer l’efficacité de ce programme en fonction des performances du personnel de vente.
Se fixer des objectifs mesurables, puis les comparer à de meilleures performances, permet de se faire une idée précise de l’efficacité réelle des efforts mis en place pour former les employés, et permet d’évaluer le retour sur investissement qu’ils génèrent. Grâce à ces données, il sera possible d’organiser les modèles de formation et leur contenu autour d’un ensemble d’objectifs.
Les éléments à mesurer pour évaluer l’efficacité d’une approche de formation peuvent être :
- La productivité des employés
- Le ressenti des employés
- La durée nécessaire pour acquérir des compétences
- L’utilisation des logiciels
Une évaluation complète permettra de se faire un aperçu tout aussi complet de la situation, et de déterminer sur quels secteurs la formation a un impact. Les avantages mentionnés ci-dessus, comme la productivité et la fidélisation des employés sont des données qui valent la peine d’être mesurées.
Contrôler en permanence les efforts de formation et les modifier si nécessaire
Les programmes de formation, tout comme les autres processus d’entreprise, doivent être continuellement contrôlés et ajustés pour s’assurer qu’ils fonctionnent comme prévu. Il est important de fixer des buts et des objectifs clairs, mais il faut aller encore plus loin.
Faites en sorte que les programmes restent à la fois flexibles et pertinents en :
- en reliant les ICP aux objectifs du programme de formation
- en contrôlant régulièrement les indicateurs de performance
- en effectuant des ajustements sur la base de ces informations
En s’appuyant sur une approche flexible et en se basant sur ces données, les managers pourront rester objectifs et faire en sorte que le programme reste pertinent et rentable. En d’autres termes, les managers devraient moins se concentrer sur les processus statiques, et ils devraient s’adapter aux conditions et aux données issues du monde réel.
Offrir une expérience de formation simplifiée et sur mesure
Comme mentionné ci-dessus, le ressenti de l’employé peut avoir un impact très important sur l’espace professionnel. Des expériences positives ont un effet positif sur la culture organisationnelle, la productivité des employés, etc. Les expériences négatives peuvent, entre autres, faire augmenter le taux de rotation du personnel et nuire à l’image de marque de l’employeur et à la satisfaction des employés.
Quelle est la meilleure stratégie à adopter pour améliorer l’expérience des employés ?
Dans les espaces de travail numériques actuels, la simplicité est primordiale, et ce pour plusieurs raisons :
- Inonder les employés d’outils numériques peut les ralentir et compliquer leur apprentissage des nouveaux workflows.
- La complexité des environnements de travail d’aujourd’hui peut facilement provoquer une surcharge d’informations.
- La surcharge d’informations peut générer de la frustration et avoir des effets négatifs.
Les méthodes de formation traditionnelles, comme les sessions en classe et les séminaires, ne fonctionnent tout simplement pas dans un environnement d’entreprise.
Tout d’abord, des séminaires sont censés apporter des connaissances approfondies, dont une grande partie est abstraite ou théorique, et non pratique. D’autre part, l’espace de travail numérique évolue beaucoup trop rapidement pour que ces méthodes de formation restent pertinentes.
Dans le cadre d’une entreprise, ce sont les compétences pratiques qui comptent, et non la théorie. Bien que ces approches pédagogiques aient toujours leur place, les entreprises doivent privilégier la simplicité et la pertinence.
La meilleure façon d’y parvenir est de se focaliser sur les workflows que les employés ont besoin de connaître, et seulement au moment où ils en ont l’usage, par le biais d’une formation offerte aux membres du personnel au moment adéquat.
Utiliser les bons outils numériques pour la formation
Les plates-formes d’adoption numérique (DAP), comme la plate-forme WalkMe, offrent des solutions de formation idéales pour une entreprise moderne.
La DAP WalkMe, qui consiste en une interface utilisateur, propose des logiciels walkthrough et des services de formation directement inclus dans l’application ciblée. Cette approche de la formation convient très bien à l’espace de travail numérique d’aujourd’hui, car elle permet aux utilisateurs de se former seuls tout en bénéficiant de conseils personnalisés dès qu’ils en ont besoin.
L’utilisation de WalkMe pour la formation des employés peut aider à :
- Réduire les temps de formation.
- Minimiser le sentiment de frustration des employés.
- Simplifier et rationaliser l’intégration.
- Diminuer les coûts de l’assistance technique.
- Favoriser une culture de l’autonomie.
- Former les employés qui travaillent à domicile.
À l’ère du numérique, alors l’employé moderne doit constamment acquérir de nouvelles connaissances, la solution offerte par WalkMe est très pertinente. La plate-forme WalkMe, utilisée en conjonction avec une stratégie d’adoption numérique solide, est un excellent moyen de maximiser le retour sur investissement des logiciels, ainsi que la productivité des employés.
Une DAP peut également faciliter la conception d’un modèle de manuel de formation des employés, puisque les formateurs n’ont pas besoin de consacrer beaucoup de temps à la personnalisation de ces programmes.
Au contraire, les formateurs peuvent tout simplement élaborer des modèles de formation basés sur des logiciels walkthroughs.
Concevoir un modèle efficace
Comme nous l’avons expliqué, des programmes de formation bien structurés peuvent engendrer des gains de productivité importants. Mais un certain nombre d’obstacles courants peuvent compromettre cette réussite. Nous examinerons ci-dessous certaines de ces entraves puisqu’il est impératif de s’attaquer à ces éléments lors de l’élaboration des programmes de formation et des modèles de manuels.
L’excès d’informations
Une plateforme SaaS au niveau de l’entreprise est déjà assez complexe à elle seule. Se former aux plateformes CRM, HCM ou ERP peut être chronophage et demander beaucoup d’efforts aux employés. Mais la situation devient plus difficile encore lorsque les employés doivent utiliser plusieurs logiciels dans une même journée de travail.
Cette complexité peut rapidement entraîner une surcharge d’informations, notamment au moment de l’intégration de nouveaux employés ou de la mise en place de nouveaux logiciels.
Cette surcharge d’informations peut frustrer les utilisateurs, et ceci constitue le plus grand obstacle à l’apprentissage de logiciels.
Beaucoup des conseils et des stratégies évoqués ici peuvent être utilisés pour simplifier les efforts de formation, comme par exemple l’utilisation de DAP ou le fait de se concentrer sur les workflows auxquels les employés ont besoin d’être formés.
Quelle que soit la tactique utilisée pour lutter contre la surcharge d’informations, pour trouver une solution, il faut tout d’abord comprendre que c’est la complexité qui pose problème puisqu’elle peut entraîner une surcharge d’informations et une surcharge cognitive.
Trouver un équilibre entre standardisation et personnalisation
Personnaliser les formations, comme nous l’avons déjà expliqué, peut améliorer l’engagement et la performance des employés puisque le contenu sera plus pertinent.
En revanche, si ces formations ne sont pas uniformisées, les niveaux de compétences des employés peuvent être aléatoires. Bien que la plupart des managers pèchent par excès dans ce domaine, cette approche peut finir par rendre le contenu moins pertinent au niveau individuel. L’engagement et la productivité des employés baissent donc.
Cependant, s’ils utilisent un modèle de manuel de formation, les responsables de formation peuvent fournir des informations plus personnalisées et plus pertinentes, tout en veillant à ce que les attentes générales de l’entreprise soient respectées.
Tout le monde n’apprend pas de la même façon
Tout le monde a ses préférences lorsqu’il s’agit d’apprentissage.
Certains préfèrent écouter des fichiers audio, d’autres préfèrent lire et d’autres encore préfèrent apprendre en pratiquant. Dans l’idéal, les entreprises devraient proposer leurs formations dans plusieurs formats différents, mais, pour des raisons de temps et de budget, ce n’est pas toujours possible. En outre, les entreprises n’étant des établissements scolaires, elles doivent faire autant d’économies que possible dans ce domaine.
Lorsqu’il est impossible d’élaborer et de dispenser une formation dans plusieurs formats, il est préférable d’opter pour apprentissage par la pratique.
Exécuter une activité ou un processus permet d’être actif, et de comprendre et retenir plus facilement des informations. Une formation pratique, telle que la formation à des logiciels, est un excellent moyen d’immerger les employés dans l’objet de leur étude, afin qu’ils puissent apprendre et s’exercer en même temps.
Adopter de nouveaux logiciels
La transformation numérique affecte les entreprises dans le monde entier et, bien souvent, c’est l’adoption du numérique qui motive ce type de transformation.
Bien que les nouveaux produits et services promettent aux entreprises de nombreux avantages, celles-ci n’utilisent souvent pas toutes leurs possibilités et ne maximisent pas leurs investissements. Dans certains cas, ceci est causé par des problèmes techniques, des erreurs de calcul ou autres.
Mais dans de nombreux cas, le problème provient d’une formation inadéquate, de la réticence des employés, ou encore de ces deux éléments combinés. Les responsables sous-estiment trop souvent les défis que pose l’adoption de nouveaux logiciels, et ils ne parviennent pas à élaborer des plans de formation complets.
Ils peuvent contourner ces risques en mettant au point une stratégie d’adoption numérique et un modèle de manuel de formation qu’ils pourront utiliser à chaque fois qu’il faudra intégrer de nouveaux logiciels.
Manque d’engagement
La surcharge d’informations, comme mentionné ci-dessus, peut rapidement faire baisser l’engagement des employés. Cependant, si les responsables de la formation ne sont pas attentifs, alors leurs propres efforts de formation peuvent causer les mêmes problèmes.
Différents éléments peuvent faire chuter le niveau d’engagement :
- Des supports de formation ennuyeux.
- Un contenu de formation qui n’est pas pertinent pour un employé.
- Des cours ou du matériel trop long à réviser.
- Des interfaces de formation difficiles à utiliser.
La formation doit être une solution, et non un problème. Pour éviter qu’elle ne devienne un problème, il faut simplifier l’expérience des logiciels, la personnaliser et se concentrer uniquement sur les compétences pratiques. Par ailleurs, les responsables de formation qui veulent maximiser les efforts qu’ils ont faits pour concevoir ces cours peuvent utiliser des logiciels d’analyse pour déterminer les besoins des employés en termes de formation.
Bien entendu, les employés ont toujours plus à apprendre que ce qui avait été prévu au départ. Encouragez-les à discuter ouvertement de leurs objectifs individuels, et assurez-vous que la technologie soit un avantage pour eux, et non un fardeau.
